E-Mail-Kommunikation: Erst denken, dann senden

TÜV Rheinland: Gutes Zeitmanagement reduziert Belastung und Selbstdisziplin verringert Zeitdruck / Betriebsvereinbarungen können ?digitalen Stress? reduzieren

(PresseBox) - E-Mails machen es möglich: Mitarbeiter kommunizieren einfach, kostengünstig und extrem schnell. Und das zeitlich und örtlich unabhängig. Aber mit der ständigen Verfügbarkeit und schnelleren Reaktionszeiten steigt auch die Belastung. Nach Auskunft des Branchenverbandes Bitkom erreichen jede dienstliche E-Mail-Adresse in Deutschland im Durchschnitt 18 Nachrichten pro Tag, jede zehnte inzwischen sogar 40 oder mehr Nachrichten. Die Tendenz ist weiter steigend.
Experten zufolge leiden Mitarbeiter unter der Informationsüberflutung, weil die Menge der erhaltenen Informationen und der Anteil an nutzlosen Inhalten zunehmen. Konsequenz: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stoßen bei der Aufnahmefähigkeit und Leistungsfähigkeit an ihre Grenzen. ?Es ist sinnvoll, beim Sortieren der Nachrichten mehr Zeit zu investieren, um anschließend erfolgreicher zu sein und Zeit zu sparen?, sagt Dr. Stefan Poppelreuter von TÜV Rheinland. Er berät Unternehmen als Experte für Personal- und Organisationsentwicklung.
Mehrfacher Empfang derselben E-Mail, der fehlende Bezug zur eigenen Arbeit oder auch ausbleibende Reaktionen sind vermeidbare Zeitfresser. Der Umgang mit elektronischer Post kann zu Frustration und Missverständnissen führen, wodurch die Produktivität und Effizienz des Mitarbeiters abnehmen und die Fehlerhäufigkeit steigen kann.
Unternehmensvereinbarungen ergänzen Selbstmanagement
Um Stress und Druck abzubauen, sind ein gesundes Zeitmanagement und Selbstdisziplin maßgeblich. Denn das eigene Verhalten lässt sich steuern. ?Wer gut organisiert ist, der kann auch gut kommunizieren?, erklärt Dr. Poppelreuter. Dabei hilft es, Prioritäten zu setzen, Ziele zu definieren und zu verfolgen sowie Arbeitsvorgänge zu straffen. Mitarbeiter sichten eingehende E-Mails nur in festen Abständen und befreien sich von der Vorstellung, sofort reagieren zu müssen. Ferner können Unternehmensleitungen Grundregeln für die Belegschaft festschreiben, um die Anzahl und den Umfang der E-Mails zu verringern.


Auch jeder selbst kann viel bewirken, wenn er einige Regeln befolgt. Dazu gehören aussagekräftige Betreffzeilen. Beispiel: Wer in den Betreff das Wort ?Info? integriert, zeigt, dass der Empfänger nicht selbst handeln muss, sondern lediglich eine Information erhält. Auch kurze und knappe Formulierungen und eine gezielte Auswahl der Empfänger helfen. Um beispielsweise Mehrfachzustellungen von E-Mails zu vermeiden, sind Verteilerlisten und geklärte Zuständigkeiten sinnvoll. Nicht zuletzt ist es gerade im ?digitalen Zeitalter? wichtig, die persönliche Interaktion zu pflegen. ?Bei E-Mails gilt: Erst denken, dann senden. Dringendes würde ich ohnehin am besten besprechen?, rät TÜV Rheinland-Experte Dr. Poppelreuter.

TÜV Rheinland ist ein weltweit führender unabhängiger Prüfdienstleister mit über 140 Jahren Tradition. Im Konzern arbeiten 19.300 Menschen in 69 Ländern weltweit. Sie erwirtschaften einen Jahresumsatz von über 1,7 Milliarden Euro. Die unabhängigen Fachleute stehen für Qualität und Sicherheit von Mensch, Technik und Umwelt in fast allen Lebensbereichen. TÜV Rheinland prüft technische Anlagen, Produkte und Dienstleistungen, begleitet Projekte und Prozesse für Unternehmen. Die Experten trainieren Menschen in zahlreichen Berufen und Branchen. Dazu verfügt TÜV Rheinland über ein globales Netz anerkannter Labore, Prüf- und Ausbildungszentren. Seit 2006 ist TÜV Rheinland Mitglied im Global Compact der Vereinten Nationen für mehr Nachhaltigkeit und gegen Korruption. www.tuv.com im Internet.

Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Bereitgestellt von Benutzer: PresseBox
Datum: 04.03.2016 - 10:00 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1329237
Anzahl Zeichen: 3783

Kontakt-Informationen:
Stadt:

Köln

Kategorie:

Information & TK

Diese Pressemitteilung wurde bisher 460 mal aufgerufen.

Klimawandel: Hitzeschutz am Arbeitsplatz gewinnt für Unternehmen an Bedeutung ...
Die Folgen des Klimawandels machen sich auch in der Arbeitswelt bemerkbar: Steigende Temperaturen, Extremwetterereignisse, höhere UV-Belastungen und eine schlechtere Luftqualität verändern die Bedingungen an Arbeitsplätzen. Besonders stark wirken sich Hitzeperioden in Branchen mit körperlich be

Neues Labor für Hochleistungstechnologien: TÜV Rheinland eröffnet Power Test Center Cologne ...
TÜV Rheinland hat in Troisdorf bei Köln ein neues Labor eröffnet. Das „Power Test Center Cologne“ ist auf die Prüfung von industriellen Hochleistungskomponenten spezialisiert. Hier testen seit Anfang Mai 2026 Expertinnen und Experten unter anderem Batteriespeichersysteme, Ladeinfrastruktur s

Hoher Bedarf an KI-Kompetenzen– viele Unternehmen ohne klare Weiterbildungsstrategie ...
Unternehmen in Deutschland messen Weiterbildung eine hohe Bedeutung bei, steuern sie aber häufig nicht strategisch. Das zeigt die „TÜV Weiterbildungsstudie 2026“, für die 500 Entscheiderinnen und Entscheider aus Unternehmen befragt wurden. Zwar bieten drei von vier Unternehmen (75 Prozent) ih

Weitere Mitteilungen von TÜV Rheinland

CeBIT: Deutsches Startup MODINICE zeigt völlig neuen Office-PC-Ansatz ...
München, 03. März 2016 - Auf der CeBIT vom 14. bis 18. März 2016 in Hannover ist erstmals das Hardware-Start-up MODINICE vertreten. Das junge Unternehmen hat einen komplett neuartigen Office-PC entwickelt und damit den Spagat geschafft, das minimalistische Design eines All-in-One-PCs mit der frei

Microsoft Dynamics NAV Update zu komplex und teuer ...
Nürnberg, 3. März 2016. Klassische Migrationsprozesse von Microsoft Dynamics NAV (http://www.prisma-informatik.de/dynamics-nav/) erfordern oft einen sehr hohen Kosten- und Zeitaufwand, weil die über die Jahre ihres Fortbestandes immer stärker individualisierten ERP-Systeme zuweilen überaus kom

Innovation Creates Easy Collaboration ...
Reisekosten senken, mehr Termine in kürzerer Zeit bewältigen. Mit dem VCS adressiert Yealink kleine und mittelständische Unternehmen, die mit fortschrittlichem Videoconferencing Vertrieb, Service und Kundenberatung wirtschaftlich und qualitiv optimieren möchten. Yealink, einer der weltw

Evernine Group holt 500 B2B-Leads in nur drei Monaten ein ...
Rekordzahlen durch innovatives Qualified Lead-Marketing (QLM): Das Münchner Kommunikationshaus Evernine Group konnte im Zeitraum von lediglich drei Monaten - seit Dezember 2015 - für seine Kunden aus den Branchen IT, Tech & Pharma über 500 vorqualifizierte B2B-Leads einholen. Bei QLM handelt