Textbearbeitung meistern: Fortgeschrittene Funktionen und Tipps für Microsoft Word

Word gehört zu den bekanntesten und beliebtesten Textverarbeitungsprogrammen. Es ist in jedem Büro vorhanden und Kenntnisse darin sind oft Voraussetzung, um einen begehrten Job zu bekommen. Einfache Funktionen wie das Speichern von Dateien, das Verschieben von Texten oder das Öffnen von Dateien sind allgemein bekannt. In diesem Artikel werden einige Funktionen vorgestellt, die nicht jeder nutzt, welche aber die tägliche Arbeit sehr erleichtern. Auf Grundlagen wie Windows 10 kaufen, Word installieren und einfache Texte schreiben wird hier nicht eingegangen.

Arbeiten mit Format- und Dokumentvorlagen

Wer eine Lizenz für Office erworben hat, möchte damit sicherlich auch längere Texte schreiben und diese ansprechend gestalten. Um die Formatierung zu erleichtern, wurden sogenannte Formatvorlagen entwickelt, die einfach über das Menüband aufgerufen werden können. Bei der Installation von Word sind diese bereits eingerichtet und der Benutzer muss sie nur noch anklicken. Allerdings entsprechen sie nicht immer den Vorstellungen des Anwenders, sodass es sinnvoll ist, sie nach den eigenen Bedürfnissen zu verändern. So können Überschriften eine bestimmte Größe erhalten, mit einer bestimmten Schriftart versehen werden und sogar die Farbe lässt sich anpassen. Um eine Formatvorlage zu ändern, einfach mit der rechten Maustaste klicken und dann unter Bearbeiten die gewünschten Änderungen vornehmen.

Noch komfortabler ist es, mit Dokumentvorlagen zu arbeiten. Auf der Startseite befinden sich einige Dokumentvorlagen, die der Benutzer für seine Arbeit verwenden kann. Anwender, die immer wieder die gleiche Präsentation oder eine ähnliche Seminararbeit schreiben müssen, können diese auch als Dokumentvorlage abspeichern. Dabei wird die Vorlage wie gewohnt gespeichert. Nur nicht Word-Dokument wählen, sondern Vorlage und falls diese Makros enthält, dann diese entsprechend abspeichern.

Inhaltsverzeichnis einfügen

Das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen ist sehr umständlich und zeitaufwendig. Bei neuen Ideen kann es vorkommen, dass man diese etwas weiter vorne einfügen möchte und dann ändert sich die komplexe Struktur des Inhaltsverzeichnisses. Bei längeren Texten ist das Erstellen von Inhaltsverzeichnissen eine der wichtigsten Funktionen. Obwohl es sehr einfach ist, ist dieses Feature etwas versteckt. Zunächst setzt man den Cursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis entstehen soll. Jetzt auf Referenzen klicken, ganz links ist die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis. Der Benutzer kann zwischen verschiedenen Vorlagen wählen. Die Nummerierung des Inhaltsverzeichnisses erfolgt entsprechend der Struktur in der Formatvorlage, d.h. Überschriften erster Ordnung werden anders nummeriert als Überschriften zweiter Ordnung.

Arbeiten mit Makros

Wer täglich mit Word arbeitet, stellt schnell fest, dass immer wieder die gleichen Tastenkombinationen ausgeführt werden müssen. Diese können in einem Makro gespeichert und bei Bedarf aufgerufen werden. Das steigert die Produktivität enorm. Um ein Makro aufzuzeichnen, führt man einfach die Tastenkombinationen und Klicks durch, die benötigt werden, und zeichnet sie auf Punkt, klickt auf Ansicht, dann auf Makro und schließlich auf Makro aufzeichnen. Als nächstes gibt man dem Makro einen Namen und wenn es für alle Dokumente geändert werden soll, klickt man auf Alle Dokumente. Danach entscheidet der Benutzer, ob er dieses über eine Schaltfläche oder über die Tastatur ausführen möchte. Als nächstes klickt man auf den Namen des Makros und dann auf Hinzufügen. Nun kann ein Icon für das Makro ausgewählt werden. Schließlich wird das Makro über eine Schaltfläche ausgeführt. Führen Sie dann alle notwendigen Schritte aus, die das Makro enthalten soll. Zum Schluss auf Makro beenden klicken. Wer das Makro lieber mit einer Tastenkombination starten möchte, klickt auf die entsprechende Schaltfläche und gibt die gewünschte Kombination ein.

Fazit

Die hier gezeigten Beispiele stellen nur einen kleinen Ausschnitt der vielfältigen Möglichkeiten dar. Die automatische Generierung von Inhaltsverzeichnissen, die Verwendung von Makros und Formatvorlagen reichen jedoch schon aus, um die Produktivität deutlich zu steigern. So bleibt im Büro auch mal Zeit für ein Sudoku-Spiel.

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Datum: 09.02.2024 - 16:21 Uhr
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