BancTec Prozessautomatisierung für Dokumentenarchivierung und Datenerfassung zur Effizienzsteigerung
ID: 513692
Die Digitalisierung und Datenerfassung von Papierdokumenten hat die Gewohnheiten der Unternehmen verändert. Verschiedene Prozesse und Techniken helfen, große Mengen an Daten und Dokumenten zu erfassen. Dies kann im Unternehmen selbst erfolgen oder als ausgelagerte Scandienstleistung im Outsourcing durch BancTec.
BancTec(firmenpresse) - Anlagen zur internen Dokumentenverarbeitung erfassen und archivieren Dokumente. Ist die primäre Anforderung die Datenerfassung, ist es normal nicht notwendig, die Abbilder zu speichern nachdem das Scannen beendet ist. Die meisten Datenfelder im Dokument werden automatisch extrahiert und die Daten als Teil einer Datenbank gespeichert oder in eine Geschäftsanwendung exportiert.
In Anlagen für Prozessautomatisierung und Dokumentenarchivierung, ist eine Installation eingerichtet um die Dokumente zu scannen und für die zukünftige Verwendung zu speichern. Ein Teil der Daten werden gewöhnlich erfasst, um als Indexinformation zu dienen, welche genutzt wird um das Dokument für eine spätere Verwendung wiederzufinden.
Scan-Anlagen müssen einen Ablauf komplizierter Prozesse berücksichtigen, die in der Regel aus sechs Scanning- und verarbeitungsbezogenen Aktivitäten bestehen: Vorbereiten der Dokumente, Scannen, Klassifizierung von Dokumenten, Daten-Identifizierung und Indexierung, Bewertung und Verteilung.
Die Dokumentenvorbereitung ist der erste Schritt bei dem die Dokumente manuell von Hand zum Scannen vorbereitet werden
Der nächste Schritt ist das Scannen der Dokumente. Für großvolumiges Scannen von mehreren Dokumenten ist es wichtig, den richtigen Hochgeschwindigkeits-Dokumentenscanner zu wählen um die Zahl der Scanner-Bediener zu reduzieren und die Geschwindigkeit und Funktionalität zur Erfassung, Prüfung, Indexierung und Sortierung von Dokumenten zu erhöhen. Andere Überlegungen beinhalten: zuverlässigen Papiereinzug, Duplex- oder Simplex-Betrieb, multiple Ausgabeformate, etc.
Die Klassifizierung von Dokumenten, die oft in der Vorbereitungsphase vorgenommen wird, kann auch als Separater und automatisierter Schritt durchgeführt werden. Dies beinhaltet mehrere Prozesse und Techniken zur Analyse von Dokumentengröße, Rahmenvorlagen, Dokumenten-Rangordnung und manchmal auch des Inhalts der Dokumente, um eine logische Dokumentenstruktur und die anschließende Gruppierung zu gewährleisten.
Die Daten können automatisch durch eine Software-gesteuerte Texterkennung, oder manuell durch einen Bediener per Tastatur erfasst werden. In beiden Fällen kann es sein, dass die Daten durch einen zweiten, unabhängigen Bediener verifiziert und überprüft werden müssen. Diese Daten können auch als Indexierung dienen.
Die darauf folgende Qualitätskontrolle wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass die gescannten Abbilder lesbar, in der richtigen Qualität, in richtiger Reihenfolge und ohne fehlende Seiten sind.
Der letzte Schritt des Erfassung-Prozesses wird als Veröffentlichungs- oder Verteilungsphase bezeichnet und umfasst die Freigabe der Abbilder, welche zu den relevanten Dokumentenmanagement-Anwendungen zur Speicherung gesendet werden. Wenn die Dokumenten-Abbilder langfristig gespeichert werden und die zugehörigen Daten oder Indexdaten mit einer Dokumenten-Datenbank verbunden sind, können diese Dokumente später durch einen Benutzer aufgerufen werden. Die Veröffentlichung eines bestimmten Dokuments kann zudem einen Workflow-Prozess in Gang setzen, der die Aktivitäten die für eine Zahlungsabwicklung benötigt werden steuert, oder die geeignete Rückmeldung vornimmt.
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Über BancTec:
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Paul Lindermeir
Tel : +49 (0) 821-7941-0
Email: paul.lindermeir(at)banctec.de
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Hübnerstr. 3
D-86150 Augsburg
Deutschland
Datum: 04.11.2011 - 16:23 Uhr
Sprache: Deutsch
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Freigabedatum: 04.11.2011
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