Open Source DMS agorum® core erhält grafischen Formulardesigner zur einfacheren Umsetzung eines vollautomatischen Workflows für die digitale Erfassung von Papierdokumenten
Zur vollautomatischen, digitalen Erfassung von Papierdokumenten ist es notwendig, der Texterkennungs-Software die Position der zu erfassenden Informationen auf dem Papierbogen, wie beispielsweise Kunden- / Bestellnummer oder Rechnungsbetrag, vorzugeben. Diese Vorlagen können in agorum® core zukünftigüber einen grafischen Editor erstellt und bearbeitet werden. Damit kann die Vorlagenstruktur ganz einfach und ohne jegliche Programmierkenntnisse erstellt werden. Die Besonderheit: Der Editor ist in die Browseroberfläche und in die DMS-Integrationen, wie Outlook und Open-Xchange, integriert und kann somit von jedem Arbeitsplatz aus direkt aufgerufen werden.
Open Source DMS agorum® core erhält grafischen Formulardesigner zur einfacheren Umsetzung eines voll(firmenpresse) - Ostfildern 13.04.2011 Papierdokumente zu digitalisieren und automatisiert in Geschäftsprozesse aufzunehmen, spart viel Zeit und macht eine ganze Reihe von Abläufen wesentlich effizienter, schneller und transparenter, als das mit Papierunterlagen möglich ist. Beispielsweise beim Rechnungseingang kann durch solch einen digitalen Workflow sehr viel Zeit und damit auch eine beträchtliche Menge Geld eingespart werden. Im Idealfall verläuft die komplette Prozesskette bis zur Verbuchung und Überweisung komplett automatisiert, nur das Öffnen des Briefumschlages und der Scanvorgang müssen noch manuell bewerkstelligt werden. Damit der Scanner und die Texterkennungs-Software die notwendigen Informationen beim Erfassen richtig erkennen und ins System überführen können, ist es allerdings notwendig, einmalig zu definieren, welche auf der Rechnung gedruckten Daten zu erfassen sind, und an welcher Position ungefähr diese Informationen auf dem Papier zu finden sind. Ist das Rechnungsformular eines Rechnungsstellers einmal erfasst ist, steht es immer wieder zur Verfügung und muss nicht jedes Mal neu angelegt werden.
Das Anlegen dieser Vorlagen-Formulare ist mit dem neuen Formulardesigner von agorum® core denkbar einfach und innerhalb weniger Minuten erledigt. Erkennt die OCR-Texterfassung ein Rechnungsformular nicht, wird ein Workflow in Gang gesetzt, der das eingescannte Dokument an einen verantwortlichen Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe schickt, die für die Erstellung dieser Formulare zuständig ist. Der Mitarbeiter nimmt den Workflow an und bekommt das eingescannte Dokument direkt in seiner DMS-Oberfläche im Formulardesigner angezeigt. Die ins DMS integrierte Anwendung funktioniert dabei in allen gängigen aktuellen Browsern, sowie in allen Integrationen von agorum® core, wie beispielsweise in Outlook, Open-Xchange oder dem LIFERAY-Portal. Der Mitarbeiter kann nun mit der Maus die Felder definieren, die erfasst und digitalisiert werden sollen. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird die Rechnung weiterverarbeitet und das Vorlagen-Formular im System hinterlegt.
In der Formularvorlage sind die zu erkennenden Felder relativ zu einander verknüpft, das heißt es macht nichts aus, wenn die Rechnung beim Scannen einmal nicht hundertprozentig genau auf dem Scanner lag. Die Software erkennt beispielsweise das Firmenlogo des Rechnungsstellers und den Betreff "Rechnung" und weiß jetzt, dass nun unterhalb davon die Kunden-, Bestell- und Rechnungsnummern vermerkt sind, rechts steht das Datum sowie die Skontofrist und das System weiß auch wie die folgenden einzelnen Rechnungspositionen aufgebaut sind. Beispielsweise in einer Tabelle mit Artikelbezeichnung, Stückzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis und das sich diese Aufstellung möglicherweise über mehrere Seiten erstrecken kann. Alles was davon für die Rechnungsprüfung und Weiterverarbeitung notwendig ist, wird jetzt selbstständig digital erfasst und gespeichert. Sollte es Probleme bei der automatischen Texterkennung geben, zum Beispiel weil der Druck undeutlich geworden ist oder ein unvorteilhafter Knick in der Rechnung war, erkennt die Texterfassung dies und leitet das betreffende Dokument an einen Mitarbeiter weiter, der nun die fehlenden Daten manuell ergänzen kann. Dabei werden die nicht erkannten Daten auf dem eingescannten Dokument farblich hervorgehoben, so dass die fehlenden Informationen schnellstmöglich ergänzt werden können.
Sind alle Daten erfasst, gibt es verschiedene Möglichkeiten wie der Workflow weiterverfährt. Ist die Bestellung, auf welche die Rechnung erfolgte bereits im System erfasst und stimmt mit der Rechnung überein, kann die Rechnungsprüfung automatisch erfolgen und die Rechnung direkt ins ERP-System und/oder Buchhaltungssystem eingebucht werden und zur pünktlichen Zahlung vorgesehen werden, um keine Skontoverluste zu erleiden. Sind die Daten nicht erfasst oder weichen von der Bestellung ab, wird die Rechnung automatisch zur Prüfung und Freigabe an den verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet, der darauf entsprechend reklamieren oder die Rechnung freigeben kann. Auch mehrstufige Freigabeszenarien oder die Aufteilung der Rechnung in mehrere Freigabepositionen sind denkbar. Damit lässt sich die gesamte Prozesskette eines Rechnungsdurchlaufes im Unternehmen in einem digitalen Workflow abbilden und wesentlich effizienter gestalten.
Weitere Informationen:
www.agorum.com
Weitere Infos zu dieser Pressemeldung:
Themen in dieser Pressemitteilung:
dokumentenmanagement
open
source
dokumentenverwaltung
rechnungserfassung
workflow
papierdokumente
digitalisieren
scannen
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Dokumentenmanagement-System agorum® core:
agorum® core ist ein revisionssicheres Dokumenten- und Enterprise Content Management System (DMS/ECM), mit dem Anwender wie gewohnt mit ihren Dokumente arbeiten können, aber umfangreiche zusätzliche Funktionen erhalten. Das System vereint eine effiziente Dokumentenablage und zentrale Informationsbereitstellung mit E-Mail-, Workflow-, Wiki- und Foren-Funktionen sowie mit Adressbüchern und Kalendern. Damit ist agorum® core eine ganzheitliche Dokumentenmanagement-Lösung, mit der sich auch elektronische Akten vollständig abbilden und in Geschäftsprozesse integrieren lassen. Herzstück von agorum® core ist das so genannte "DMS-Laufwerk", welches es Anwendern ermöglicht, mit dem DMS zu arbeiten, wie mit einem ganz normalen Netzwerklaufwerk. Wie gewohnt werden Dokumente in den üblichen Verzeichnissen geöffnet und gespeichert. Dadurch reduziert sich der Schulungs- und Einarbeitungsaufwand auf ein Minimum. Die einfache Bedienbarkeit des Systems erhöht zudem deutlich die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern und Administratoren.
Über agorum® Software GmbH:
Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und Wissensmanagement widmete. Der wichtigste Meilenstein für das agile, schwäbische Unternehmen in der Nähe des Stuttgarter Flughafens wurde 2008 gesetzt, als das Dokumentenmanagement-Systems agorum® core Open als Open-Source-Software frei unter der GPL zugänglich gemacht wurde.
Mit der Offenlegung des Quellcodes von agorum® core ist sichergestellt, dass die Software höchste Zukunfts- und Investitionssicherheit bietet, da das System jederzeit auch herstellerunabhängig weiterbetrieben werden kann. Besonderen Wert legt das Unternehmen auf die einfache Bedienbarkeit des Dokumentenmanagement-Systems, um die Nutzung für Anwender und für Administratoren so einfach wie möglich zu machen. Ein hoch attraktives Preis-/Leistungsverhältnis und die gelebte Nähe zu Kunden und Partnern, sowohl in der Entwicklung als auch im Service gewährleisten zufriedene Kunden und fruchtbare Partnerbeziehungen.
Weit über 50.000 Downloads und mehrere tausend Installationen des Systems, seit 2008, bestätigen den Erfolg des Dokumentenmanagement-Systems. In der agorum®-Community beteiligen sich über 1.000 Mitglieder aktiv an der stetigen Weiterentwicklung von agorum® core.
agorum® Software GmbH
Stefan Röcker
Vogelsangstrasse 24
73760 Ostfildern
stefan.roecker(at)agorum.com
+4971112154157
http://www.agorum.com/startseite/kontakt/adressekontaktformular.html
Datum: 13.04.2011 - 11:15 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 386580
Anzahl Zeichen: 5139
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Oliver Schulze
Stadt:
Ostfildern
Telefon: +49 (0) 711 - 3461060
Kategorie:
New Media & Software
Meldungsart:
Anmerkungen:
Diese Pressemitteilung wurde bisher 383 mal aufgerufen.
Die Pressemitteilung mit dem Titel:
"Open Source DMS agorum® core erhält grafischen Formulardesigner zur einfacheren Umsetzung eines vollautomatischen Workflows für die digitale Erfassung von Papierdokumenten"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
agorum® Software GmbH (Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).
Die agorum® Software GmbH lädt Geschäftsführer, IT-Leiter und Entscheider mittelständischer Unternehmen am 23. Juni 2026 von 10:00 bis 11:30 Uhr zum kostenlosen Webinar „KI im Mittelstand 2026 – Wie du richtig startest: Prozesse finden, Konzepte wählen" ein. Oliver Schulze, Geschäfts
DSGVO-konforme KI-Spracherkennung: Wer die Infrastruktur kontrolliert, kontrolliert die Daten ...
Sprachsteuerung ist längst kein Komfortfeature mehr. In Unternehmen, die mit ALBERT | AI arbeiten, werden täglich Abfragen, Aufgaben und Anweisungen per Sprache eingegeben. Was dabei entsteht, ist nicht nur ein Transkript – es ist eine Tonspur mit Stimme, Kontext und Inhalt. Wer diese Tonspur an
Claude Skills im Unternehmen: Wer das volle Potenzial will, muss die Insellösung hinter sich lassen ...
Wenn ein KI-Anbieter seinen Standard innerhalb von 48 Stunden von Microsoft und OpenAI übernommen sieht, hat er offensichtlich etwas richtig gemacht. Anthropic hat das mit dem Claude-Skills-Format geschafft. Und damit eine Frage aufgeworfen, die Unternehmen jetzt beantworten müssen: Wann ist ein S
Weitere Mitteilungen von agorum® Software GmbH
Remote Access mit HOB RD VPN ...
Cadolzburg, 13. April 2011 - Die aktuelle Kraftstoffpreisentwicklung einerseits und die Energiediskussion andererseits zwingen zum Umdenken: Wozu Zeit und Energiekosten auf Arbeitswegen verschwenden, wenn sich Mitarbeiter auch einfach von zu Hause oder unterwegs auf den eigenen Arbeitsplatz einlogge
Pentadoc-Studie belegt: ECM ist auf dem Weg in die Cloud – aber es ist ein langer Weg! ...
05.04.2011 – Cloud Computing, also der erweiterte Ansatz des schon lange bekannten „Software as a Service“ (SaaS), ist mittlerweile in aller Munde. Laut dem Marktforschungsinstitut Gartner ist es das Buzzword 2010 und Schlagwort der CeBIT 2011. Deshalb ist es wenig verwunderlich, dass die Clou
Anwender vs. IT-Abteilung: Arbeitsplatz der Zukunft fordert Service-Mentalität und zentrales Management ...
Der Weg ist das Ziel - dieses Prinzip hat bei der Herangehensweise an IT-Projekte längst ausgedient. "Entscheider stellen klare Anforderungen. Dabei ist zweitrangig, auf welche Weise das formulierte Ergebnis von den IT-Verantwortlichen umgesetzt wird. Nach einer technischen Validierung verschi
Nägel und Eier im Partnerlook - mit nail-designer.com farbenfroh in die Osterzeit ...
München, 13. April 2011 - Ostern naht mit schnellen Schritten, und damit geht auch das fröhliche Dekorieren wieder los. Wer mit Häschen, bunten Eiern und Blumen nicht nur die eigenen vier Wände, sondern auch sich selbst schmücken möchte, dem bietet nail-designer.com eine gute Möglichkeit, sic
