Der Bieterworkshop
ID: 1810789
Wie man gute Angebote erhält
Das Ziel
Der Bieterworkshop dient dazu, bei allen interessierten und angefragten Bieter ein einheitliches Verständnis zur Ausschreibung zu schaffen und Unklarheiten aufzulösen. Dazu werden die einzelnen Ausschreibungsdokumente und der Ausschreibungsablauf erläutert. Nach dem Bieterworkshop sollten alle Bieter in der Lage sein, ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.
Es hat sich gezeigt, dass durch die verbale Erläuterung komplexer Ausschreibungsinhalte oft wesentliche Optimierungen am Angebot erzielt werden konnten. Auch Erläuterungen zu den auszufüllenden Dokumenten, wie beispielsweise Preislisten aus umfangreichen Preismodellen, werden von den Workshopteilnehmern meist dankend angenommen.
Die Vorbereitung
Bereits während der Erstellungsphase der Ausschreibung ist der Bieterworkshop im Zeitplan der Ausschreibung zu berücksichtigen. Dabei sollte genügend Vorlaufzeit für den Anmeldezeitraum und für die Vorbereitung eingeplant werden.
In der Regel werden bei der Veranstaltung folgende Themen durch den Auftraggeber präsentiert:
die zu beachtenden Rahmenbedingungen rund um das Ausschreibungsverfahren (z. B. die Zeitschiene)
Aufbau und Struktur der Ausschreibung (z. B. das Inhaltsverzeichnis der Leistungsbeschreibung)
ausgeschriebene Leistungsinhalte (z. B. die Servicezeiten)
Hinzu kommt die Möglichkeit, dass die Teilnehmer Fragen stellen können, die, wenn möglich, im Workshop direkt beantwortet, anschließend protokolliert und verteilt werden.
Um all diese Inhalte verständlich transportieren zu können, wird innerhalb der Vorbereitungsphase zum Workshop eine Präsentation erstellt, welche detaillierte Informationen zu den zuvor genannten Themenpunkten enthält. Des Weiteren wird festgelegt, welche Mitarbeiter die Moderation und Protokollierung des Workshops übernehmen und ob weitere Kollegen aus anderen Fachbereichen erforderlich sind, um gegebenenfalls fachspezifische Rückfragen der Bieter beantworten zu können.
Im Regelfall findet der Bieterworkshop in den Räumlichkeiten des Auftraggebers statt. Bei der Auswahl der Räumlichkeit ist die Anzahl der angemeldeten Bieter zu berücksichtigen und auf eine sinnvolle Bestuhlung zu achten. Neben ausreichenden Sitzplätzen freuen sich die Teilnehmer sicher auch über Getränke, Kaffee und einen kleinen Snack.
Eine Einladung zum Bieterworkshop wird an alle interessierten Bieter nach Veröffentlichung der Ausschreibung gesendet. Diese enthält Informationen, die wir auch sonst von Einladungen kennen:
Anlass; Titel des Ausschreibungsverfahrens; Datum und Uhrzeit; Dauer der Veranstaltung; Veranstaltungsort; Teilnehmerkreis; Anmeldungsformalitäten; Termin zur Teilnahmebestätigung; Anfahrtsweg; Parkmöglichkeiten; usw.
Ebenfalls werden weitere wichtige Informationen, wie z. B. das notwendige Anmelden an einem Empfang oder Pforte beim Eintreffen, in der Einladung mitgeteilt. Die Rückmeldung zur Anmeldung sollte durch die Bieter an eine zentrale Stelle und über einen vorher definierten Kommunikationsweg erfolgen. Möglichkeiten hierfür sind zum Beispiel: E-Mail-Postfach oder telefonische Anmeldung.
Die Nachbearbeitung
Im Nachgang an den Bieterworkshop erhalten alle am Ausschreibungsverfahren beteiligten Bieter, also auch Bieter, die nicht am Workshop teilnehmen konnten, ein ausführliches Protokoll zum Bieterworkshop.
Dieses Protokoll enthält alle im Workshop gestellten Fragen der Bieter und ist meist ein Teil der „Bieterfragenliste“.
Fazit
Auch wenn die Organisation und Vorbereitung eines Bieterworkshops einen gewissen Aufwand bedeutet, sollte dieser bei größerem Ausschreibungsvolumen eingeplant werden. Er kann unter anderem folgende Mehrwerte liefern: Angebotslücken werden geschlossen; Preise und Inhalte der Angebote verschiedener Bieter gleichen sich an und werden vergleichbarer; angefragte Leistung wird für den Bieter greifbarer und besser bepreisbar; Widersprüchliche Beschreibungen können vor Vertragsbeginn beseitigt werden.
Setzen Sie von Anfang an auf einen partnerschaftlichen, offenen Umgang mit den potenziellen Dienstleistern und helfen Sie ihnen beim Verstehen Ihres Service. Es wird sich für Sie langfristig lohnen. Weitere Infos zu dieser Pressemeldung:
Themen in dieser Pressemitteilung:
gute-angebote-erhalten
bieterworkshop
alle-bieter-auf-den-gleichen-kenntnisstand-bringen
wie-informiert-man-bieter
bieterkenntnis
bieterinformation
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die RÖWAPLAN AG wurde 1995 als Ingenieurbüro gegründet. Durch innovative Köpfe wuchs das Unternehmen und damit auch die Geschäftsbereiche. Mittlerweile bestehen wir aus den drei Geschäftsbereichen Ingenieurbüro, Beratung und Software. Im Ingenieurbüro unterstützen wir unsere Kunden bei Projekten in der technischen Gebäudeausrüstung (TGA). Hierbei führen wir Planungen, Ausschreibungen, Projektierungen und Beratungen für diverse Arten von Objekten und Maßnahmen durch.
Im Geschäftsbereich Beratung werden unsere Kunden bei der Entwicklung, dem Aufbau und der Bewertung optimaler Betriebsstrukturen sowie im ganzen Outsourcing Prozess unterstützt.
Unsere Software Mein Team wurde von uns entwickelt um Arbeitsabläufe schnell, pragmatisch, kostengünstig und standardkonform (BMPN und DIN) zu digitalisieren. Sie ist eine Softwareplattform und die Basis unserer Anwendungsfamilie und bildet unseren Geschäftsbereich Software.
Datum: 22.04.2020 - 09:10 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 1810789
Anzahl Zeichen: 4610
Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Frau Gabriele Bogdan
Stadt:
73453 Abtsgmünd
Telefon: 07366 9626 273
Kategorie:
Unternehmensberatung
Meldungsart: Unternehmensinfos
Versandart: Veröffentlichung
Diese Pressemitteilung wurde bisher 504 mal aufgerufen.
Die Pressemitteilung mit dem Titel:
"Der Bieterworkshop"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
RÖWAPLAN AG (Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).
