Swissport nutzt Managed Email Archivierungs Service von Arcplace
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Der Dienstleister für Airlines spart dank der Lösung zur revisionssicheren Email-Archivierung Zeit sowie Geld und vereinfacht Strukturen und Arbeitsabläufe
Die 1996 gegründete Swissport International AG ist der weltweit grösste Servicedienstleister für Fluggesellschaften und Airports und ist an 179 Flughäfen in 38 Ländern vertreten. Das Unternehmen beschäftigt über 32.000 Mitarbeiter und erwirtschaftete 2009 Einkünfte von etwa 1,1 Milliarden Euro. Swissport ist spezialisiert auf die Bodenabfertigungsdienste für Passagier und Gepäck, Innenreinigung, Wartung und Betankung von Flugzeugen, Luftfracht sowie viele weitere Servicedienste am Flughafen. Bisher wurden in dem Unternehmen geschäftsrelevante Emails ausgedruckt und über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von mindestens 10 Jahren in Aktenordnern archiviert. Allerdings lag die Entscheidung über Art und Häufigkeit der Archivierung sowie die Auswahl der zu sichernden Emails weitgehend in der Verantwortung der Mitarbeiter, waren somit nicht standardisiert und schwer kontrollierbar. Dank der vollständig ausgegliederten, modernen Archivierungslösung von Arcplace ist dies nun anders. Sie arbeitet fast unmerklich im Hintergrund, lässt den Mitarbeitern fast jede Freiheit und macht gleichzeitig das Arbeiten und ganz besonders die Durchführung von Suchvorgängen oder das Einhalten von Compliance Vorschriften viel einfacher. Durch die Reduzierung des Datenvolumens und die Optimierung der Leistungsfähigkeit des Systems wird der unveränderbare WORM-Speicher optimal genutzt und nicht nur physisch Platz eingespart.
Arcplace setzte sich im Rahmen einer Ausschreibung gegen vier Mitbewerber durch, weil das Unternehmen über grosse Erfahrung mit umfangreichen internationalen Projekten, eine hochleistungsfähige Lösung sowie ein professionelles Service-Team verfügte und darüber hinaus auch noch ein sehr gutes Preis/Leistungsverhältnis bot. Zunächst wurde der Schweizer Experte von Swissport beauftragt, ein Strategiepapier für eine internationale Email Archivierungs-Policy zu erstellen und festzulegen, was, wann und für wie lange gesichert werden muss. Hierbei galt es vor allem die länderspezifischen rechtlichen Aspekte bezüglich Datenschutz und Aufbewahrungspflichten zu berücksichtigen.
In einem zweiten Schritt wurde der Managed Email Archivierungs Service eingeführt. Experten der Arcplace AG betreiben und überwachen den Service. Bruno Riesen, Vice President IT & CIO bei Swissport: „Es war für uns höchste Zeit, diese Lösung einzuführen. Sie erfüllt alle unsere Anforderungen und ist dabei nicht nur revisionssicher, sehr benutzerfreundlich, hochskalierbar und sehr leistungsfähig, sondern auch noch kosteneffizient. Arcplace ist genau der richtige Partner für diese Aufgabe. Sowohl die Professionalität und Effizienz von Arcplace, als auch der Service haben uns voll überzeugt. Statt Beschränkungen erlassen zu müssen, ermöglicht es uns die neue Lösung die Nutzung von Emails als Kommunikationsmittel zu maximieren.“
Nach und nach, und in Übereinstimmung mit den Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Länder, werden alle Ländervertretungen der Swissport an die neue Lösung angeschlossen, bis das gesamte internationale Netzwerk mit der Managed Email Archivierungs Lösung von Arcplace arbeitet.
Zu einem späteren Zeitpunkt ist nach der Archivierung der Emails auch die Archivierung von Files geplant.
Robbert Spierings, Managing Director der Arcplace AG, äussert sich sehr zufrieden zum Verlauf des Projekts: „Die Herausforderungen das Projekts waren zum einen die technische Umsetzung und zum anderen die Beachtung und Umsetzung der Email Richtlinien der zahlreichen betroffenen Länder. Es galt einen Kompromiss zu finden, zwischen dem, was die Juristen für nötig erachteten und dem was das Business braucht. Dieser Prozess, eine theoretische Strategie in eine praktische Lösung umzusetzen, war nicht immer einfach, aber genau das macht dieses internationale Projekt so spannend und das Erreichen unseres Ziels so befriedigend. Darüber hinaus war die Zusammenarbeit mit dem Team von Swissport International in der Sache ungemein konstruktiv und von der Atmosphäre her sehr angenehm.“
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Arcplace AG
Die Schweizer Arcplace AG beschäftigt sich als Dienstleister mit den Bereichen Scanning, digitale Archivierung und Backup für Unternehmen. Durch die Kombination neuester Technologie mit innovativen Servicemodellen, wie Online, Cloud oder Managed Services, ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse hochwertige Lösungen zu äusserst wettbewerbsfähigen Preisen bereitzustellen. Es ist das Ziel von Arcplace, Lösungen zu schaffen um die Produktivität der Benutzer zu erhöhen, Risiken zu senken und die IT-Gesamtkosten zu reduzieren. Arcplace bietet auch spezifische Beratungsdienste an, welche Unternehmen in allen Phasen eines Projektes unterstützen.
Weitere Informationen unter: www.arcplace.ch
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Arcplace AG
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Datum: 05.05.2010 - 10:42 Uhr
Sprache: Deutsch
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Freigabedatum: 05.05.2010
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