Digitalisierung von Dokumenten - warum sollte man sie durchführen?
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Dokumente sind eine wesentliche Säule für den Betrieb jedes Unternehmens. Jedes Unternehmen sollte daher darauf achten, seinen Umlauf ordnungsgemäß zu verwalten, ihn sicher und schnell zugänglich aufzubewahren und für einen angemessenen Schutz derjenigen Dokumente zu sorgen, die sensible und vertrauliche Daten enthalten. Die Realisierung all dieser Aufgaben wird durch die Digitalisierung von Dokumenten, für die sich immer mehr Unternehmen bewusst dem Zeitgeist folgend entscheiden, erheblich erleichtert.
Was ist die Digitalisierung von Dokumenten und welche Vorteile bietet sie?
Die Digitalisierung von Dokumenten ist der Prozess der Umwandlung von bisher in Papierform vorliegenden Materialien in elektronische Form. Vor allem Unternehmen, die mit großen Dokumentationsmengen arbeiten, entscheiden sich dafür, obwohl die Digitalisierung von Dokumenten auch für kleinere Firmen Vorteile bringt, die aus vielen Gründen nicht weiter auf der Basis einer in vielerlei Hinsicht problematischen Papierdokumentation arbeiten wollen. Die Digitalisierung ist mit zahlreichen Vorteilen verbunden, die praktisch jedes Unternehmen zu schätzen weiß, unabhängig vom Umfang seiner Aktivitäten, seiner Größe und seiner Branche.Die Speicherung von Firmendokumenten in elektronischer Form garantiert einen besseren Schutz vertraulicher und sensibler Daten, indem sie einen unbefugten Zugriff oder ein Durchsickern verhindert, dem versehentlichen Verlust, der Zerstörung oder dem Weglassen eines wichtigen Dokuments vorbeugt und autorisierten Mitarbeitern einen schnellen und bequemen Zugang zum Firmenarchiv ermöglicht. Es ist viel einfacher, Unternehmensdokumente zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, was die Qualität der darauf basierenden Entscheidungen beschleunigt und verbessert. Die Digitalisierung von Dokumenten und damit zusammenhängenden Prozessen ist ein wichtiger Schritt in die technologische und geschäftliche Zukunft und hebt das tägliche Funktionieren und die Abläufe eines Unternehmens auf eine ganz neue Ebene, die den Realitäten des digitalen Zeitalters entspricht.
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DMS-Systeme, d. h. Digitalisierung von Dokumenten in der Praxis
Die Digitalisierung von Dokumenten kann mit einem speziellen, dedizierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) durchgeführt werden. Abgesehen von der Funktionalität, die direkt mit der Erstellung, Speicherung und Archivierung der Dokumentation zusammenhängt, bieten die fortschrittlichsten auch eine Reihe von nützlichen Lösungen und Mechanismen, die u.a. auf der Automatisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen basieren, die es ermöglichen, den Dokumentenfluss in einer Organisation zu rationalisieren und die Ausführung aller damit verbundenen Aufgaben zu erleichtern und zu beschleunigen. Derzeit gibt es auf dem Markt für IT-Lösungen viele Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen, die vielfältige Funktionen und Möglichkeiten bieten.Neben den klassischen DMS-Systemen stehen den Unternehmen funktionale und flexible Low-Code-Plattformen zur Verfügung, die für die Erstellung von Geschäftsanwendungen und die Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen ohne Programmierung konzipiert sind und auch im Bereich DMS eine reichhaltige und nützliche Funktionalität bieten. Jedes Jahr greifen mehr und mehr Unternehmen auf sie zu. Das ist eine sehr gute Wahl, denn Low-Code-Plattformen der Spitzenklasse ermöglichen nicht nur die schnelle Erstellung kompletter, voll funktionsfähiger Business-Tools, sondern auch ein effizientes Änderungsmanagement auf jeder Stufe des Lebenszyklus einer Anwendung - auch nach ihrer produktiven Implementierung.Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Datum: 02.06.2021 - 12:15 Uhr
Sprache: Deutsch
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