Der altbekannte erste Eindruck

Oftmals ist der erste Kontakt entscheidend für die weitere Zusammenarbeit

(firmenpresse) - Die Bedeutung einer guten Empfangskraft wird häufig unterschätzt. Hierbei muss man aber immer bedenken, dass der erste Kontakt zwischen dem Kunden und der Firma meist über den Empfang läuft. Die (meist weibliche) Empfangskraft nimmt eingehende Anrufe entgegen, beantwortet den ersten Email-Kontakt, ist die erste Angestellte der man im Betrieb begegnet und sollte für gewöhnlich auch einen Überblick darüber haben, welche Arbeitskräfte sich momentan im Gebäude oder in einer Besprechung befinden.

Die Empfangskraft sollte stets freundlich zu den Kunden sein, selbst wenn diese - aus welchem Grund auch immer - einmal aufgebracht sein sollten. Dann sollte sie in der Lage sein, den Kunden zu besänftigen. Ein gepflegtes Äußeres ist selbstverständlich, so Rieta de Soet, Geschäftsführerin der De Soet Consulting, die auf das Auftreten ihrer Mitarbeiter großen Wert legt.

Die Empfangskraft hat mehrere Verantwortungen inne.

1. Telefondienst: Die Empfangskraft ist für gewöhnlich auch für den zentralen Telefonservice zuständig. Sie sollte eine gut verständliche Aussprache haben. Selbst in einer Region mit ausgeprägtem Dialekt, sollte sie Hochdeutsch sprechen können. Des Weiteren muss sie genauestens darüber informiert sein, wer im Haus welchen Zuständigkeitsbereich hat. Nur so wird gewährleistet, dass der Kunde richtig verbunden wird und nicht unnötig "weitergereicht" wird, so Rieta de Soet. Wird dem Kunden ein Rückruf versprochen, so sollte dies auch relativ zeitnah erfolgen.

2. Zu der Empfangsperson kommen auch meist die ersten Emails. Die Anfragen sollten schnellstmöglich weitergeleitet oder selbst beantwortet werden, falls möglich. Auch hier gilt: Freundlichkeit hat oberste Priorität, so Rieta de Soet. Des Weiteren sollte die Empfangskraft deutsch und englisch perfekt beherrschen, sowie nach Bedarf andere Sprachen. Dies zeugt von hoher Kompetenz, ebenso wie das Vermeiden von Rechtschreibfehlern. Hier schleichen sich schnell mal kleine Fehler ein, z.B. die falsche Anrede Herr/Frau, das sind Flüchtigkeitsfehler, die durch ein bestimmtes Maß an Sorgfalt leicht vermeidbar sind.



3. Manche Kunden treten lieber persönlich mit der jeweiligen Firma in Kontakt. Zunächst wenden sie sich an die Empfangskraft. Diese sollte dem Kunden schnellstmöglich ihre Aufmerksamkeit zuteil werden lassen und ein freundliches Lächeln macht auch immer einen guten Eindruck. Außer einem gepflegten Erscheinungsbild, solte auch darauf geachtet werden, keinen Kaugummi zu kauen und nicht mit dem Handy zu spielen.

Es gibt viele Dinge, die bei einer guten Empfangskraft berücksichtigt werden müssen. Das Gesamtpaket muss stimmen. Um sicherzustellen dass die Kunden beim ersten Kontakt nicht abgeschreckt werden, muss das passende Personal gefunden werden.Weitere Infos zu dieser Pressemeldung:

Themen in dieser Pressemitteilung:


Unternehmensinformation / Kurzprofil:
PresseKontakt / Agentur:
Bereitgestellt von Benutzer: Adenion
Datum: 31.05.2016 - 17:05 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1362965
Anzahl Zeichen: 2914

Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Rieta Vanessa
Stadt:

Zug

Telefon: 0041 41 560 36 00

Kategorie:

Wirtschaft (allg.)

Diese Pressemitteilung wurde bisher 569 mal aufgerufen.

ThermTrace - eine innovative Marke ...
Die HTS Global AG ist einer der weltweit führenden Hersteller von Hochleistungs-Begleitheizungskabeln. Vom Hauptsitz in der Schweiz aus liefert die HTS die hochwertigen Produkte erfolgreich an Kunden weltweit. Dank eines breiten Netzwerks internationaler Tochtergesellschaften und Distributoren kann

Die HTS Global AG während Coronavirus ...
Das Schweizer Unternehmen HTS Global AG ist bekannt für seine hochwertige Marke ThermTrace. Im Moment wird die ganze Welt mit einer globalen Pandemie konfrontiert und es herrscht große Unsicherheit. Die HTS Global AG erhält regelmäßig E-Mails und Anrufe von besorgten Kunden. Fabian de Soet,

Kundenservice bei dem man sich gut aufgehoben fühlt ...
Kundenservice umfasst nicht nur die Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden. Guter Kundenservice zeichnet sich durch so viel mehr aus. Der Kunde möchte sich verstanden und gut aufgehoben fühlen. Für viele Unternehmen ist Kundenservice jedoch nur etwas, an dem man nicht vorbei kommt. Der opti

Weitere Mitteilungen von De Soet Consulting

OEKO-TEX® präsentiert sich mit neuer Markenstrategie ...
Ausgehend von der 1992 eingeführten Produktzertifizierung nach OEKO-TEX® Standard 100 hat sich die Internationale OEKO-TEX® Gemeinschaft durch die konsequente Weiterentwicklung und Ausweitung ihres Portfolios bis heute als Full-Service Anbieter für unabhängige Zertifizierungen und Dienstleistu

WOLFF & MÜLLER: Bundesgartenschau Heilbronn 2019: Startschuss für Stadt- und Freizeitsee ...
Heilbronn, Mai 2016 - Auf dem Heilbronner Fruchtschuppenareal sind wieder die Bagger angerückt: Das Stuttgarter Bauunternehmen WOLFF & MÜLLER hat mit dem Aushub des künftigen Stadt- und Freizeitsees begonnen. Beide Seen sind Teil des neuen Stadtquartiers "Neckarbogen" auf dem Bundes

EXtra-Magazin erleichtert ETF-Auswahl durch Anlageleitfäden ...
Der Anlagemarkt im Bereich der passiven Indexfonds ist auf mehr als 1.300 Exchange Traded Products (ETPs) angewachsen. Das Anlagevolumen wächst ebenfalls stark, zumeist getrieben von institutionellen Anlegern. Trotz eines deutlich gestiegenen ETF-Angebots bei Direktbanken konnten sich ETFs bei Priv

Concentro berät Schiederwerk GmbH & Co. KG beim Verkauf an die Groupe Legris Industries ...
Nürnberg/Brüssel, 25.05.2016 Die Gesellschafter der Schiederwerk GmbH & Co. KG ("Schiederwerk"), einem Hersteller von kundenindividuellen Stromversorgungslösungen für High-End-Anwendungen, haben mit Wirkung zum 02. Mai 2016 ihre Anteile am Unternehmen an eine Tochtergesellschaft