Strukturierte Ablage in der Rechtsabteilung mit CRM

Arbeitgeberverband setzt auf cobra CRM PRO

(PresseBox) - Der Verband der Nordwestdeutschen Textil- und Bekleidungsindustrie ist Arbeitgeber- und Wirtschaftsverband für rund 260 Unternehmen der Textil- und Bekleidungsindustrie in Westfalen, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Bremen und Hamburg. Damit ist er der größte Zusammenschluss in der deutschen Textil- und Bekleidungsindustrie und repräsentiert mehr als ein Viertel der gesamten Branche. Die Rechtsabteilung steht den zugehörigen Unternehmen in Fragen des komplexen Arbeits- und Sozialrechts zur Seite. Für eine professionelle Vertretung der Interessen entschied sich der Verband für den Einsatz von cobra CRM PRO.
Nachdem bereits seit 2010 im Verband cobra CRM PLUS für die Mitgliederverwaltung eingesetzt wurde, wurde der betreuende cobra Solution Partner IT2 gebeten, auch eine Lösung für die Verfahrensverwaltung auszuarbeiten. Nach intensiven Gesprächen einigte man sich auf ein Upgrade auf cobra CRM PRO, das den komplexen Anforderungen der Rechtsabteilung gewachsen war sowie die intensive Schulung der Mitarbeiter. Während der gesamten Planungs- und Einführungsphase wurden diese ständig einbezogen, um sicherzustellen, dass die tatsächlichen Abläufe zufriedenstellend abgebildet würden. "Wir waren begeistert, wie schnell sich Änderungen einarbeiten ließen", erinnern sich Anke Herbst und Susanne Cooper, die die Einführung des Projektes federführend begleitet haben.
Freude an neuen Möglichkeiten
Für die Mitarbeiter brachte die Telefonie direkt aus cobra heraus eine erhebliche Erleichterung. Denn nun ist es nicht mehr nötig, eine Nummer einzutippen, ein Klick genügt, um die gewünschte Person anzurufen. Umgekehrt erhält man bei jedem eingehenden Anruf sofort die Informationen über den Anrufer auf dem Bildschirm. Neben dem Adressdatensatz ist auch die Kontakthistorie zu sehen, die Aufschluss darüber gibt, worüber bereits gesprochen wurde. Aber auch verpasste Anrufe werden in cobra angezeigt, so dass man die entsprechende Person problemlos zurückrufen kann. Für jedes getätigte Telefonat wird auf Wunsch ein Eintrag in der Kontakthistorie erzeugt, so dass andere Mitarbeiter auf einen Blick sehen können, worüber gesprochen wurde.


Auch über geplante Termine und Aufgaben ist man dank cobra schneller und einfacher informiert. Statt jeweils nur in Fristenbüchern bzw. -listen nachzusehen, wann etwas fertig sein muss, erinnert das CRM-System die Mitarbeiter automatisch an verschiedene Fristen. Außergerichtliche wie gerichtliche Verfahren inklusive der Vor- und Nachbesprechungen lassen sich darüber ebenfalls problemlos planen. Eventuelle Überschneidungen sind sofort sichtbar und können somit vermieden werden. Eine direkte Verknüpfung mit dem Adressdatensatz erleichtert den Zugriff auf beteiligte Parteien.
Eine rege Nutzung finden auch der Serienbrief- und Serien-E-Mail-Assistent. Neben den Rundschreiben über aktuelle Entwicklungen in der Rechtsprechung wird auch regelmäßig ein Newsletter an Abonnenten verschickt. Brief und E-Mail lassen sich mit wenigen Klicks im gewünschten Design erstellen und personalisiert verschicken. Die Suche der entsprechenden Adressen erfolgt über die cobra Recherche. Sie erlaubt es, gezielt all jene Datensätze zu finden, für die der Newsletter oder das Rundschreiben bestimmt sind - mit wenig Aufwand erhält man ein verlässliches Ergebnis.
Ein echtes Highlight
Der eigentliche Clou ist allerdings die Verfahrensdatenbank. Die papierlastige Arbeit einer Rechtsabteilung wurde so geordnet und effizienter gestaltet. Bei der Verfahrensdatenbank handelt es sich um eine Zusatztabelle in cobra, die stückweise gefüllt wird. Für jeden Fall wird ein eigenes Aktenzeichen erstellt, unter dem im Laufe des Verfahrens die entsprechenden Unterlagen einfach und schnell abgelegt werden können. Auch die Art des Verfahrens, Termine und alle Beteiligten können mit einem Fall verknüpft werden. Die Verwaltung der verschiedenen Personengruppen, wie z.B. der Kläger, dessen Rechtsvertretung und die Gegenpartei, ist dabei besonders komplex - schließlich müssen sie entsprechend gekennzeichnet sein, damit jeder Mitarbeiter auf einen Blick die Übersicht gewinnt.
Daneben verlangte auch die Ausgabe von Dokumenten einiges an Zusatzarbeit für den cobra Partner. Denn für die Rechtsabteilung ist es notwendig, dass ein Dokument an mehrere Personen gleichermaßen adressiert werden kann. Dies ist insbesondere in laufenden Verfahren wichtig, um alle Parteien umfassend über das Voranschreiten oder neue Erkenntnisse zu informieren.
Für die Auswertung der Arbeit ist das Statistik-Modul in cobra unabdingbar. Darüber lässt sich abbilden, wer, wann, für wen mit welchem Aufwand und Erfolg tätig geworden ist. Auch der Status sämtlicher laufender und erledigter Vorgänge ist sekundenschnell abrufbar. Dies ist wichtig, um gegenüber den Mitgliedern und der Geschäftsführung Rechenschaft über die Arbeit abzulegen. "Dank cobra können wir so z. B. ohne großen Aufwand nachweisen, welche Verfahren wir für die jeweiligen Mitgliedsfirmen betreut haben", erklärt Sabine Jung-Ender, Assistentin der Abteilung Arbeits- und Sozialrecht.
Viele Vorteile gestalten die Arbeit angenehmer
Die digitale Verfahrensdatenbank weist mehrere Vorteile gegenüber der klassischen Vorgehensweise einer Rechtsabteilung oder Kanzlei auf. Nicht nur, dass Dokumente, die versehentlich in einem anderen Fall abgelegt wurden, in cobra einfach wiedergefunden werden können. Auch getätigte Veränderungen sind sofort in der Datenbank ersichtlich, dadurch sind alle Mitarbeiter umgehend informiert. So lassen sich die ggf. beteiligten Kollegen schnell und umfassend auf den neuesten Stand bringen, ohne erst die Akten holen oder fragen zu müssen.
Weitere Vorgänge in Planung
Für die Zukunft plant der Verband, die Mitgliederabrechnung ebenfalls vollständig über cobra abzuwickeln, um auch in diesem Bereich deutlich an Effizienz zu gewinnen. "Wir hoffen, dass weitere Bereiche des Verbandes bald mit cobra arbeiten können. So haben wir mehr Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben und versinken nicht in Ablagetätigkeiten," freuen sich die Mitarbeiter im "Innendienst".

Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist einer der führenden Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Als Pionier für CRM entwickelt und vertreibt cobra seit fast 30 Jahren erfolgreich innovative CRM-Lösungen "Made in Germany". Ob in Vertrieb, Marketing, Service oder Geschäftsleitung: cobra stellt Kundeninformationen abteilungsübergreifend in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns und unterstützt bei Kundenbetreuung, Kampagnen- und Leadmanagement. Umfangreiche Analysefunktionen zeigen Potenziale auf und bilden die Grundlage für strategische Entscheidungen sowie optimierte Geschäftsprozesse. Auch mobil ist cobra via Smartphone, Tablet oder Laptop im Einsatz.
Mit rund 280 Vertriebspartnern in Deutschland, Österreich und der Schweiz berät cobra kleine, mittelständische und große Unternehmen in allen Belangen rund um das Thema CRM. Zu den 18.000 Kunden zählen Unternehmen wie Continental, die Unimog Sparte der Daimler AG, Creditreform oder Ergo direkt.

Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Bereitgestellt von Benutzer: PresseBox
Datum: 25.02.2015 - 11:01 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1177688
Anzahl Zeichen: 7355

Kontakt-Informationen:
Stadt:

Konstanz

Kategorie:

Softwareindustrie

Diese Pressemitteilung wurde bisher 172 mal aufgerufen.

CRM-Projekte auf Spitzen-Niveau ...
Regelmäßig lädt CRM (Customer Relationship Management)-Anbieter cobra seine Business&Solution- sowie Sales-Partner zu Partnertagen ein, bei denen Neuerungen, Schnittstellen und Add-ons der Software vorgestellt werden und sich die Partner über Best Practice-Beispiele austauschen können. Dabe

CRM-Projekte auf Spitzen-Niveau (FOTO) ...
cobra Partnertage: Business Partnern erhalten CRM Award für herausragende Anwendungen Regelmäßig lädt CRM (Customer Relationship Management)-Anbieter cobra seine Business&Solution- sowie Sales-Partner zu Partnertagen ein, bei denen Neuerungen, Schnittstellen und Add-ons der Softwa

Marktanalyst Trovarit bescheinigt cobra CRM Bestnoten - auch im Vergleich mit internationalen Wettbewerbern. (FOTO) ...
Anwender von CRM-Lösungen des Software-Spezialisten cobra aus Konstanz sind mit Abstand am zufriedensten und erteilen cobra CRM Bestnoten, was das System und die Betreuung (Wartung) angeht. Dies ergab die aktuelle Studie "CRM in der Praxis - Anwenderzufriedenheit, Nutzen und Perspektive

Weitere Mitteilungen von cobra computer's brainware GmbH

Darbo setzt langjährige Softwarestrategie fort und führt die neueste Version von Infor M3 ein ...
Die Firma Darbo AG mit Firmensitz in Stans in Tirol steuert seit 2004 sämtliche Geschäftsprozesse mit Infor M3, der ERP Branchenlösung für Nahrungsmittelunternehmen. Der Marktführer unter den österreichischen Konfitürenherstellern verfolgt auch weiterhin seine auf Infor M3 basierende Softwar

Das GAMP D-A-CH-Forum bei Syncwork zu Gast ...
Am 10. und 11. März 2015 richtet die Syncwork AG das 26. GAMP D-A-CH-Forum in Berlin aus. Die Tagung zum Thema GxP-Compliance und Computer System Validation (CSV) bietet eine neutrale Plattform zum Austausch der Behörden, Beratungshäuser, Universitäten und der von GxP-Richtlinien betroffenen Un

Software Diagnostics beauftragt ADACOR mit Hosting für SaaS-Lösung / Mit Big Data das Unsichtbare sichtbar machen, damit auch Fachfremde Risiken in Software erkennen ...
Softwarefehler stecken oftmals in Details und bleiben eine Zeit lang unbemerkt. Doch der Schaden ist fast immer immens: finanziell und für das Image. Die großen Automobilhersteller wie BMW, Toyota oder Opel mussten dies jüngst schmerzhaft erfahren. Fehlerhafter oder unausgereifter Programmier

CERN und NI arbeiten gemeinsam an LabVIEW-Unterstützung für Linux-Systeme mit 64 bit ...
National Instruments (Nasdaq: NATI) trägt mit seinen Systemen für Ingenieure und Wissenschaftler zur Bewältigung der weltweit größten technischen Herausforderungen bei. Hierzu arbeitet das Unternehmen mit CERN zusammen, einer zwischenstaatlichen Forschungsorganisation, die die größten und an