Die Zeit drängt: SEPA als neues Mittel für den Zahlungsverkehr
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Die Einführung von SEPA ist in greifbare Nähe gerückt. Für Unternehmen, die ihre Prozesse noch nicht angepasst haben, ist es deshalb höchste Zeit, die letzten Schritte vorzunehmen!
Künftig zwei Lastschriftverfahren
Am leichtesten zu bewältigen ist die Einführung von IBAN zur Kundenkennung bei Überweisungen statt wie bisher Kontonummer und Bankleitzahl. Einiges mehr an Aufwand erfordern Lastschriften, bei denen es wesentliche Veränderungen gibt. Zu unterscheiden sind die SEPA-Basislastschrift und die SEPA-Firmenlastschrift. Die Basislastschrift kann mit allen Zahlungspflichtigen, auch Endverbrauchern, vereinbart werden. Die Firmenlastschrift kommt dagegen ausschließlich beim Geldeinzug im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zum Einsatz.
Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag werden durch die SEPA-Lastschriftverfahren abgelöst. Einzugsermächtigungen können in die SEPA-Basislastschrift überführt werden; die Kunden sind jedoch vorab darüber zu informieren. Abbuchungsaufträge müssen als SEPA-Basis- oder Firmenlastschrift neu eingeholt werden. „Bei Einzugsermächtigungen stellt sich oft das Problem, dass sich über die Jahre das Konto des Zahlungspflichtigen geändert hat und keine gültigen Einzugsermächtigungen mehr vorliegen“, warnt Martin Mayer, Steuerberater bei Ecovis.
Liquiditätsengpässe vermeiden
Eine SEPA-Basislastschrift kann – wie bisher die Einzugsermächtigung – innerhalb von acht Wochen nach der Kontobelastung zurückgegeben werden. Eine Lastschrift ohne SEPA-Mandat können Kunden innerhalb von 13 Monaten zurückgeben. Das andere Verfahren, die SEPA-Firmenlastschrift im Geldverkehr zwischen Unternehmen, ähnelt dem heutigen Abbuchungsauftrag. Hier besteht keine Möglichkeit zur Rückgabe. „Das ist auch der Grund, weshalb diese Form der Lastschrift nur zwischen Nichtverbrauchern zulässig ist“, erklärt Anna Hell, Steuerberaterin bei Ecovis. Bei SEPA-Firmenlastschriften müssen die Lastschriftvereinbarungen zudem der Bank vorliegen, ansonsten werden diese nicht mehr ausgeführt. „Dadurch kann es zu Liquiditätsengpässen oder sogar zu Ausfällen kommen“, warnt Expertin Anna Hell.
Zudem sind auch Vorlauffristen einzuplanen. „Wird im SEPA-Basislastschriftverfahren die erste Lastschrift eingereicht, dann muss diese spätestens fünf Tage vor Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen. Bei Folgelastschriften genügen zwei Tage“, erläutert Hell. Hier allerdings hat Deutschland in der EU eine vereinfachte Regelung angestrebt, die nahezu dem gewohnten Lastschriftverfahren entspricht. Sie gilt ab 4. November 2013 und beinhaltet, dass ein Tag Vorlauf genügt.
Unabdingbar ist die Gläubiger-Identifikationsnummer. Sie ist für den Lastschrifteinzug immer erforderlich und kann bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: www.glaeubiger-id.bundesbank.de. „Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Einreicher von Lastschriften zusätzlich identifiziert“, klärt Ecovis-Experte Martin Mayer auf. Zunächst müssen sich der Zahlungsempfänger und der Zahlungspflichtige verständigen, ob die SEPA-Basis- oder die SEPA-Firmenlastschrift genutzt werden soll. Des Weiteren müssen Unternehmen bei neuen Vertragsabschlüssen, neuen Kunden oder Mitgliedern die neuen SEPA-Mandate verwenden.
Die Kunden informieren
Bisher erteilte Einzugsermächtigungen werden automatisch auf SEPA-Mandate umgestellt. „Allerdings ist es hier notwendig, die Kunden über die Umstellung des Zahlverfahrens unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz frühzeitig zu informieren“, ergänzt Mayer. Bereits existierende Abbuchungsaufträge lassen sich nicht einfach als SEPA-Firmenlastschrift weiternutzen. Daher ist in jedem Fall ein neues SEPA-Lastschriftmandat einzuholen.
Aufgrund des geringen Umsetzungsgrades in den Unternehmen hat die EU-Kommission im Januar 2014 beschlossen, die verpflichtende Nutzung des europäischen Überweisungs- und Lastschriftverfahrens SEPA vom 1. Februar auf den 1. August 2014 zu verschieben. Dem Entwurf der Kommission muss das Europäische Parlament jedoch noch zustimmen. Formell handelt es sich nicht um eine Verschiebung von SEPA, sondern um eine verlängerte Übergangsfrist, in welcher Zahlungen weiterhin nach der alten Form akzeptiert werden.
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Datum: 20.01.2014 - 09:46 Uhr
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