So optimieren Unternehmen das Besuchermanagement
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Markus Baba, Area Sales Manager DACH bei HID Global (Quelle: HID Global)(firmenpresse) - 25. November 2021 – Ständig neue behördliche Regelungen während der Pandemie zwingen Unternehmen, ihre Prozesse immer wieder anzupassen. Organisationen mit hohem Besucheraufkommen sind davon besonders betroffen. HID Global (www.hidglobal.de), weltweit führender Anbieter von vertrauenswürdigen Identitätslösungen, erklärt die Vorteile eines umfassenden Besuchermanagementsystems.
„Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung“. Das Zitat des griechischen Philosophen Heraklit hat gerade in Zeiten der Pandemie wieder Konjunktur: Behördliche Auflagen mit stets kürzeren Gültigkeitszyklen stören den Betriebsablauf in Unternehmen erheblich und machen ständige Anpassungen erforderlich. Davon betroffen ist auch das Besuchermanagement, das schnell zum Produktivitätshemmnis werden kann, wenn Organisationen dafür noch manuelle Prozesse verwenden.
Um den Zugang von vielen Gästen effizient zu managen und schnell auf neue Vorschriften reagieren zu können, empfiehlt HID Global Unternehmen folgende Vorgehensweise:
1. Automatisierungsfunktion verwenden
Leider passiert es oft, dass Mitarbeiter ihre Besucher nicht voranmelden und somit für unnötige Verzögerungen bei der Registrierung am Empfang sorgen. Sie tragen den Besuch zwar in ihren Kalender ein, vergessen aber die Besucherverwaltungssoftware zu aktualisieren. Unternehmen sollten daher ein Besuchermanagementsystem einsetzen, das einen Besucher direkt aus einem Kalender-Tool des gastgebenden Mitarbeiters heraus registriert, wenn dieser den Besuchstermin einträgt. Für einen reibungslosen Start des Besuchs sollte die Lösung außerdem in der Lage sein, ein formelles Einladungsschreiben an den Gast zu senden, das Informationen über Verhaltensrichtlinien wie Abstandsregeln, Maskengebot und andere Vorsichtsmaßnahmen enthält.
2. Self-Service-Check-in implementieren
Mit berührungslosen Check-in-Kiosken im Eingangsbereich unterstützt ein optimales Besuchermanagementsystem das weitere Onboarding. Die darin integrierten und anpassbaren Anmeldeformulare bieten Unternehmen die Möglichkeit, notwendige Daten der Besucher etwa zu geltenden Sicherheits- oder Gesundheitsrichtlinien zu erfassen. Sobald ein Gast das Formular ausgefüllt hat, sollte die Lösung den gastgebenden Mitarbeiter per E-Mail oder SMS benachrichtigen. Wichtig ist außerdem, dass sie im Bedarfsfall einen Besucherausweis drucken oder elektronisch, etwa für Smartphones, bereitstellen kann.
3. Besucheraktivitäten dokumentieren
Besonders während einer Pandemie kann es erforderlich sein, dass Unternehmen Aktivitätsdaten von Gästen erfassen, um eine spätere Rückverfolgung von Kontakten zu ermöglichen. Eine Besuchermanagementlösung sollte daher eine Dokumentationsmöglichkeit von Besucheraktivitäten auf dem ganzen Gelände bieten. Das ist möglich, wenn sich Gäste nicht nur am Haupteingang über den ausgestellten Besucherausweis authentifizieren, sondern dieser auch als Zugangsberechtigung für zum Beispiel Konferenzräume und andere Unternehmensbereiche dient.
„Eine leistungsfähige Besuchermanagementlösung bildet den Besucher-Workflow vollständig ab: von Anfang bis Ende, also von der Anmeldung bis zur Abmeldung und alles dazwischen“, erklärt Markus Baba, Area Sales Manager DACH bei HID Global. „Sie muss aber auch flexibel sein, sodass Unternehmen auf neue Vorschriften schnell reagieren können. Zudem überzeugt sie durch eine einfache Bedienung und entlastet Mitarbeiter durch automatisierte Prozesse."
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
HID Global ist ein weltweit führender Anbieter von vertrauenswürdigen Identitätslösungen für Personen, Orte und Objekte. Die Identitätslösungen von HID Global ermöglichen einen sicheren und komfortablen Zugang zu physischen und digitalen Orten und eine Vernetzung von Objekten, die exakt identifiziert, überprüft und digital nachverfolgt werden können. Millionen Anwender weltweit nutzen Produkte und Services von HID Global und mehr als zwei Milliarden Objekte sind heute mittels Technologie von HID Global miteinander vernetzt. Das Unternehmen arbeitet mit Regierungen, Bildungsinstituten, Krankenhäusern, Finanzinstituten, Industrieunternehmen und einigen der innovativsten Firmen weltweit zusammen. HID Global mit Hauptsitz in Austin, Texas, in den USA beschäftigt weltweit über 4.000 Mitarbeiter und ist mit internationalen Niederlassungen in über 100 Ländern vertreten. HID Global ist ein Unternehmen der ASSA-ABLOY-Gruppe.
Weitere Informationen zum Unternehmen sind verfügbar unter www.hidglobal.de.
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Datum: 26.11.2021 - 10:18 Uhr
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