Die Vertragslandkarte
ID: 1792318
Wie man Überschneidungen bei IT-Verträgen vermeiden kann
Die Welt der Verträge ist eine Eigene. Wer sich schon einmal im Dschungel von Vertragsnummern, Leistungsbeschreibungen, Preislisten, usw. verirrt hat kommt meist ohne Hilfe nicht mehr heraus. Damit man immer auf dem richtigen Pfad bleibt und erst gar nicht den Überblick verliert kann es helfen sich eine Landkarte anzulegen.
Bezogen auf vertragliche Leistungen wäre dies eine Vertragslandkarte. Natürlich ist das auf den ersten Blick keine Herausforderung. Mit gängigen Office-Anwendungen kann schnell eine Zeitleiste oder Tabelle mit Daten zu Verträgen erstellt werden. Werden noch ein paar Attribute wie Vertragspartner, Vertragslaufzeit, Fachbereich, Dienstleister, Preis usw. ergänzt, hat man schon eine schöne Übersicht. Die Schwierigkeit ergibt sich erst, wenn Vertragsinhalte voneinander abgegrenzt werden müssen.
Wie wäre es, wenn man eine einheitliche Darstellungsform für alle Verträge hätte, die auch hilft Lücken oder Überlappungen im Service aufzudecken und trotzdem noch der Anforderung von Übersichtlichkeit gerecht wird? Kann es sowas wirklich geben?
Ja, sofern man gewisse Regeln bei der Umsetzung berücksichtigt. Unter anderem muss man konsequent alle Services strukturiert aufnehmen und in einer Matrix abbilden. Dies gilt sowohl für interne wie auch für externe Services, die in Verträgen vereinbart werden.
WEG ZUR VERTRAGSLANDKARTE
Folgende Schritte führen zu einer Vertragslandkarte:
1.Erstellung einer Liste mit allen internen & externen Verträgen und Vereinbarungen und deren Attributen wie: Kennung, Titel, Laufzeit, Vertragspartner und weitere.
2.Erstellung einer leeren Matrix mit leeren Spalten- und Zeilenüberschriften
3.Jeden Vertrag durchsuchen nach Serviceobjekten und damit verknüpften Tätigkeiten. Beispiele: "Switch einbauen", "TK-Anlage entstören", "Angebot erstellen"
TIPP: Hier kann mit zwei unterschiedlich farbigen Textmarkern gearbeitet werden (z.B. blau für die Objekte/Subjekte und grün für die Tätigkeiten/Verben)
4.Die gefundenen Begriffe werden nun in die leere Matrix einsortiert. Serviceobjekte werden z.B. als Spalte gesammelt, Tätigkeiten als Zeile.
5.In der Schnittmenge zwischen Spalte und Zeile trägt man nun die Kennung des Vertrages ein. (siehe Schritt 1)
6. Nachdem ein Vertrag vollständig geprüft wurde, werden die Begriffe in den Spalten und Zeilen durch Oberbegriffe ersetzt. Es ist wichtig hier eine einheitliche Detailierungstiefe zu schaffen. Im Idealfall sind schon Prozesse und Themenblöcke/Gewerke ersichtlich.
7.Im vorletzten Schritt erfolgt die Sortierung der Prozess und Themenblöcke. Dabei können Prozesse z.B. anhand der folgenden Phasen sortiert werden: Plan, Build, Run
Für die Strukturierung der Themen können z.B. technische Systemmodelle herangezogen werden. Hinweis: Der Eintrag im Schnittpunkt (Vertragskennung)darf hierbei nicht verloren gehen.
8.Im letzten Schritt werden alle Verträge nach der genannten Methode durchsucht und in der Matrix abgebildet.
Im Ergebnis erhält man eine Matrix mit Prozessen und Themenblöcken, die die Servicelandschaft wiederspiegeln. Diese Matrix ist unsere Vertragslandkarte! Nach der Erstellung der Vertragslandkarte gilt es, diese auch zu verwenden
Die Vertragslandkarte richtig lesen
Die Vertragslandkarte kann nach Erstellung als "Poster" verwendet werden. Bei der Betrachtung ergeben sich drei mögliche Inhalte für einen Schnittpunkt, die im Folgenden erläutert und mit Maßnahmen versehen werden.
1. Gefüllter Schnittpunkt:
Bedeutung: Die Leistung für dieses Thema ist vertraglich geregelt;
Prüfung: Schnittpunkt mit weiteren Informationen anreichern und prüfen ob die Leistung vollständig ist. Weitere Informationen: Servicezeit, Mitarbeiterskill, Eingrenzungen / Ausschlüsse;
Maßnahme: Leistung i.O. → die Laufzeit der Verträge überwachen; Leistung n.i.O. → den Vertrag nochmals prüfen und fehlende Leistungsbestandteile nachverhandeln
2. Leerer Schnittpunkt
Bedeutung: Die Leistung für dieses Thema ist noch nicht durch einen Vertrag abgedeckt.
Prüfung: Prüfen warum die Leistung nicht abgedeckt ist: benachbarte Schnittpunkte/Verträge sichten, Abstimmung mit Themenverantwortlichen
Maßnahme: Bei Bedarf Leistung im Schnittpunkt ausschreiben
3. Mehrfach gefüllter Schnittpunkt
Bedeutung: Die Leistung für dieses Thema ist durch mehrere Verträge abgedeckt
Prüfung: Schnittpunkt mit weiteren Informationen anreichern und prüfen wie die Verträge zusammenhängen. Weitere Informationen: Servicezeit, Mitarbeiterskill, Eingrenzungen / Ausschlüsse
Maßnahme: Leistung doppelt: → Vertrag nochmals prüfen und nachverhandeln. Leistungen entfernen.
TIPP: Hierzu kann wieder auf eine farbliche Codierung oder auf Icons zurückgegriffen werden. Dabei darf die Legende natürlich nicht fehlen!
Hinweis: Es sollte beachtet werden, dass Verträge meist nach Themen (Spalten) betitelt werden, da sich hier die fachspezifischen Themen und auch die Aufbauorganisation meist am treffendsten wiederspiegeln. Demnach werden sich in den Spalten auch nicht zu viele verschieden Verträge befinden.
Nutzung für zukünftige Verträge
Nicht nur der Ist-Stand, sondern auch der Soll-Stand kann in einer Vertragslandkarte visualisiert werden. Dabei werden noch fehlende Spalten und Zeilen ergänzt und die Schnittpunkte im Soll ausgefüllt. Diese Soll-Landkarte bildet dann auch die Basis der Leistungsbeschreibung für die Ausschreibung von neuen Vertragsleistungen.
Fazit
Sicherlich gibt es auch andere Darstellungsmodelle, die einem bei der Steuerung von Verträgen helfen. Erfahrungsgemäß ist jedoch die bildliche Darstellung von Informationen in einem Raster für viele ein nützliches Instrument, um sich schnell zurecht zu finden und bei Fragen aussagefähig zu sein. Probieren Sie es doch einmal aus!
Weitere Infos zu dieser Pressemeldung:
Themen in dieser Pressemitteilung:
uebersicht-aller-vertraege
darstellungsform-von-vertraegen
luecken-in-vertraegen
ueberschneidungen-in-vertraegen
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die RÖWAPLAN AG wurde 1995 als Ingenieurbüro gegründet. Durch innovative Köpfe wuchs das Unternehmen und damit auch die Geschäftsbereiche. Mittlerweile bestehen wir aus den drei Geschäftsbereichen Ingenieurbüro, Beratung und Software. Im Ingenieurbüro unterstützen wir unsere Kunden bei Projekten in der technischen Gebäudeausrüstung (TGA). Hierbei führen wir Planungen, Ausschreibungen, Projektierungen und Beratungen für diverse Arten von Objekten und Maßnahmen durch.
Im Geschäftsbereich Beratung werden unsere Kunden bei der Entwicklung, dem Aufbau und der Bewertung optimaler Betriebsstrukturen sowie im ganzen Outsourcing Prozess unterstützt.
Unsere Software MEIN TEAM wurde von uns entwickelt, um Arbeitsabläufe schnell, pragmatisch, kostengünstig und standardkonform (BMPN und DIN) zu digitalisieren. Sie ist eine Softwareplattform und die Basis unserer Anwendungsfamilie und bildet unseren Geschäftsbereich Software.
RÖWAPLAN AG
Gabriele Bogdan
Hohenstadter Straße 11
73453 Abtsgmünd
073669626273
g.bogdan(at)roewaplan.de
Datum: 12.02.2020 - 09:20 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1792318
Anzahl Zeichen: 6259
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Frau Gabriele Bogdan
Stadt:
73453 Abtsgmünd
Telefon: 07366 9626 273
Kategorie:
Unternehmensberatung
Meldungsart: Unternehmensinfos
Versandart: Veröffentlichung
Freigabedatum: 12.02.2020
Diese Pressemitteilung wurde bisher 573 mal aufgerufen.
Die Pressemitteilung mit dem Titel:
"Die Vertragslandkarte"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
RÖWAPLAN AG (Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).
In unseren Fachtipps „Service Transition“ und „Beendigungsleistungen“ lesen Sie, wie wichtig Übergangsphasen für einen reibungslosen Verantwortungsübergang sind. Es kommt auf den Auftraggeber während eines Parallelbetrieb oder der Einführung eines neuen Service einiges zu: Es gilt, komp
Kennzahlen eines IT-Service ...
Welche große Bedeutung und Wichtigkeit Kennzahlen (KPIs) für die Qualität eines IT-Service einnehmen, lesen Sie im Fachtipp „IT-Service mit Kennzahlen messbar machen“. Im Fachtipp sind nicht nur die Aufgaben von KPIs, sondern auch die Ansprüche an die Kennzahlen erklärt. Bei der Definition
Die Angebotspräsentationen ...
Die Angebotspräsentationen Ein wichtiger und großer Meilenstein, innerhalb der Bewertungsphase, ist eine persönliche Präsentation der eingereichten Angebote durch die einzelnen Bieter. Die Erfahrung zeigt, dass vermeintliche Schwächen eines Angebots auf dem Papier, im persönlichen Gespräch
Weitere Mitteilungen von RÖWAPLAN AG
Elektromobilität: Europa war 2019 Vorreiter mit weltweit größtem Wachstum von 78% - weitere Dynamik in 2020 abzusehen ...
PwC-Analyse 2019: Europa mit dem weltweit stärksten Wachstum von E-Mobilität / Konsolidierung in China, erfolgreiche Produkte in den USA / Deutsche Hersteller kommen erst 2020 mit größeren Volumen auf den Markt: elektrische Fahrzeuge bestimmen den Gesamtabsatz / PwC-Experte Felix Kuhnert: &q
ALVAREZ& MARSAL eröffnet vierte Niederlassung in Deutschland ...
Alvarez & Marsal (A&M) erweitert seine Präsenz in Deutschland mit der Eröffnung seines vierten Regionalbüros in Düsseldorf. Das renommierte Beratungsunternehmen kann so vor Ort noch enger und fokussierter mit seinen Kunden zusammenarbeiten. Peter Platsch, A&M-Managing Director de
Consultingverband BDU stärkt seine Berufsgrundsätze weiter ...
Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) setzt seinen Weg der ständigen Qualitätsverbesserung im Consulting konsequent weiter fort. Der Beschluss der BDU-Mitgliederversammlung Ende 2019, die Unabhängigkeit der Beratungsleistung als wichtiges Qualitätsmerkmal explizit in die Beru
Bain-Report zum weltweiten Diamantenmarkt / Handelskrieg und Rezessionsangst lassen Nachfrage nach edlen Steinen sinken ...
Nach kurzem Aufschwung befindet sich die weltweite Diamantenindustrie wieder auf Abwärtskurs - 2019 dürfte der Umsatz bei Diamantschmuck um rund 2 Prozent zurückgehen - In den wichtigen Märkten USA und China sinkt das Interesse an Diamanten - Branche sollte mehr in Marketi
