Mitarbeiter im Mittelpunkt
ID: 2035120
Klare Regeln und Prozesse als Grundlage für ein eigenverantwortliches Bestellwesen indirekter Bedarfe
eProcurement-Systeme befähigen Mitarbeiter, den Einkauf von C-Teilen sowie indirekter Bedarfe selbstständig mit minimalem Arbeitsaufwand abzuwickeln. Wie so Freiräume für die strategisch entscheidende Beschaffung der A- und B-Teile gesetzt werden können, berichtet Michael Petri, Geschäftsführer und CCO von simple system.
Aufgaben effizient bewältigen und Abteilungen entlasten
Ein Unternehmen hat mit der Einführung von eProcurement viel zu gewinnen. Während Maverick-Buying den tatsächlichen Bedarf verschleiert, fördert eine Digitalisierung der Beschaffung die Transparenz. Einkäufer erhalten einen validen Überblick über Umsätze und Beschaffungspotenzial und können sich damit eine bessere Ausgangsposition bei den Jahresverhandlungen erarbeiten. Auf der einen Seite behält die Einkaufsabteilung die Kontrolle, indem sie die Lieferanten auswählt und die Lieferkonditionen aushandelt, Produktsegmente abgrenzt, Budgets und Freigabegrenzen festlegt sowie die Berechtigungen der Mitarbeiter definiert. Auf der anderen Seite ermöglicht ein integriertes Reporting jederzeit den Zugriff auf aktuelle Zahlen, darüber hinaus kann mit der Verknüpfung zum ERP-System die Beschaffung sogar in die Unternehmenssteuerung eingebunden werden. Den Mitarbeitern wird mehr Freiheit bei den Bestellungen eingeräumt – und innerhalb der vorgegebenen Begrenzungen kann damit die Kontrolle reduziert werden.
Das hat auch Auswirkungen auf nachgelagerte Bereiche wie Finance und interne Logistik. So geht die Konsolidierung der Lieferantenzahl in der Regel mit weniger Einzellieferungen einher, was zum einen die Verfügbarkeit des Materials verbessert, auf der anderen Seite eine Reduzierung von Schattenlagern ermöglicht und insgesamt die Prozesseffizienz erhöht. Da die Bestellungen elektronisch in der Finanzbuchhaltung vorliegen, kommt es nicht zu überraschenden Rechnungseingängen. Die Zuordnung wird durch die Digitalisierung vereinfacht und die Klärung offener Fragen beschleunigt. Dadurch kann auch die 14-tägige Skontofrist eingehalten und der Skontoabzug häufiger genutzt werden. Nicht zuletzt müssen aber auch die Bedarfsträger einen Vorteil in der elektronischen Beschaffung sehen. Nur wenn auch sie entlastet werden, wird eine digitale Bestellplattform von den Mitarbeitern angenommen – das ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.
Regelwerk festlegen
Eines sollte man sich bewusst machen: Digitalisierung bedeutet nicht, die herkömmlichen manuellen Prozesse 1:1 in der IT abzubilden. Das gilt auch in der Beschaffung. Beim traditionellen Verfahren wird erst kurz vor der Auftragserteilung geprüft, was wo gekauft werden soll. Dagegen werden beim eProcurement bereits mit der Einrichtung des Systems weitgehende Festlegungen getroffen. Diese Vorauswahl ermöglicht eine starke Straffung des Prozesses, da die Prüfung einer Bestellung wesentlich zügiger erfolgen kann. So lassen sich Prozesskosten um bis zu 40 Prozent senken. Welche Kosteneinsparungen tatsächlich realisiert werden können, ist abhängig vom jeweiligen Optimierungspotenzial bei den unternehmensspezifischen Abläufen und Prozesskosten im Einkauf. Zudem zielt die Verbesserung der Prozesseffizienz durch Digitalisierung nicht auf die Einsparung von Personalressourcen ab, sondern auf die Entlastung der Mitarbeiter. Dadurch werden zeitraubende Routinetätigkeiten stark reduziert, um stattdessen Kapazitäten für stärker wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen.
Schlanke Prozesse
An erster Stelle bei der Optimierung der Prozesse ist die Lieferantenauswahl zu nennen. Mit einigen wenigen strategischen Lieferanten werden Rahmenverträge geschlossen, die zum einen Preiskonditionen, zum anderen Produktbereiche betreffen. Nur die definierten Sortimente dieser Lieferanten stehen bei der Bestellung zur Verfügung, was die Suche und Auswahl erleichtert.
An zweiter Stelle sparen sich die Nutzer aufwändige Eingaben. Alle bestellrelevanten Informationen sind hinterlegt. Das betrifft sowohl Details zu den Produkten aus den elektronischen Katalogen als auch Angaben wie Kontierungstypen oder Lieferadresse. Gegebenenfalls können auch unterschiedliche Genehmigungsverfahren zur Auswahl angeboten werden. Über das Benutzerprofil ist jede Bestellung automatisch mit der richtigen Kostenstelle verknüpft. So kann jederzeit ein aktuelles Reporting erstellt werden, was zusätzliche Transparenz schafft.
Verantwortung übertragen
An dritter Stelle steht die Frage: Wer darf was? Genauer gesagt: Welcher Mitarbeiter bekommt Zugriff auf welchen Lieferanten oder auf welche Produktbereiche? Bis zu welchem Limit? Mit der entsprechenden Rechtevergabe wird die Prüfung, ob ein Mitarbeiter Produkt X von Lieferant Y bestellen darf, bereits vorweggenommen. Innerhalb der vorgegebenen Sortimente hat der Mitarbeiter die freie Wahl. Dadurch entfallen unnötige Rücksprachen und Freigaberunden, die den Prozess in die Länge ziehen. Mit der Definition von Freigrenzen, bis zu denen keine Genehmigung benötigt wird, kann dem Bedarfsträger zusätzlich Verantwortung übertragen werden – was auch eine Wertschätzung ausdrückt. Limits oder Budgets können sowohl nach Auftragswert als auch nach Stückpreis vergeben werden. Auch mehrstufige Freigabegrenzen sind im Rahmen eines Genehmigungsworkflows möglich.
Über Michael Petri
Seit 2021 verantwortet Michael Petri zusammen mit Sebastian Wiese das operative Geschäft von simple system und leitet als Chief Commercial Officer (CCO) die Business Unit Commercial der gleichnamigen Plattform für indirekte Beschaffung. Schwerpunkt des 36-Jährigen ist die strategische und nachhaltig erfolgreiche Weiterentwicklung des Unternehmens: Unter Petris Führung soll simple system als einfachste digitale Lösung für Beschaffung und Vertrieb im Mittelstand kundenorientiert und ambitioniert wachsen.Weitere Infos zu dieser Pressemeldung:
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Über simple system
simple system bietet seit 2000 eine Komplettlösung für die indirekte Beschaffung. Als Herzstück fungiert eine Plattform, die ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten bündelt und damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse entscheidend vereinfacht und verkürzt. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat das Münchner Unternehmen das innovative Tool im direkten Dialog mit seinen Einkäufern und Lieferanten stets weiterentwickelt, so dass es sich heute in jedes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System integrieren lässt. Als strategischer Partner begleitet simple system seine Einkäufer und Lieferanten darüber hinaus bei der digitalen Transformation ihrer Einkaufs- und Vertriebsprozesse und leistet Support bei der Implementierung effizienter Strukturen vor Ort. Das Kundenportfolio von simple system umfasst mehr als 1.500 überwiegend mittelständische Unternehmen auf der Einkaufsseite und über 700 Lieferanten. simple system beschäftigt aktuell 35 Mitarbeiter und vermittelt einen Umsatz von 150 Millionen Euro. Mehr unter www.simplesystem.com.
Datum: 22.02.2023 - 16:29 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 2035120
Anzahl Zeichen: 6590
Kontakt-Informationen:
Telefon: 04021993366
Kategorie:
Industrie 4.0
Meldungsart: Unternehmensinfos
Versandart: Veröffentlichung
Diese Pressemitteilung wurde bisher 418 mal aufgerufen.
Die Pressemitteilung mit dem Titel:
"Mitarbeiter im Mittelpunkt"
steht unter der journalistisch-redaktionellen Verantwortung von
simple system GmbH (Nachricht senden)
Beachten Sie bitte die weiteren Informationen zum Haftungsauschluß (gemäß TMG - TeleMedianGesetz) und dem Datenschutz (gemäß der DSGVO).
