Automatisierte Rechnungsverarbeitung und rechtssichere Archivierung mit eGECKO
Betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware von CSS sorgt für sichere und transparente Prozesse bei der Eingangsrechnungsverarbeitung
Für die Bearbeitung und Ablage von Eingangsrechnungen bietet CSS im Rahmen ihrer umfassenden Softwarelösung eGECKO die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit gesetzeskonformer Archivierung.
Gerade vor dem Hintergrund der seit Januar 2015 geltenden GoBD-Neuregelungen des BMF (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bietet die vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung von eGECKO erhebliche Vorteile und Erleichterungen in der täglichen Betriebspraxis. Mit der Softwarelösung lassen sich alle Eingangsrechnungen schnell und effizient bearbeiten – unabhängig vom Format, ob auf Papier, als PDF oder ZUGFeRD (PDF Datei inkl. XML Daten, die sogenannte PDF/A). Dabei werden eingehende Rechnungen formatunabhängig zunächst in einem Eingangsordner abgelegt. Auf diesen greift die OCR-Erkennung zu und liest die Rechnungsdaten aus maschinell nicht auswertbaren Formaten wie z.B. Grafikdateien aus. Zusätzlich werden eingehende Rechnungen im Originalformat steuerlich konform gemäß den neuen GoBD 2015 über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert. Das mühsame manuelle Aufbringen von Barcodes entfällt somit. Zudem erkennt das System eigenständig und selbstlernend Bereiche mit rechnungsrelevanten Daten. Zusätzliche Angaben lassen sich manuell ergänzen.
Auch bei ZUGFeRD-Rechnungen werden die im PDF/A-Dokument eingebetteten XML-Daten automatisch extrahiert und in die automatisierte Rechnungsverarbeitung eingespeist.
Durch Abgleich mit bereits im eGECKO Rechnungswesen vorhandenen Informationen wie beispielsweise Kreditoren oder Beträgen werden die Rechnungsinformationen verifiziert und direkt in das Rechnungseingangsbuch übertragen. Eine zusätzliche manuelle Erfassung entfällt. Zur Sicherung des Vorsteuerabzugs im Prüfungsfall erfolgt eine ständige Protokollierung dieser Rechnungsprüfung. Dabei ist eine Vollparametrisierung möglich – so kann im Falle eines nahenden Zahlungsziels eine Infomail per Workflow veranlasst werden, um nicht Skonto zu versäumen.
Ein Kontieren der Rechnungen ist jederzeit möglich, je nach Bedarf kann dies schon während der OCR-Erkennung erfolgen, später im Rechnungseingangsbuch oder erst im Freigabeprozess. Entsprechende Benachrichtigungen per Email zu Erhalt, Freigabe und Zahlung der Rechnungen informieren den Anwender über den gesamten Rechnungsprozess.
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Mittelstandslösung eGECKO
Die Software eGECKO integriert und vernetzt auf effiziente, ganzheitliche Weise sämtliche Abläufe eines Unternehmens. Das Produktportfolio umfasst Lösungen für das Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Konzernmanagement), Controlling (Kostenrechnung, strategische Unternehmensplanung, Budgetierung, Kennzahlensystem, Rating), Personalwesen (Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisemanagement, Personalmanagement) oder CRM.
Ãœber die CSS GmbH
Die CSS GmbH entwickelt und vertreibt seit 1984 Softwarelösungen für den internationalen Unternehmenseinsatz. Das Hauptprodukt eGECKO bietet als einzige Mittelstandslösung die komplette Integration von Controlling, Rechnungswesen, Personalwesen und CRM mit moderner Javatechnologie. Mit über 1100 Kunden, darunter Organisationen, öffentliche Einrichtungen, mittelständische Unternehmen und internationale Konzerne wie CAWÖ Textil, Hassia Mineralquellen oder der VDMA, gehört CSS zu den großen Herstellern betriebswirtschaftlicher Software in Deutschland. Neben dem Hauptsitz in Künzell bei Fulda ist die CSS-Gruppe deutschlandweit mit Standorten in Dresden, Düsseldorf, Hamburg, München, Villingen-Schwenningen und Wilhelmshaven vertreten. Zum europaweiten Partnernetz von CSS zählen Unternehmen wie die Asseco Germany AG, COBUS ConCept GmbH, PLANAT GmbH, PSIPENTA Software Systems GmbH oder die SteinhilberSchwehr AG. Strategische Partner sind Microsoft, Informix, Oracle und IBM. Die CSS GmbH ist Mitglied im Branchenverband BITKOM, im VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V.) und in der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.). Weitere Informationen zu CSS: www.css.de
CSS Computer Software Studio GmbH
Verena Quell
Friedrich-Dietz-Str. 1
36093 Künzell
Tel.: +49 (661) 9392-216
Fax: +49 (661) 9392-325
E-Mail: verena.quell(at)css.de
Web: www.css.de
Datum: 28.07.2015 - 08:31 Uhr
Sprache: Deutsch
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