Die digitale Transformation aktiv mit der DOCBOX® gestalten: Wir managen Dokumente mit System. Auf dem Weg zum papierlosen Büro.

Berge aus Papier türmen sich in vielen Büros, füllen Ordner, Aktenschränke und Archive. Ob Geschäftsbriefe, Faxe, E-Mails, Verträge, Kostenvoranschläge, Rechnungen ... wo man hinsieht, nichts als Papier. Weder ist das umweltverträglich noch nachhaltig und meistens auch nicht den gesetzlichen Richtlinien entsprechend. Und in Zeiten von vermehrter Arbeit im Home-Office wird die ausgedruckte Rechnung schnell zum Objekt der Begierde: Wer bekommt sie wann und wie? Dabei ist die Lösung so einfach: Software zur digitalen Archivierung von Daten.

(firmenpresse) - Dank DMS Geschäftsprozesse optimieren
Das Dokumenten-Management-System (DMS) DOCBOX® aus dem Hause aktivweb in Bodenmais bietet eine revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung.
Die DOCBOX® steht sowohl serverbasiert als auch als Cloud-Lösung zur Verfügung. Die Cloud-Version ist absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premises).

Erfolg mit den DMS-Daten aus der Wolken-Infrastruktur
Mit einem Dokumenten-Management-System in der Cloud arbeiten Unternehmen papierlos, organisiert und effizient. Viele Unternehmen treten jetzt in die entscheidende Phase der Cloud-Nutzung ein und arbeiten mit Applikationen aus der Wolke.
Mit der DOCBOX®-Cloud-Lösung, der Software-as-a-Service (SaaS), eröffnen sich ganz neue Szenarien für nachhaltige Geschäftsstrategien, -modelle und -erfolge.
In der Cloud bekommen Kunden Zugriff auf alle gebuchten Module und können die DOCBOX® uneingeschränkt nutzen. Die Informationen sind sowohl bei der Übertragung als auch auf dem Datenträger verschlüsselt. Der Schutz und die Unabhängigkeit der Kundendaten stehen bei der DOCBOX®-Cloud-Version an erster Stelle.
Nutzer*innen der DOCBOX®-Cloud-Anwendung benötigen nur eine Internetverbindung. Schon können sie jederzeit und vollkommen ortsunabhängig auf relevante Firmendokumente und -daten zugreifen. Gerade Außendienst-Mitarbeitende oder Mitarbeitende, die auf dieselben Dokumente, etwa Angebote oder Rechnungen, von unterschiedlichen Arbeitsorten – Stichwort Home-Office – aus zugreifen müssen, fühlen sich mit der DOCBOX® aus der Wolke wie im siebten Himmel.


DMS mit der DOCBOX® in der Cloud bietet den Vorteil, dass Dokumente oder Prozesse über mehrere Endgeräte und Betriebssysteme hinweg bearbeitet werden können. Ob eine Datei auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer bearbeitet und gespeichert wird, spielt so keine Rolle mehr.
Auch für die langfristige Aufbewahrung von Dateien ist DMS-Software in der Cloud ideal. Elektronisch können Dateien nicht nur sicher unverändert und nachvollziehbar, also revisionssicher abgelegt, sondern bei Bedarf auch automatisiert und rechtskonform gelöscht werden. Das ist zum Beispiel für die Erfüllung der DSGVO oder bei Steuerdaten interessant, die für einen definierten Zeitraum archiviert werden müssen und für die es zusätzlich Pflichten zum Löschen gibt.

DMS mit Wiederfindungsgarantie
Die DOCBOX® ist das Dokumenten-Management-System mit Wiederfindungsgarantie. Sie ist in weniger als 15 Minuten einsatzbereit und hilft, Dokumente revisionssicher zu archivieren - analog zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). E-Mails können mit der DOCBOX® sowohl interaktiv aus der Anwendung als auch serverbasiert archiviert werden. Die Suche nach archivierten Mails erfolgt direkt aus der DOCBOX®. Die integrierte OCR-Software indiziert Dokumente bereits beim Scannen. Dadurch können Rechnungen und Verträge jederzeit und schnell wiedergefunden werden, vergleichbar einer Internet-Suchmaschine. Die enthaltene Drag & Drop-Funktion erleichtert das Arbeiten mit der DOCBOX® entscheidend. So können etwa vorhandene PDF-Dokumente bzw. ganze Ordner mit PDF-Dokumenten einfach per Mausklick im Eingangsfach abgelegt werden.
Ein weiteres herausragendes Merkmal ist der in der DOCBOX® enthaltene Direktdruckertreiber. Mit ihm können Ausdrucke aus jeder Windows-Software archiviert werden, beispielsweise also die in einer Warenwirtschaft erstellten Ausgangsrechnungen oder in MS-Office erstellte Geschäftsbriefe und Kalkulationen. Das jeweilige Dokument wird direkt der DOCBOX® zugewiesen und aufbewahrt. Ferner integriert sich die DOCBOX® flexibel und einfach in bereits bestehende ERP-Systeme. Dadurch lassen sich Ausgangsbelege automatisch in einen gemeinsamen Dokumentenpool ablegen und Belege oder komplette Akten direkt aus dem ERP-System heraus aufrufen.




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Bereitgestellt von Benutzer: StephenHahn
Datum: 24.11.2020 - 10:56 Uhr
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Cloud-Computing

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Freigabedatum: 24.11.2020

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