Content-Systemwelten wachsen zusammen
ID: 1790595
SoftTrend Studie DMS-/ECM-Software 2020
Anwendungsgebiete von DMS-/ECM-Software (Quelle: SoftSelect GmbH)(firmenpresse) - Der Markt für DMS- bzw. ECM-Software hat sich in den vergangenen Jahren so rasant weiterentwickelt, wie kaum ein anderes Segment im Bereich der Business Software. Viele Disziplinen und Technologien wachsen hier zusammen und bieten Unternehmen ein reichhaltiges Instrumentarium für die Automatisierung und Steuerung der Dokumenten-basierten Arbeitsprozesse im Unternehmen: Künstliche Intelligenz und Machine Learning, Business Intelligence, Workflow-Automation oder Multi-Clouds sind nur einige Themenkomplexe, die heute in ECM-Strategien gebündelt Anwendung finden, um die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit und Produktivität entlang der Wertschöpfungskette zu steigern. Das Hamburger Marktforschungs- und Beratungshaus SoftSelect hat im Rahmen seiner aktuellen SoftTrend Studie DMS-/ECM-Software 2020 insgesamt 106 ECM-Lösungen unter die Lupe genommen und gibt Unternehmen eine umfassende Entscheidungshilfe für die eigene Wissens- und Content-Strategie an die Hand.
20.000 - über so viele Dateien verfügt jeder PC-Anwender Schätzungen zufolge im Durchschnitt in den File-Systemen deutscher Unternehmen - Cloud-Speicher, Exchange- oder Sharepoint-Server noch nicht eingerechnet. Lediglich 15 % davon seien relevant, der Rest von unbekanntem Wert, redundant, trivial oder obsolet. Der größte Teil unserer gespeicherten Daten ist zudem älter als zwei Jahre und daher von fraglichem Nutzen. Dass sich die Datenmenge alle zwei bis drei Jahre verdoppelt, schürt die Notwendigkeit von Unternehmen, Ordnung in das Datenchaos zu bringen.
Wachsende Anforderungen an Wissens- und Content-Strategie
Die Arbeitswelt befindet sich mitten in einem fundamentalen Veränderungsprozess, der neue Arbeitsmodelle, neue Formen der Zusammenarbeit und auch veränderte Arbeitsweisen zutage fördert. Die tägliche Nutzung von Mobil- und Cloud-Technologien haben dabei das Anforderungsprofil von Mitarbeitern nachhaltig beeinflusst. ECM- und DMS-Lösungen kommen in diesem Kontext eine wichtige Aufgabe zu, um die Daten, Medien und Dokumente effektiv zu organisieren und in bestehende Prozessketten einzubinden. Die betriebliche Praxis geht jedoch häufig nicht mit den Unternehmenszielen konform: In vielen Unternehmen herrscht bis heute eine Schatten-IT, deren Risiken nur schwer in den Griff zu bekommen sind. So werden betriebliche Dokumente in Ermangelung geeigneter Arbeitsroutinen etwa über private E-Mail Accounts versendet, in der Cloud, auf Mobilgeräten oder auf USB-Sticks gespeichert oder über Filesharing- und Messenger-Dienste geteilt. Diese Vorgehensweisen verstoßen nicht nur gegen übliche Compliance-Vorgaben, sondern entziehen sich auch weitgehend einer betrieblichen Kontrolle und bergen damit enorme Geschäftsrisiken. IT und Management stehen damit vor der Herausforderung, Prozessbeteiligten einen ergonomischen, sicheren und Unternehmensziel-konformen Zugang zu Informationen oder Dokumenten zu gewährleisten.
Anwendungsgebiete von ECM-Software
Während ECM- und DMS-Lösungen früher klassischerweise Bereiche wie Archivierung und Dokumentenverwaltung umfassten, werden diesem Lösungskomplex heute auch prozess- und kollaborationsbezogene Themenbereiche sowie Report Tools (BI) zugeschrieben. In den vergangenen Jahren hat nicht nur eine neue Generation von Cloud-fähigen, auf kollaborative Prozesse ausgerichtete ECM-/ DMS-Systeme Einzug gehalten. Auch die Systemwelten im Bereich ERP, HR, CRM, Rechnungswesen, Service oder Projektmanagement haben ihr Leistungsspektrum zur Unterstützung Dokumenten-basierter Geschäftsprozesse signifikant weiterentwickelt und stoßen mit großen Schritten in den Markt vor.
Während die meisten Lösungen insbesondere die Bereiche Dokumentenverwaltung, Workflowmanagement, revisionssichere Archivierung, E-Mail-Archivierung und Collaboration abdecken, werden die Anwendungsfelder Eingangsrechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement, Antragswesen und Intranet nur von Wenigen erfüllt.
Inputmanagement - erster Schritt zum "Digital Office"
Mit einer Kombination aus Scanner- und Capture-Technologien lässt sich das Handling von schwach und unstrukturierten Daten, die in Unternehmen mitunter sehr zeitaufwändig sein können, enorm vereinfachen. Eine Volltext OCR Texterkennung, die automatische Indexierung von Dokumenten und die Ad-hoc OCR zur Übernahme von Einzelwerten gehören heute zum Standard der meisten Lösungen. Die Prüfung von Leseergebnissen, eine Formular-basierte Beleglesung sowie die Möglichkeit, Regeln für unstrukturierte Dokumente frei zu definieren sind mit über 70 % Abdeckung ebenfalls weit verbreitet. Fortgeschrittene Inputmanagementlösungen bieten zudem Elemente künstlicher Intelligenz in Form von Trainingsfunktionen, die der Anwendung ermöglicht zu erlernen, unstrukturierte Dokumente zu erfassen.
Einsatz von Metadaten für die Dokumentensuche und -verwaltung
Die Dokumentenverwaltung stellt gewissermaßen das Herzstück einer ECM-Lösung dar. Zum Standardumfang gehört etwa die Rechte- und Freigabeverwaltung für Dokumente, Versionierungsfunktionen sowie Check-in/ Check-out-Funktionen für die exklusive Bearbeitung von Dokumenten. Angesichts der Massen an Content, die heute in Unternehmen gespeichert und verwaltet werden müssen, gewinnen vor allem Filteroptionen und Meta-Daten an Bedeutung. Mit Hilfe dieser Zusatzdaten lassen sich Dokumente auch großer Content-Pools binnen kurzer Zeit mit intuitiver Suche auffindbar machen. Während vielen CRM-, Projektmanagement- und Groupware-Anwendungen häufig einzelne Dimensionen für eine Komfortsuche fehlen, bieten viele dedizierte ECM-Lösungsanbieter ein umfangreiches Spektrum an Suchroutinen. Am häufigsten kommen bei den untersuchten Systemen die Volltextsuche (98 %), Dokumentenanzeigefunkionen (96 %) und die Attribut-/ Metadatensuche (90 %) zur Anwendung. Metadaten Editoren und Annotationsfunktionen, also die Fähigkeit Dokumente um getrennt gespeicherte Anmerkungen und Zusatzinformationen zu ergänzen, werden ebenfalls von vielen DMS-Systemen ermöglicht.
ECM in der Cloud
Die Bereitstellungsmodelle reichen von Cloud- über den Hybrid- und Appliance-Betrieb bis zur lokalen Anwendung. Während nahezu alle ECM-Anbieter (92 %) ihre Lösung für den Inhouse-Betrieb bereitstellen, bieten 61 % der Anbieter auch einen SaaS-Betrieb an. Davon profitieren auch Systemintegratoren, die vor allem bei der Umsetzung von Multi-Clouds deutlich mehr Optionen an die Hand bekommen. Indem ein Teil der Inhalte lokal und ein anderer Teil in der Cloud gespeichert und synchronisiert wird (Hybrid Cloud), wollen Unternehmen die Anforderungen im Hinblick auf Kontrolle kritischer Daten und Compliance wahren, aber gleichzeitig Anwendern und Partner mehr Flexibilität beim Zugriff bieten.
Erweiterung um Groupware-, Collaboration- und Workflow-Features
Insbesondere im Bereich der Groupware- und Collaboration-Funktionen haben sich die ECM-Lösungen in den vergangenen Jahren sprunghaft weiterentwickelt. Zu den absoluten Basics gehören Funktionen zur Terminüberwachung und Wiedervorlage sowie die automatisierte Zuordbarkeit der Eingangspost zu Teams, Vorgängen und Projekten. Um dem Anspruch von Anwendern an ein digitales Büro gerecht zu werden, bieten heute die Mehrheit der Lösungen zudem virtuelle Projekträume, die charakteristisch für "echte" Collaboration-Produkte sind, sowie die Synchronisation mit MS Outlook und eine Schnittstelle zu MS Sharepoint. Workflow-Komponenten sind heute ebenfalls ein kardinaler Bestandteil von ECM-Lösungen. Die Hinterlegung von Freigaberegeln auf Belegebene, zeit- und ereignisgesteuerte Eskalationsmechanismen und Ad-hoc Workflows zur Vereinfachung unstrukturierter Prozesse sollen die Modellierung von Geschäftsprozessen unterstützen und damit nachhaltig zur Automatisierung von Unternehmensabläufen beitragen.
DMS-/ECM-Software Studie 2020 und kostenfreies Management Summary anfordern
Mit der SoftTrend Studie 292 - DMS-/ECM-Software 2020 bietet die SoftSelect GmbH Unternehmen eine fundierte Entscheidungshilfe und zeigt aktuelle Trends und Entwicklungen bei ECM-Systemen auf. Die im ersten Quartal 2020 erschienene Studie inklusive der Leistungsprofile der untersuchten Lösungen kann für 150EUR hier angefordert werden (Management Summary ist kostenfrei).Weitere Infos zu dieser Pressemeldung:
Themen in dieser Pressemitteilung:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH hat sich mit ihren Dienstleistungen auf das Umfeld der Informationstechnologie spezialisiert. Zum Tätigkeitsgebiet gehört neben der Veröffentlichung von Studien und Marktübersichten zu ausgewählten Softwarethemen sowie dem Management-Consulting vor allem die neutrale Beratung bei der Auswahl von Geschäftsapplikationen. Hierzu bietet das Unternehmen neben der persönlichen Durchführung von Beratungsprojekten eine herstellerneutrale Software- und Serviceauswahl mittels des Softwareauswahl-Portals www.softselect.de an.
Innerhalb des Unternehmensbereichs SoftTrend werden darüber hinaus regelmäßig Untersuchungen wie Marktanalysen oder Produktstudien sowie Beiträge und Artikel in Fachpublikationen veröffentlicht. Die SoftSelect GmbH informiert auf diese Weise die Marktteilnehmer im deutschsprachigen IT-Umfeld mit hoch qualifizierten und unabhängigen Berichterstattungen.
trendlux pr GmbH
Petra Spielmann
Oeverseestraße 10-12
22769 Hamburg
ps(at)trendlux.de
+49 (0) 40 - 800 80 990 ?0
http://www.trendlux.de
Datum: 05.02.2020 - 13:00 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1790595
Anzahl Zeichen: 8668
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Michael Gottwald
Stadt:
Hamburg
Telefon: +49 (0) 40 - 870 875 - 0
Kategorie:
New Media & Software
Diese Pressemitteilung wurde bisher 711 mal aufgerufen.
Die Pressemitteilung mit dem Titel:
"Content-Systemwelten wachsen zusammen"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
SoftSelect GmbH (Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).
Die digitale Transformation im Mittelstand schreitet rasant voran. Die neue SoftTrend Studie 304 - ERP-Software 2025/26 zeigt: Künstliche Intelligenz (KI), hybride Multi-Cloud-Strategien und plattformbasierte Geschäftsmodelle sind die zentralen Treiber für die Weiterentwicklung von ERP-Systemen.
SoftSelect HR-Software Studie 2025/26: Trends im Personalmanagement - 117 Systeme im Vergleich ...
Die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch: Fachkräftemangel, digitale Transformation und neue Erwartungen an Arbeitgeber fordern Unternehmen mehr denn je heraus. Flexibilität, moderne Führungskultur und kontinuierliche Weiterbildung sind entscheidend, um Mitarbeiter zu binden und Organisationen zu
Die Zukunft der HR: Mit modernen Softwarelösungen Mitarbeiterengagement und -bindung sichern ...
Personalabteilungen stehen in Zeiten von Fachkräftemangel, digitaler Transformation und dem demografischen Wandel vor großen Herausforderungen. Unternehmen stehen nicht nur in der Pflicht, die Mitarbeiterbindung, das Engagement und die Zufriedenheit über die gesamte Employee Journey zu fördern,
Weitere Mitteilungen von SoftSelect GmbH
Neues, ultra-robustes Android Tablet: Handheld bringt das ALGIZ RT8 an den Start ...
Das neue, ultra-robuste Tablet Algiz RT8 ist für alle Arbeitsumgebungen gewappnet. Selbst bei extremen Temperaturen, Vibrationen, Stürzen, Wasser und Staub arbeitet es zuverlässig. Mit dem Betriebssystem Android 9.0 ermöglicht das einzigartige 8-Zoll-Tablet schnelleres und effizienteres Arbeiten
Bewusstsein für IT- und Cybersicherheit schaffen ...
Das IT-Forum Oberberg startete mit einer Informationsveranstaltung zum Thema IT- und Cybersicherheit ins neue Jahr. Rund 80 Mitglieder und Interessenten folgten der Einladung in das Büro des Prüfungs- und Beratungsunternehmens dhpg in Gummersbach. Ziel war es, zu Beginn des Jahres noch einmal vers
Auszeichnung für Zutrittsleser: INTUS 700slim erhält den Design Plus Award 2020 zur Light + Building in Frankfurt ...
PCS erhält für den INTUS Zutrittsleser 700slim den Design Plus Award 2020 des Rats für Formgebung. Diese Auszeichnung verleiht die Jury an zukunftsfähige Produkte, die sich durch innovatives Design und energieeffiziente Technik abheben. Werte, die für die Light + Building als Weltleitmesse für
Echt oder Fake- ...
Ob Restaurants, Online-Shops oder sogar U-Bahn-Stationen, mittlerweile gibt es im Netz für so ziemlich alles Kundenbewertungen. 74 Prozent (Capterra-Umfrage) aller Verbraucherinnen und Verbraucher lesen vor einem Online-Kauf Bewertungen. Doch im Dickicht der unterschiedlichen Anbieter gilt es, echt
