Nutzungsgrad von ERP-Systemen im Mittelstand

Es gibt Firmen, die ein ERP-System als Rückgrat des Unternehmens verstehen und entsprechend mit dem Thema ERP umgehen. Dies zeigt sich vor allem in dem Verständnis, dass ein ERP-Projekt keine einmalige Angelegenheit ist, sondern ein dauerhaftes Projekt. Demgegenüber gibt es Firmen, die ein ERP-System, eher als ein Stück Software ansehen, das benötigt wird, um die täglichen Aufgaben des Unternehmens abzuarbeiten. Nach der Inbetriebnahme wird oft jahrelang nicht nach Optimierungspotenzialen gesucht und entsprechend investiert.

In der mittelständischen Industrie ist immer wieder zu beobachten, dass Firmen unterschiedlich mit dem Thema ERP umgehen. Aus meiner Erfahrung aus vielen ERP-Projekten kann man mittelständische Firmen bezüglich der Nutzung von ERP-Systemen in zwei Kategorien aufteilen.

ERP-System – Rückgrat des Unternehmens

Es gibt Firmen, die ein ERP-System als Rückgrat des Unternehmens verstehen und entsprechend mit dem Thema ERP umgehen. Dies zeigt sich vor allem in dem Verständnis, dass ein ERP-Projekt keine einmalige Angelegenheit ist, sondern ein dauerhaftes Projekt. Das Ziel ist, Unternehmensabläufe permanent zu optimieren und an neue Gegebenheiten anzupassen, die auf Unternehmen einwirken. Um diese Anforderungen zu erfüllen muss sichergestellt sein, dass die Anwender das ERP-System beherrschen und nicht das ERP-System die Anwender. Interne Mitarbeiter müssen entsprechend ausgebildet sein, um die Möglichkeiten des ERP-Systems zu kennen und optimal nutzen zu können. Wissensverlust durch Mitarbeiterwechsel muss erkannt und ersetzt werden. Dazu sind Investitionen notwendig, die sich nur rechnen, wenn man durch den Einsatz eines ERP-Systems auch einen bewertbaren Nutzen erhält. Der Nutzen zeigt sich beispielsweise in korrekten Lagerbeständen, die dem Vertrieb und der Disposition schnelle und korrekte Aussagen Kunden und Lieferanten gegenüber ermöglichen. Wenn Lagerbestände stimmen, kann man in bestimmten Lagerbereichen auf eine stichtagsbezogene Inventur (Vollaufnahme) oder eine permanente Inventur verzichten und beispielsweise eine Stichprobeninventur durchführen. Wenn man eine hohe Bestandssicherheit erreicht hat und Dispositionsverfahren optimiert sind, können Lagerbestände ohne Verlust der Lieferfähigkeit reduziert werden usw.
Diese Vorteile, die man durch den optimalen Einsatz eines ERP-Systems nutzen kann, führen zu Kosteneinsparungen, die zu einer Amortisation der Investition führen.

ERP-System – nur ein Stück Software

Demgegenüber gibt es Firmen, die ein ERP-System, eher als ein Stück Software ansehen, das benötigt wird, um die täglichen Aufgaben des Unternehmens abzuarbeiten. Nach der Inbetriebnahme des ERP-Systems sieht man das Projekt für die nächsten Jahre als erledigt an und reduziert Investitionen in Schulungen neuer Mitarbeiter und in Optimierungsmaßnahmen zur Erhöhung des Nutzungsgrads des ERP-Systems. Bei diesen Firmen ist meist auch eine schlechte Datenqualität vorzufinden, die ihren Ursprung in der Übernahme der Daten aus dem Altsystem hat. Bei der Inbetriebnahme wurde das Thema Datenkonvertierung nicht ausreichend beachtet, da es mit Kosten verbunden war, die man nicht bereit war zu investieren. Die Datenqualität dieser Firmen ist meist nicht ausreichend, um Automatismen eines ERP-Systems, beispielsweise bei der Lieferterminermittlung über Stücklisten- und Arbeitsplanauflösungen unter Berücksichtigung der Dispositionssituation aller benötigten Komponenten und Kapazitäten im Vertrieb, zu nutzen. Um einen realistischen Liefertermin zu ermitteln, muss mit vielen Abteilungen gesprochen werden und es müssen viele manuelle Prüfungen vorgenommen werden.

Plan oder Zufall – Vorgehensweise bei der ERP-Auswahl entscheidet

Bei der Anschaffung einer Maschine werden akribische Amortisationsbetrachtungen vorgenommen. Vergleiche durchgeführt, Referenzkunden besucht und letztendlich eine Investition getätigt, die meist das Budget einer ERP-Auswahl und –Inbetriebnahme übersteigt. Vor diesem Hintergrund ist es nicht nachvollziehbar, dass man all diese Akribie bei einem ERP-Projekt über Bord wirft und die zukünftige Planung der wichtigen Ressourcen eines Unternehmens quasi einer Zufallsentscheidung überlässt. Wenn man zufällig das richtige ERP-System auswählt, hat man Glück gehabt. Wenn das ERP-System nicht passen sollte, kann das ein Unternehmen durchaus in eine sehr kritische Situation bringen. Wer dieses Risiko nicht eingehen möchte sollte über die notwendige Kernkompetenz zu einer ERP-Auswahl verfügen oder sich externe Hilfe von einem Experten holen.

Selbstcheck: Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus:
- Setzen Ihre Mitarbeiter private Tabellenkalkulations-Dateien ein, um fehlende oder falsche Informationen des ERP-Systems autark zu verwalten?
- Können sich Ihre Mitarbeiter auf die Lagerbestandsdaten verlassen?
- Sind Wiederbeschaffungszeiten und Einkaufskonditionen vollständig und korrekt im ERP-System vorhanden?
- Sind alle vertriebsrelevanten Daten korrekt und vollständig im ERP-System?
- Können Liefertermine durch den Vertrieb auf Basis von korrekten Stücklisten, Arbeitsplänen, Lagerbestandsinformationen und Beschaffungsinformationen quasi auf Knopfdruck ermittelt werden?
- Sind Monats-, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten eine eher lässige Angelegenheit oder treiben Sie Ihren Mitarbeitern den Schweiß auf die Stirn?
- Beschäftigen sich Ihre Mitarbeiter oft mit unnötigem Aufwand in Prozessen oder sind sie von unnötigem Ballast befreit?
- Führen Sie Inventuren zur Bestandssicherung durch oder für den Zweck, für den die Inventur eigentlich vorgesehen ist, zur Ermittlung des Umlaufvermögens?
- Kann Ihre Materialwirtschaft auf Basis korrekter Daten den Lagerbestand auf ein Minimum reduzieren oder werden hohe Sicherheitsbestände vorrätig gehalten?

Je nachdem wie die Antworten auf die Fragen ausfallen, erhalten Sie eine grobe Sicht auf die Situation ihres Unternehmens. Falls die Vermutung besteht, dass das Thema ERP nicht ausreichend ernst genommen wird, sollten Sie der Sache nachgehen, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Schon nach wenigen Optimierungsmaßnahmen werden Sie den Nutzen auch an Unternehmenszahlen oder an definierten Messgrößen bewerten können.

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Datum: 22.05.2013 - 08:00 Uhr
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Freigabedatum: 22.05.2013

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