PaperOffice 2008 DMS: Setzt neue Maßstäbe im Dokumenten- und Dateimanagement!

(firmenpresse) - Die modernen Festplatten von heute speichern mehrere hundert Gigabyte Daten. Ihr großer Nachteil: Der Überblick über den eigenen Datenbestand geht schnell verloren. PaperOffice 2008 DMS stellt ihn wieder her. Das skalierbare und revisionssichere DMS-Programm erfasst die bereits vorhandene Dateien, scannt Papierdokumente, merkt sich verschiedene Versionen einer Datei und bietet eine Texterkennung mit detaillierter Stichwortsuche. Mit vielen weiteren Extras sagt PaperOffice 2008 DMS etablierten DMS-Anbietern wie ELO den Kampf an, was die Leistung, den Support und den Preis anbelangt.

Die Welt wird digital. Das bedeutet, dass wichtige Informationen im zunehmenden Maße nicht mehr im klassischen Aktenordner zu finden sind. Stattdessen liegen sie auf der Festplatte vor. Mit normalen Bordmitteln lassen sich die digitalen Informationen aber kaum noch verwalten und in den Griff bekommen. Die wichtigen Dateien liegen in den verschiedensten Formaten und Verzeichnissen vor, sind manchmal über das ganze Netzwerk verstreut, wurden in unterschiedlichen Versionen gespeichert und können mitunter nur im E-Mail-Programm gefunden werden.

Was fehlt, ist der schnelle Überblick per Mausklick. Um ihn kümmert sich das DMS-Programm PaperOffice 2008 von Realify Systems. Das Programm sichtet den Datenbestand auf der Festplatte oder auf anderen Medien, um ihn gezielt in eine Datenbank zu übernehmen. Dabei nimmt PaperOffice 2008 nahezu jedes Dateiformat auf, überwacht auf Wunsch ganze Verzeichnisse oder Emailkonten und fügt auch Papierdokumente durch das integrierte Scanwerkzeug mit OCR-Texterkennung hinzu. Alle Dokumente lassen sich in Kategorien einsortieren, mit zahlreichen Informationen aufwerten und mit persönlichen Notizen versehen. Im Arbeitsalltag ist es dann problemlos möglich, die Datenbank zu nutzen, um wichtige Informationen ganz auf die Schnelle wiederzufinden.



Der Realify FlipView hilft mit seiner Karrussel-Übersicht auf sehr beeindruckende Weise dabei, alle erfassten Dokumente einer Kategorie zu sichten. Die Software unterstützt auch das Arbeiten mit Schattenkopien, verwaltet also auch Versionen, um so den Werdegang einer Datei zu protokollieren. Noch besser: Zurzeit nur in Papierform vorliegende Dokumente werden von PaperOffice 2008 eingescannt und dann digital weiter verwaltet. Die OCR-Text- und Layouterkennung erlaubt den Zugriff auch auf diese Dokumente.

Dank der integrierten Netzwerkfähigkeit sind das interne Verteilen und die Nachverfolgung von verteilten Dokumenten genauso einfach, wie Dokumente zu faxen oder per E-Mail zu versenden. Die Mehrbenutzerfähigkeit mit flexibler Rechtevergabe auf alle Daten rundet die Teamfähigkeit ab.

DMS steht für "Document Management System". Das ist eine Software-Gattung, die zunehmend an Bedeutung gewinnt, da es immer wichtiger wird, die digital vorliegenden Informationen optimal zu verwalten. Daniel Schönland, Inhaber von Realify Systems: "Das neue PaperOffice 2008 erweitert das Angebot an DMS-Lösungen um eine skalierbare und damit auch finanzierbare Version, die in Hinblick auf die Funktionen, die Performance, den Support und Preis starke Akzente setzt. Wir möchten damit eine probate Alternative zu DMS-Programmen wie ELO & Co anbieten: Die sehr positive Kundenresonanz zeigt bereits, dass wir auf dem richtigen Weg sind."

Realify PaperOffice 2008: Die wichtigsten Funktionen der Corporate Edition
- Datenbank je nach Version als MDB, MsSQL, MySQL oder Oracle mit unbegrenzter Größe
- Automatische MDB-Datenbankkomprimierung
- Automatische Datenbankumwandlung von MDB nach SQL oder Oracle
- Integrierter SQL-Datenbankmanager
- Netzwerk-, Mehrbenutzer- und Mandantenfähig
- Unterstützt die 128bit Datenverschlüsselung
- Unterstützte die Scanmethoden WIA, TWAIN, ADF, Duplex, PDF/A
- Integrierte Hochleistungs-OCR-Erkennung
- Unterstützung von ADF (automatischer Dokumenteneinzug) beim Scannen
- Unterstützte Dateiformate: Jedes gängige Windows-Dateiformat
- Unterstützte Scandateiformate: PDF/A, TIF
- Integrierte PDF-Erstellungssoftware
- Integrierte PDF-Anzeigesoftware
- Aufnahme von Dokumenten durch eigenen virtuellen Drucker aus Fremdsoftware
- Automatische Dokumenten-Versionshistorie
- Automatische Erstellung von Version-Schattenkopien
- Unterstützung für die Archivierung von E-Mails
- Unbegrenzte Hauptkategorien und unbegrenzte Tiefe von Unterkategorien
- Volle Integration von Office und OpenOffice
- Integration und Übernahme aus Word, Excel, Outlook
- Outlook E-Mails lassen sich als Original oder als Kopie archivieren
- Dokumentenansicht durch Realify FlipView
- Dokumentenansicht durch Realify PhotoView
- Dokumentengruppierung und Zusammenfassung durch Mehrfachselektierung
- Live-Schnellsuche von Dokumenten
- Live- Stichwort- und Live-Volltextsuche innerhalb von Dokumenten
- Hinzufügen von Geldbeträgen und automatischer MwSt-Berechnung
- Integrierte Adressverwaltung
- Interne Adressverwaltung: Adressen sind mit Dokumenten verknüpfbar
- Benutzerdefinierte Kontaktfelder und Kontaktkategorie
- Integrierte Kalenderverwaltung
- Kalendereinträge sind mit Dokumenten verknüpfbar
- Kalender unterstützt Serientermine, Erinnerungen, Ereignisse
- Integrierte Notizverwaltung
- Integrierte Benutzerverwaltung mit mehrstufigen Dokumenten- und Archivrechten
- Integrierte Datensicherung
- Revisionssichere Datenspeicherung mit Versionierungsmethode

Realify PaperOffice 2008: Für jeden Anwender die passende Version
Ein Privatanwender stellt andere Ansprüche an seine DMS-Software als ein großes Unternehmen. Funktionen wie die Netzwerkunterstützung, die Benutzerverwaltung oder die große MySQL-Datenbank, die in der großen Firma zwingend erforderlich sind, sind in der Version für den Privatanwender völlig entbehrlich. Realify Systems trägt den unterschiedlichen Wünschen der Zielgruppen Rechnung und bietet die Software in verschiedenen Versionen an, die im Funktionsumfang direkt aufeinander aufbauen.

Daniel Schönland: "PaperOffice 2008 ist so skalierbar, dass die Software vom Privatanwender bis hin zum Enterprise-Unternehmen universell einsetzbar ist."

Die Basic-Version für den privaten Einsatz lässt sich für 99 Euro erstehen. Die erweiterte Business Version für kleinere Firmen kostet 249 Euro, die Corporate Version mit maximaler Funktionalität 499 Euro und die voll anpassbare flexible Custom Version startet mit 999 Euro.

Auf der Homepage liegt eine kostenlose Demoversion von Realify PaperOffice 2008 zum Download bereit - für Windows 2000, XP und Vista. Sie verwaltet maximal 30 Dokumente und erlaubt es, die erfassten Dokumente vollständig in eine Vollversion zu übernehmen. (5529 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)

Homepage: http://www.paper-office.de/
Versionen im Überblick: http://www.paper-office.de/?show=versionen


Weiterführende Kontaktdaten

Informationen zum verantwortlichen Unternehmen:
Realify Systems, Innovations- und Wirtschaftszentrum, Nickelstrasse 21, 33378 Rheda-Wiedenbrück
Ansprechpartner: Daniel Schönland
Tel.: 05242.40546-24
Fax: 05242.40546-20
E-Mail: daniel.schoenland@realify.de
Internet: http://www.paper-office.de/

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Datum: 22.08.2008 - 06:31 Uhr
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New Media & Software

Freigabedatum: Thu, 21 Aug 2008 21:09:09 +0000

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