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7 Schritte zur elektronischen Pressearbeit

Selbstverständlich erfolgt heute die Produktion von Zeitschriften und Zeitungen auf  elektronischem Weg.

Es bedeutet daher für die Journalisten und Redakteure eine erhebliche Arbeitserleichterung, stellt man ihnen die Pressemitteilung mit den Unterlagen in digitaler Form zur Verfügung.

Was natürlich für Sie zugleich auch die Abdruckwahrscheinlichkeit erhöht.

Es gibt nun unterschiedliche Möglichkeiten, die Pressearbeit elektronisch zu betreiben.

1. Elektronischer Versand auf Anfrage

Eine Möglichkeit ist, Ihre elektronisch vorliegende Pressemitteilung auf Anfrage an die Redaktion zu versenden. Dabei müssen Sie diese Möglichkeit auf Ihren Presseunterlagen vermerken, die Sie klassisch per Post versenden. Es ist für die Redaktion wesentlich leichter, mit bereits digitalisierten Texten zu abreiten, als  sie zu scannen.

2. Bilder per CD-ROM

Der Produktionsschritt der Digitalisierung gilt für Bilder ebenso wie für Texte. Deshalb ist es sinnvoll, Bilder digitalisiert anzubieten. Sei es in Form einer CD-Rom, die der Pressemappe beiliegt, oder als Datei, die der Redaktion gesendet wird.

Machen Sie einen Ausdruck, auf dem alle Bilder der CD übersichtlich aufgeführt sind, so dass ein schneller Zugriff auf die gewünschten Bilder möglich ist.

Natürlich können Sie auf der CD auch gleich die Texte mit speichern.

3. E-Mail-Verteiler

Oberster Grundsatz ist auch hier, wie für den konventionelle Postverteiler, die Aktualität, also die regelmäßige Pflege der Daten. Ermitteln können Sie die E-Mail-Adressen, indem Sie sie persönlich erfragen oder sie aus dem jeweiligen Impressum entnehmen. Selbstverständlich ist auch hier der persönliche Kontakt und dessen ständige Pflege das Wichtigste um ständig aktuelle Daten zu erhalten. Kann der Redakteur Ihrer E-Mail-Adresse noch Ihr Gesicht oder Ihre Stimme zuordnen erhöht sich die Chance für Ihre Pressemitteilung in den Druck zu kommen.

Da Sie hier eine ähnliche umfangreiche Aufbau- und Bestandsarbeit haben wie für Ihren herkömmlichen Verteiler bietet es ich an, den Verteiler-Service von uns übernehmen zu lassen.

4. Automatischer Versand

Machen Sie Ihre Versendungen von den jeweiligen Erscheinungsrhythmen der Zeitungen oder Zeitschriften abhängig. Bei monatlich erscheinenden Medien versenden Sie einmal im Monat, bei wöchentlichen Erscheinungen, einmal pro Woche. Wieder gilt: Redaktionsschluß berücksichtigen und nicht verpassen.

Aufgrund dem Einsatz unterschiedlicher Computersysteme kann es zu Schwierigkeiten bei der Datenübermittlung kommen. Daher ist es sinnvoll Ihre Pressemitteilung in einem Format zu verschicken, welches von anderen Textverarbeitungsprogrammen verarbeitet werden kann. Als nützlich hat sich hier das Format rtf erwiesen.

5. Pressearbeit per Homepage

Sicherlich präsentiert sich Ihr Unternehmen auf einer Homepage, die Sie dann für die Pressearbeit einsetzen können. Ca. 70% der Journalisten und Redakteure suchen Ihre  Informationen aus dem Internet und spezielle Informationen über Unternehmen auf deren Hompages. Sie können nun die Pressemitteilungen hinter einem speziellen Button für die Presse hinterlegen und dann für Journalisten und Redakteure zugänglich machen, um die Informationen herunterzuladen oder zu kopieren.

6. Das Fotoarchiv im Internet

Zusätzlich zu dem Aufbau eines Verteilers kann es sich anbieten, ein Fotoarchiv aufzubauen, das den Journalisten den Zugriff auf interessante Bilder ermöglicht. Wichtig dabei ist, dass die Bilder zuerst im Kleinformat zu betrachten sein müssen, um sie dann auszuwählen und herunterzuladen.

Es besteht jedoch hier die Gefahr, dass Unbefugte sich die Bilder herunterladen und für andere kommerzielle Zwecke, beispielsweise für unerlaubte Werbung, missbrauchen. Sinnvoll kann es sein, dieses Fotoarchiv nur per Password zugänglich zu machen.

Eine weitere Möglichkeit könnte sein, eine Bilderübersicht im Internet mit Bestellfunktion anzubieten. Die Bilder können Sie dann via CD-ROM oder Datenübertragung an die entsprechende Redaktion versenden.

Versenden Sie die Bilder mittels E-Mail, dann halten Sie bitte eine Auflösung von 300 dpi bei einem Bildformat von 13 x 18 Zentimetern ein.

7. Pressekonferenzen online

Mit zunehmender technischer Verbesserung und Professionalisierung werden auch zunehmend mehr Pressekonferenzen online abgehalten. Wesentliche Vorteile sind natürlich Zeit- und Kostenersparnis und zeitliche Unabhängigkeit, wenn ein Video der Konferenz noch über einen mehrwöchigen Zeitraum hinweg erhältlich ist.