QMS: So sind immer die aktuellen Formularversionen im Umlauf

(PresseBox) - Haben sie auch manchmal den Eindruck, dass Formulare ein Eigenleben entwickeln? Selbst wenn Sie schon Monate oder sogar Jahre durch neuere Versionen ersetzt sind: Auf einmal kommt ein Mitarbeiter, will eine Unterschrift von Ihnen und Sie müssen feststellen, die Formularversion hat bereits mehrere Nachfolger und wichtige Informationen fehlen! Ihr Mitarbeiter ist sich keiner Schuld bewusst, hat er es doch extra frisch ausgedruckt.
Immerhin haben Sie es dieses Mal anhand der Inhalte erkannt, doch wie oft ist es schon durchgerutscht? Auf den ersten Blick schien es ohne weitere Folgen geblieben zu sein, dennoch fehlen Informationen, die erforderlich sind. Wie lässt sich das dauerhaft verhindern?
Die Lösung beginnt mit einer Aufräumaktion: Sammeln Sie aus allen Ablagen die gedruckten Vorlagen an einem Ort und vernichten Sie veraltete Versionen. Bei Bedarf archivieren Sie jeweils ein gedrucktes Exemplar separat in einem Sammelordner.
Weiter geht?s in der EDV: Idealerweise richten Sie ein von allen Rechnern erreichbares Serverlaufwerk ein, das zukünftig als Formularcenter dient. Weisen Sie die Mitarbeiter an, keine Formulare mehr auf den PCs abzulegen und ab jetzt nur noch das zentrale Laufwerk zu nutzen. In diesem Laufwerk finden sich nun alle notwendigen Formularvorlagen, am besten jeweils in Versionen für die Textverarbeitung und im PDF-Format. Je nach Anzahl und Vielfalt kategorisieren Sie und erstellen entsprechende Dateiordner.
Wesentlich weniger Aufwand und schnelleren Zugriff auf Ihre Formulare erhalten Sie mit einem Formularmanagementsystem, wie es auch im webbasierte QM-System mangeno Q+ integriert ist. Es enthält auf Wunsch auch bereits branchenspezifische Formulare mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eigene Formulare können Sie einfach und schnell hochladen, den Ablageort angeben und so haben Sie immer die perfekte Übersicht über aktuelle Versionen. Alles ist direkt mit den entsprechenden Prozessen im QM-Modul vernetzt und somit für alle Teammitglieder leicht und schnell verfügbar. mangeno Q+ ist ISO9001 konform, innerhalb kürzester Zeit initialisiert und sofort zertifizierungsfähig.


mangeno Q+ ist unter https://www.mangeno.de erhältlich. Die Mangeno GmbH bietet unterstützend umfangreichen Support bei der individuellen Implementierung und der Erstellung fachlicher Inhalte, sowie einen Update-Service bei gesetzlichen oder normativen Änderungen.

Die Mangeno GmbH bietet langjährige Managementkompetenz aus unterschiedlichen Branchen und erstklassige IT-Umsetzung. Die Firmenphilosophie lautet "Management genial optimieren". Neben dem integrierten Managementsystem mangeno Q+ gehören außerdem Softwareentwicklung, Beratung und Schulung zum Leistungsportfolio.
Mangeno unterstützt praxisnah vor Ort, damit das Managementsystem optimal in den Arbeitsalltag integriert werden und aktiv zum Erfolg der Organisation beitragen kann.

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Datum: 02.11.2016 - 10:55 Uhr
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