Knigge für Videokonferenzen

(firmenpresse) - Videoübertragungen in HD-Qualität sind eine feine Sache, wenn etwa Unterlagen wie Bau- oder Konstruktionszeichnungen, auch Computertomographien von Teilnehmern an räumlich getrennten Standorten gemeinsam bewertet und ggf. bearbeitet werden sollen. "HD-Qualität geht allerdings schnell nach hinten los", weiß Andre Röhrig, Geschäftsführer der BRAVIS International GmbH aus Cottbus, "wenn Teilnehmer sich z. B. im Home Office ungepflegt oder in unpassendem Outfit vor der Webcam platzieren." Und das sei keineswegs der einzige Fettnapf, in dem man tappen könne. Entscheidend für den Erfolg einer Videokonferenz (VK) sei vor allem, dass alle Teilnehmer gut zu verstehen sind. Das sollte zu Beginn einer VK stets abgecheckt werden, um spätere Störungen zu vermeiden.
Nicht zu schnell, aber artikuliert sprechen, Partner stets ausreden lassen und nicht unterbrechen - das sind weitere Regeln, die man beachten sollte. Das gilt nicht minder für den Blickkontakt der Teilnehmer während der VK - auch die Kamerapositionierungen sollten vor Beginn unbedingt überprüft werden.
Ein anderer maßgeblicher Aspekt für den Erfolg ist die Technologie des Videokonferenzsystems. Dabei gilt: Je einfacher in der Handhabung desto besser. "Wir haben bei der Entwicklung von BRAVIS 2.1 auf intuitive Bedienbarkeit besonderes Augenmerk gelegt" so Röhrig, der zugleich ergänzt: "Aber natürlich nicht zulasten so notwendiger Features wie Application Sharing oder virtuelles Whiteboard!"
Klingelnde Handys sind nicht nur im Theater oder Kino eine ärgerliche Störungsquelle, sie sind auch ein echter "Meeting Killer". Das gilt nicht minder für "Multitasking" zur Unzeit - also Facebook checken oder E-Mails schreiben während einer VK, denn die anderen Teilnehmer merken das in der Regel schneller, als der "Täter" ahnt.
Wenig professionell wirkt es nicht zuletzt, benötigte Unterlagen für den Austausch mit Kollegen oder Geschäftspartnern nicht zur Hand zu haben. Und ein absolutes No-Go sind Ablenkungen und Störungen aus dem Background. Da reicht die Palette von unpassender Wanddekoration (nichts gegen Pirelli-Kalender dort, wo sie hinpassen) und im Hintergrund dudelnden Radios oder herumlaufenden Haustieren im Home Office bis hin zu Kollegen im Büro, die "nur mal eben den Kopf reinstecken". Gegen letztere hilft ein "Nicht stören"-Schild an der Tür.


"Eingängige, mit einem Augenzwinkern präsentierte Benimmregeln gibt es seit kurzem aus dem Hause Telekom", fügt Andre Röhrig hinzu. Deren Bereich für nutzerorientierte Forschung und Innovation habe eine Studie mit dem Titel " eETIQUETTE@WORK - Empfehlungen für die Zusammenarbeit in der digitalen Welt (http://www.work.eetiquette.de/empfehlungen/persoenliche-treffen.html) " veröffentlicht, die in interdisziplinärer Zusammenarbeit von Lead-Usern, Arbeitswissenschaftlern und Experten aus Industrie, Wissensgesellschaft und digitaler Boheme entstanden sei.
Daraus einige Beispiele?
"Ein D-Zug im Ohr? Schone Deine Mithörer und nutze die Mute-Funktion ... unterwegs."
",Wie geht's?' geht auch online. Am Ende der Leitung sitzt immer ein Mensch."
"Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Lass anderen eine Chance zum Dialog - auch Online."
"Googeln vorm ersten Date ein No-Go, vor Meetings mit Experten ein Do-So!"

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Datum: 14.08.2014 - 15:35 Uhr
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