Mysterium PM Software - Wieso ist es so schwer die Richtige zu finden?

„Für unsere Projektabwicklung benötigen wir eine Projektmanagement Software. Dann werden unsere Projekte auch besser ablaufen und rechtzeitig fertig.“ Diese Aussagen sind keine Seltenheit und spiegeln die Hilflosigkeit der Unternehmen wider. Folgende Ausgangssituation soll die Widersprüche deutlicher herausstellen: Herr M., erfahrener Projektmanager eines IT Dienstleisters bekommt den Auftrag, innerhalb der nächsten 6 Monate eine passende Software für das Unternehmen zu finden und einzuführen. Die im Auftrag enthaltenen Widersprüche werden im Einzelnen näher erläutert werden. Die Projex GmbH ist im Zuge ihrer Marktanalyse auf mehrere Dilemmata gestoßen, die großen Einfluss auf die Suche und die Auswahl einer PM Software haben.

Einsatz Projektmanagement Software vs. fehlender Projektmanagement Prozess

Der Auftrag von Herrn M. birgt folgenden Widerspruch: Eine Projektmanagement Software (PM SW) kann keinesfalls einen Projektmanagement Prozess ersetzen. Sie kann ihn lediglich unterstützen. Demnach muss Herr M. zunächst prüfen, ob dieser Prozess im Unternehmen existiert, bekannt ist sowie gelebt wird. Der PM Prozess wird zudem auch die Masse der Anforderungen an die PM SW widerspiegeln. Ist jedoch kein Prozess vorhanden, kann die Implementierung der SW keine Lösung sein. Im Gegenteil: Sie wird die Probleme vergrößern und zu erheblichen Akzeptanzschwierigkeiten führen.


Vielfalt Marktangebot

Im Zuge der Marktanalyse hat die Projex GmbH über 230 Softwareprodukte im Bereich Projektmanagement identifizieren können. Aufgrund der Schnelllebigkeit des Marktes waren bereits ein Jahr später einige Produkte vom Markt verschwunden, dafür etliche Neue aufgetaucht. Der Markt ist also auch in diesem Bereich permanent in Bewegung. Dies zeigt, wie schwer es ist einen Überblick über das tatsächliche Angebot zu erhalten und vor allem zu behalten.

Auf Basis der Marktanalyse lassen sich PM Tools nach folgender Klassifizierung einstufen:
• Singleprojektmanagement
• Multiprojektmanagement / Portfolio-Management
• Schulungssoftware für Projektmanagement
• Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
• Auftragsabwicklung
• einzelne Projektmanagementmodule (Zeiterfassung, Meilensteintrend-Analyse,…)

Neben der Marktvielfalt kann es aber auch zu unerwünschten Angebotseingrenzungen kommen. Empfehlungen Dritter sind oftmals nicht zielführend, da sie weder die Anforderungen noch die allgemeinen Voraussetzungen des eigenen Unternehmens widerspiegeln. Hierbei wird das eigentliche Marktangebot nicht geprüft, sondern vorselektiert. Herr M. muss zunächst prüfen, welche Voraussetzungen im Unternehmen vorhanden sind und welche Anforderungen sich daraus ergeben. Erst dann kann er seine Suche anhand der obigen Auflistung eingrenzen und seine Suche erheblich optimieren.

Integration einzelner Module vs. Implementierung eines umfassenden PM Tools

Eine grundsätzliche Frage ist: Soll eine Anwendung mit Abdeckung des kompletten Projektmanagement Spektrums implementiert, oder aber lediglich fehlende Komponenten ergänzt werden? Viele Applikationen bieten Features an, die auch in den Bereich Projektmanagement reichen. Somit fehlen dem Unternehmen unter Umständen lediglich einzelne Module des Projektmanagements. Ein gutes Beispiel sind Module der Zeiterfassung, die gern zur Steuerung des Ressourcenmanagements genutzt werden. Jedoch umfasst das Ressourcenmanagement weit mehr als nur die Rückmeldung der geleisteten Aufwände sowie das Verwalten von Urlaubszeiträumen.

Herr M. muss sich darüber hinaus weitere Fragen stellen. Decken die vorhandenen Features wirklich unsere Anforderungen des Projektmanagements ab? Wie viele Module fehlen uns und welche Lizenzkosten sind damit verbunden? Ist es eventuell sinnvoller alte Features oder Applikationen aus dem Portfolio zu streichen und durch eine Anwendung mit komplettem PM Spektrum zu ersetzen? Diese strategischen Fragen müssen im Vorfeld über das Management geklärt werden. Herr M. kann ohne Beantwortung dieser Fragen kein vernünftiges Ergebnis erzielen.


Web-Anwendung vs. Desktop-Applikation

In der heutigen Zeit gewinnen Web-Anwendungen immer mehr an Bedeutung. Zum Einen hätte Herr M. eine vom Ort unabhängige Zugriffsmöglichkeit, zum Anderen ist das Produkt zentral zu verwalten und zu warten. Die User haben in der Regel keine Kenntnis darüber, dass eine Wartung stattgefunden hat, da sie zentral auch außerhalb der Bürozeiten durchgeführt werden kann, ohne dass der User einer Installation oder Ähnlichem zustimmen muss. Zusätzlich werden Kosten in Form der wegfallenden Software Rollouts vermieden.

Natürlich haben Desktop-Applikationen ihre Daseinsberechtigung. Sie bieten Herrn M. mehr Schutz, da diese Tools in der Regel Inhouse über das LAN/Intranet genutzt werden. Ein Internetanschluss ist somit gar nicht notwendig (Offline-Fähigkeit). Viele Hersteller sind zudem noch am Anfang ihrer Entwicklung, was den Bereich Web-Anwendung betrifft. Ihre Desktop-Applikationen sind wesentlich ausgereifter und mit deutlich höherem Funktionenumfang ausgestattet. Zudem ist der Preisfaktor hier nicht unerheblich. Web-Anwendungen sind im Vergleich zu ihrem Funktionsumfang teurer als Desktop-Applikationen. Mittlerweile bieten viele Hersteller beide Varianten in möglichen Kombinationspaketen an. Herr M. muss sich entscheiden, was genau er braucht und welche Kombination für ihn die sinnvollere ist. Dabei muss nicht immer der Preis die entscheidende Größe sein.


Autarkes System vs. Abhängigkeit von Microsoft Projects©

MS Project© (MSP) ist der große Vorreiter der PM Tools der heutigen Zeit. Daher hat dieses Tool immer noch großen Einfluss auf die heutige Produktlandschaft. In der Vergangenheit gab es fast ausschließlich Anwendungen, die eine Integration von MSP zwingend voraussetzten. Hiervon sind jedoch die meisten Hersteller zurückgetreten, da doppelte Lizenzkosten kein wirtschaftliches Modell offenbarte. Heute bilden viele Produkte Schnittstellen zu MSP, da dieses Tool in vielen Unternehmen immer noch präsent ist und genutzt wird.

Dem gegenüber stehen Tools, die keine Schnittstelle zu MSP bieten. Die Anbieter zielen auf Abgrenzung eigener Produkte ab. Solche Strategien werden auch in anderen Bereichen (siehe Apple) genutzt. Ob das im Bereich Projektmanagement jedoch zielführend ist, bleibt abzuwarten. Hier trifft Herr M. die bessere Wahl, wenn er sich für eine Schnittstellenfunktion zu Microsoft Project© entscheidet. Er kann somit sicherstellen, dass die Kompatibilität der Daten aller Kunden oder Lieferanten gewährleistet ist.


Dokumentenmanagement vs. All-In-Funktionalität

Dieses Dilemma ist den meisten Käufern bzw. Interessenten gar nicht bewusst. Aus einer anfänglichen Anforderung, Dokumente innerhalb des Tools ablegen zu können, ist eine irreführende Lösung entstanden. In der Vergangenheit gab es nur ein begrenztes Spektrum an Funktionalität und der fehlende Teil musste über Office Dokumente abgegolten werden. Wozu sollte Herr M. eine Software kaufen, die die Masse der Projektmanagement Elemente aber gar nicht selbst verwaltet, sondern lediglich Office-Dateien?
Ein Projektmanagement Tool sollte kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzen, denn in den meisten Unternehmen gibt es dieses parallel zur PM SW. Dieses Tool sollte Office Dokumente ersetzen, sodass Herr M. nicht gezwungen ist, auch noch diese Dokumente zu pflegen. Dem Interessenten ist diese Anforderung nicht bewusst und besinnt sich lediglich auf die Möglichkeit der Ablage. Wozu dient aber die Funktionalität des Dokumentenmanagements? Sie nutzt nur dann etwas, wenn entweder das Unternehmen noch kein DMS implementiert hat oder aber aus dem DMS lediglich Verlinkungen in das PM Tool hinterlegt werden können. Somit werden alle Dokumente zentral im DMS gepflegt bzw. verwaltet und können problemlos in der Projektorganisation aufgerufen werden.


Funktionalität vs. Komplexität vs. Kosten

Dieses Polylemma bildet den Schwerpunkt aller Dilemmata. Herr M. hat nach Klärung der vorangestellten Dilemmata eine klare Vorstellung über den Umfang der Funktionalität, die das Produkt mitbringen sollte. Hierbei sind neben den funktionalen Anforderungen auch die infrastrukturellen Anforderungen zu beachten. Je mehr Funktionalität gewünscht wird, desto höher wächst die Komplexität des Produkts. Die Hersteller verlieren sich oft im Detail, um möglichst viele Nischenmärkte abzudecken. Dabei hinterlassen sie Unübersichtlichkeit und schwierige Handhabung. Ein Tool sollte möglichst selbsterklärend arbeiten und damit die Kosten für Schulungen gering halten. Je höher die Funktionalität ist, desto höher die Komplexität und in der Regel auch die Kosten - der dritte Baustein des Polylemmas. Hierbei sind nicht nur die Kosten der Implementierung und der Schulungen zu sehen. Für Projektmanagement Anwendungen werden in der Regel Lizenzen (Einmalkosten) oder aber Mietkosten (Mehrmalkosten) in Rechnung gestellt. Unabhängig vom Finanzierungsmodell sind in jedem Falle die totalen Kosten zu betrachten, auch jene die jährlich auf den Kunden zukommen (Wartungskosten).

Herr M. wird vermutlich zum Schluss kommen, dass kein PM Tool all seine Vorstellungen erfüllt. Er wird Kompromisse eingehen, um seinen Auftrag zu erfüllen. Er sollte darauf achten, dass der Preis nicht das entscheidende Kriterium ist. Oftmals werden aus nachträglicher Unzulänglichkeit, in Form von fehlender Funktionalität, Anpassungen vorgenommen, die wesentlich mehr Kosten verursachen, als im Vorfeld ein kostspieligeres Produkt einzukaufen. Die vorhandenen Anforderungen sollen von der Applikation abgedeckt werden. Das Sparen an Funktionalität stellt die Anschaffung der Applikation und somit den gestellten Auftrag in Frage.


Fazit

Unternehmen stehen oftmals hilflos dem Auftrag der Suche nach einem geeigneten PM Tool gegenüber. Es sind keinerlei Listen oder Übersichten im Internet verfügbar, die den Unternehmen zumindest die Möglichkeit eines Überblicks bieten. Aus dieser Not heraus werden voreilige Entscheidungen getroffen, um möglichst Ressourcen zu sparen. Doch die Erfahrungen zeigen, dass diese voreiligen Entscheidungen zu erhöhten Kosten führen.

Die Implementierung einer Software, die im Vorfeld unbekannt ist und deren Anforderungen nicht identifiziert wurden, wird mit einer Laufzeit von nur 6 Monaten ohne externe Expertise nicht realisierbar sein. Das Unternehmen hat hier zwei Möglichkeiten: Sie kaufen sich das Know How oder sie erarbeiten sich dieses Wissen mit deutlich mehr Zeitaufwand selbst.

Die Projex GmbH bietet Ihnen dieses Know How als „Out of Box“-Ergebnis oder in Form einer kundenindividuellen Marktanalyse auf Basis Ihrer Anforderungen und Gewichtung.

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Datum: 12.03.2012 - 10:29 Uhr
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