Projektmanagement bei verteilten Teams
Projektteams werden immer flexibler zusammengestellt. Webbasierte Softwarelösungen für das Projektmanagement erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team – auch über Unternehmensgrenzen hinweg.
Projektmanagement-Software Projektron BCSProjektmanagement etabliert sich in Wirtschaft und Verwaltung als zentrale Arbeitsmethode. Um die Projekte effizient planen und steuern zu können, wird der Einsatz einer unterstützenden Projektmanagementsoftware immer wichtiger. Insbesondere wenn mehrere Projekte parallel durchgeführt werden, wenn das Projektteam über mehrere Standorte verteilt ist oder wenn externe Mitarbeiter an den Projekten teilnehmen, ermöglicht eine Projektmanagement-Software Transparenz und die optimale Nutzung von Ressourcen.
Ressourcenverwaltung als Herausforderung des Projektmanagements
Die Mitarbeiter so zu Projekten zuzuteilen, dass die Ressourcen bestmöglich ausgelastet werden und gleichzeitig die Projekte gerecht mit Arbeitskräften versorgt werden, ist eine der Herausforderungen des Projektmanagements.
Die Projektmanagement-Software Projektron BCS setzt dabei auf eine zentrale Erfassung aller Daten. Auf Grundlage der individuellen Arbeitszeitmodelle, der Terminplanung und der Beschäftigung in anderen Projekten wird die Verfügbarkeit der Mitarbeiter berechnet. Auch Krankheit und Urlaub sowie die Grundlast, die sich aus dem Tagesgeschäft und Reserven für Unvorhergesehenes ergibt, erfasst und berücksichtigt Projektron BCS für die Ressourcenplanung. Die Zuweisung von Ressourcen zu Projekten kann dann abhängig von Projektprioritäten sowie von der Auslastung, den Qualifikationen und dem Standort der Mitarbeiter vorgenommen werden. Eine Ressourcenmatrix zeigt auf einen Blick die Auslastung der Mitarbeiter und markiert Überlastungen rot. Diese Auslastungsprognose lässt sich für Abteilungen, Projektteams und einzelne Mitarbeiter erstellen.
Auch die Anpassung der Zeitplanung an die Ressourcenauslastung möglich. Nach welcher Reihenfolge beim Kapazitätsvergleich Aufgaben abgearbeitet und Vorgänge verschoben werden, legt der Anwender durch Angabe von Prioritätsregeln fest. Eine Priorität könnte zum Beispiel das früheste Startdatum sein oder auch der mit der Aufgabe verbundene Aufwand. Ebenso lässt sich verhindern, dass eine Aufgabe mit vielen Nachfolgern vorschnell verschoben wird und infolgedessen zahlreiche abhängige Vorgänge ebenfalls umgeplant werden müssen. Sollen Start- und Endtermine bestimmter Aufgaben unverändert bleiben, können Vorgänge fixiert werden. So bleiben festgelegte Abgabetermine oder Zwischenpräsentationen unberührt.
Projekte werden transparenter und besser planbar
René Syhre, Projektmanager bei der HanseMerkur Versicherungsgruppe, die Projektron BCS in der IT-Entwicklung einsetzt, schätzt an der Software insbesondere, dass er immer alle Projektdaten im Blick behält: „Die Arbeit ist sehr viel transparenter geworden. Wir können jetzt ad hoc abfragen: Sind wir im Plan? Wie sind die Ressourcen verteilt? Wie ist die Auslastung? Was können wir neben dem ständigen Aufwand für Wartung und Pflege noch in neue Projekte stecken?" Rechtzeitig lässt sich so erkennen und reagieren, wenn ein Projekt aufwändiger ist als vorher absehbar oder auch wenn Kapazitätsengpässe entstehen. Ferner können auf Grundlage der Ressourcenplanung Kostenpläne erstellt und Fertigstellungstermine für Projekte vorausgesagt werden. Die genaue Erfassung aller Aufwände hilft nach Ende eines Projektes bei der Preiskalkulation für zukünftige Aufträge.
Teamarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg
Eine besondere Herausforderung im Ressourcenmanagement stellen Projekte mit externen oder über mehrere Standorte verteilten Teammitgliedern dar. Hier ermöglicht die flexible Rechteverwaltung von Projektron BCS, dass freie Mitarbeiter, Außendienstmitarbeiter und auch Kunden unkompliziert und kostengünstig eingebunden werden können. Die Webbasiertheit und der geringe Installationsaufwand der Software erleichtern die Teamzusammenarbeit auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Über den Browser können alle Projektbeteiligten unabhängig vom Standort auf denselben Datenbestand zugreifen und über eine zentrale Dateiablage Projektdaten speichern. Hierzu gehören auch projektbezogene E-Mails, die Projektron BCS in die Oberfläche einbindet und bekannten Kontaktpartnern zuordnet. So unterstützt die Software die Mitarbeiter auch bei der Organisation der täglichen Projektarbeit – unabhängig davon, wo sie sich gerade aufhalten.
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Projektron entwickelt und vertreibt Projektron BCS, eine vollständig webbasierte Projektmanagementsoftware. Die Projektron GmbH bietet Beratungsleistungen hinsichtlich der Einführung, Integration und Erweiterung für Projektron BCS an. Hauptsitz von Projektron ist Berlin. 50 Mitarbeiter sind derzeit bei der Projektron GmbH beschäftigt.
Projektron GmbH
Gneisenaustrasse 2
10961 Berlin
www.projektron.de
Anne-Kerstin Tschammer
Telefon: 030/6120 1398
Fax: 030/6120 1399
E-Mail: anne-kerstin.tschammer(at)projektron.de
Datum: 19.02.2009 - 12:44 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Anne-Kerstin Tschammer
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Art der Fachartikel: Produktinformation
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Freigabedatum: 19.02.2009
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