Archiv-Migration auf Easy Enterprise .x bei der Ernst Granzow GmbH&Co. KG
16.000 Dokumente täglich - einfach Easy mit CTO!
(firmenpresse) - Nachdem das bestehende Dokumentenmanagementsystem an seine Grenzen gestoßen war, entschied sich der Elektrofachgroßhändler Ernst Granzow für den Einsatz einer Kombi-Lösung des DMS-Spezialisten CTO, die auf Easy Enterprise.x und der von der CTO Balzuweit GmbH entwickelten Produktsuite clarc Solutions basiert.
Mit der Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems durch die CTO Balzuweit GmbH hatte sich Granzow hohe Ziele gesetzt: Die Verarbeitung der täglich rund 16.000 Belege von der Ausgabe über das Einscannen mit Barcodeerfassung bis hin zur Archivierung, kurze Zugriffszeiten und Skalierbarkeit für weiteres Wachstum. Mindestens ebenso wichtig war die Transparenz, um alle Vorgänge nachvollziehen zu können. Für die medienbruchfreie Geschäftsprozessabwicklung sollte es die revisionssichere Archivierung von Office-Dateien und eMails ermöglichen.
Alles aus einer Hand
Ausschlaggebend für die Auftragserteilung an CTO war das Gesamtpaket aus dem bekannten DMS Easy Enterprise .x und den von CTO entwickelten flexiblen Modulen aus der clarc-Produktsuite. "Grund für die Kombi-Lösung war, dass Easy Enterprise.x als Multiplattform-Framework für die Verarbeitung großer Belegmengen konzipiert ist und die clarc-Module kundenspezifisch anzupassen und extrem bedienungsfreundlich sind" erklärt Winfried Karrais, IT-Leiter bei der Ernst Granzow GmbH & Co. KG.
Einfach in der Praxis
So anspruchsvoll die Lösung technisch ist, so einfach ist sie für den Anwender. Verarbeitet werden alle Belege, die in der SHC-Warenwirtschaft bereits mit Barcode erzeugt werden und dann ihren innerbetrieblichen Bearbeitungsweg gehen. Das System erkennt am Barcode die Belegart und ordnet sie automatisch zu. Office-Dateien und eMails kann jeder Mitarbeiter mit Hilfe der Anwendung clarc officeCapture archivieren.
Strategische und technische Ziele erreicht
Schon nach wenigen Monaten könnte man sich bei Ernst Granzow das Leben ohne die CTO-Lösung nicht mehr vorstellen. Die Erleichterungen werden täglich deutlich: Die Geschäftsabwicklung laufen reibungsloser und schneller, die Archiv-Zugriffszeiten sind auf ein Minimum gesunken. "Das wichtigste ist allerdings die Abschaffung der Papierablage, die uns viel Zeit und auch Platz spart", freut sich Karrais.
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die CTO Balzuweit GmbH (ehemals KG) wurde im Januar 1990 von Peter Balzuweit gegründet und beschäftigt sich seit 1993 mit dem Thema Document Related Technologies in den Bereichen Beleglesung, Workflow und Archivierung. Hier bestehen strategische Partnerschaften mit namhaften Anbietern (z. B. mit der EASY SOFTWARE AG). Seit über zehn Jahren ist CTO im Umfeld von SAP R/3 tätig und hat auch in diesem Segment erfolgreich zahlreiche Projekte im Bereich ArchiveLink und BusinessWorkflow realisiert. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 18 Mitarbeiter.
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