Sparen mit dem Fuhrpark: So können Unternehmen ihre Kosten um bis zu 30 Prozent reduzieren

(ots) - Die meisten Unternehmen nutzen im Arbeitsalltag einen Fuhrpark. Dazu gehören Dienstwagen der Mitarbeiter genauso wie Lieferfahrzeuge, die permanent im Einsatz sind. In den meisten Fällen verursacht der Fuhrpark hohe laufende Kosten. Was einige Unternehmer nicht wissen: Mit den richtigen Sparmaßnahmen lassen sich diese Kosten um zehn bis 30 Prozent senken, ohne dass Abstriche bei der Qualität in Kauf genommen werden müssten.

Die zur Verfügung stehenden Optionen sind dabei vielfältig und reichen von der Auswahl der richtigen Leasingverträge über Spielräume bei der Wartung bis hin zur Nutzung von den richtigen Tank- und Ladekarten. Auch ein Blick auf die Auslastung der Fahrzeuge oder Optimierungspotenzial durch Digitalisierung sind denkbare Optionen. Warum der Fuhrpark oft so hohe Kosten verursacht und wie sich diese am effektivsten senken lassen, wird im folgenden Beitrag dargelegt.

Diese Kosten verursacht jedes Fahrzeug der Unternehmensflotte

Der Fuhrpark ist in vielen Unternehmen ein enormer Kostentreiber. Wirft man einen genaueren Blick auf die einzelnen Posten, wird auch schnell klar, warum das so ist.

1. Betriebskosten

Zunächst verursacht jedes Fahrzeug Betriebskosten. Dazu gehört der verbrauchte Kraftstoff – ein Aspekt, der zudem kaum zuverlässig kalkuliert werden kann, weil er den Preisschwankungen unterliegt. Auch Reparatur- und Wartungskosten müssen eingeplant werden, vor allem dann, wenn der Fuhrpark intensiv genutzt wird. Der Reifenverschleiß, Versicherungsprämien sowie regelmäßig anfallende Steuern und Gebühren, zum Beispiel für das Befahren von Mautstraßen, sind weitere Ausgaben, die Unternehmen kontinuierlich einplanen müssen.

2. Fixkosten

Hinzu kommen Fixkosten, die für jedes einzelne Auto anfallen. Dazu gehören die Anschaffungs- oder Leasingkosten, die das Unternehmensbudget empfindlich belasten. Auch der Wertverlust, der Jahr für Jahr über Abschreibungen geltend gemacht werden kann, muss bei der finanziellen Planung berücksichtigt werden. In manchen Betrieben entstehen zudem Personalkosten, wenn die Fahrzeuge von Fachkräften gelenkt oder verwaltet werden.



3. Faktor Mensch

Darüber hinaus wirkt sich auch das individuelle menschliche Verhalten auf die Kosten des Fuhrparks auf. Hier sind vor allem Punkte zu nennen, die mit erhöhtem Kraftstoffverbrauch einhergehen, beispielsweise das Leerlaufenlassen von Motoren, umständlich geplante Routen oder aggressives Fahrverhalten.

4. Administrative und prozessuale Aufwände

Nicht zuletzt entstehen weitere indirekte Kosten durch die Fuhrparkverwaltung. Es müssen Wartungen geplant, Schäden abgerechnet, Rechnungen geprüft und weitere organisatorische Maßnahmen durchgeführt werden – dafür benötigt es Arbeitszeit und Mitarbeiterressourcen.

Herausforderungen und Schwächen eines effektiven Fuhrparkmanagements

Der Fuhrpark birgt folglich zahlreiche Kosten, und je mehr Fahrzeuge er umfasst, desto höher fallen diese Kosten aus. Doch obwohl die Flotte in vielen Unternehmen eine so bedeutende Rolle einnimmt, findet ihre Organisation und Verwaltung oft eher nebenbei statt, mal gut, mal weniger gut. Selbst wenn ein Mitarbeiter als Fuhrparkmanager ernannt wird, ist dies noch keine Garantie dafür, dass er über umfassende Kenntnisse in diesem Bereich verfügt. Zwar gibt es mittlerweile gute Schulungen und Fortbildungen für Fuhrparkmanager, es handelt sich jedoch nicht um einen Ausbildungsberuf oder ähnliches.

Eine weitere Problematik entsteht dann, wenn die Fahrzeuge der Flotte mit einem simplen Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel, anstatt einer richtigen Fuhrparksoftware, verwaltet werden. Gewiss können mit Excel einfache Berechnungen durchgeführt werden, eine systematische Datenerfassung und vor allem Datenanalyse ist damit aber nicht möglich. Wer auf eine Fuhrparksoftware verzichtet, der sieht sich konfrontiert mit:


- einer mangelhaften Erfassung von Verbrauchsdaten: Kraftstoffverbrauch, Wartungskosten, Kilometerstände werden nicht systematisch oder unvollständig erfasst.
- keiner oder einer unzureichenden Auswertung: Gesammelte Daten werden nicht analysiert, um Trends, Ineffizienzen oder Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
- fehlenden Kennzahlen (KPIs): Es werden keine relevanten Leistungskennzahlen definiert und verfolgt, um den Erfolg von Maßnahmen zu messen.
- fehlenden Telematiksystemen: Möglichkeiten zur Nutzung von Echtzeit-Daten werden nicht genutzt.

Hinzu kommt mangelnde Effektivität bei der Beschaffung von Fahrzeugen. So werden viele Fahrzeuge zum Beispiel ohne langfristige Bedarfsplanung und ohne Berücksichtigung der Gesamtkostenbetrachtung, also Total Cost of Ownership (TCO), beschafft. Angebote verschiedener Lieferanten werden nicht ausreichend eingeholt und verglichen und Mengeneffekte bei der Beschaffung von Fahrzeugen oder Dienstleistungen werden nicht genutzt.

Einsparmöglichkeiten bei der Verwaltung und Organisation des Fuhrparks

Wer die Kosten seines Fuhrparks reduzieren möchte, muss zunächst eine Analyse der Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) durchführen. Diese bezieht nicht nur die Leasingrate oder die Anschaffungskosten mit ein, sondern berücksichtigt u.a. auch weitere Kostenfaktoren wie den Kraftstoffverbrauch oder die Emissionen des Fahrzeugs. Diese Punkte sollten auch dann Beachtung finden, wenn sich Mitarbeiter selbst ihre Dienstfahrzeuge aussuchen dürfen – der Bruttolistenpreis allein sagt nämlich noch nichts über die Gesamtkosten aus, die ein Fahrzeug verursacht.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, um die Kosten der Flotte zu reduzieren. Viele Hersteller sind beispielsweise zu Rahmenverträgen bereit oder gewähren Mengenrabatte bei größeren Bestellungen. Auch der Kraftstoffverbrauch ist ein wichtiger Kostenverursacher. Mithilfe von Schulungen zu spritsparendem und vorausschauendem Fahren, Tankkarten oder der bewussten Nutzung von sparsameren Fahrzeugmodellen kann hier deutlich gespart werden.

Zudem sollten die Fahrzeuge gut gepflegt und gewartet werden. Regelmäßige Inspektionen und das Einhalten der vorgeschriebenen Wartungsintervalle beugt beispielsweise Schäden vor, außerdem kann so der Restwert gesichert werden. Um die Anzahl der Wagen im Fuhrpark zu reduzieren, können Poolfahrzeuge eingeführt werden, die von mehreren Mitarbeitern bei Bedarf genutzt werden. Auch Carsharing beim Personal ist eine Möglichkeit, die die Auslastung erhöht.

Mit einer E-Flotte das Einsparpotenzial weiter steigern

Besonders viel Einsparpotenzial bietet zudem die Umstellung auf einen Fuhrpark, der ausschließlich elektrisch betrieben wird. Finanzielle Vorteile lassen sich dabei auf unterschiedlichen Ebenen realisieren. Das betrifft beispielsweise die niedrigeren Antriebskosten. Mit der zunehmenden Verknappung fossiler Energieträger und ihren stetig steigenden Kosten klettert auch der CO2-Preis – also die Abgabe auf den Ausstoß von Kohlendioxid – kontinuierlich nach oben.

Während er im Jahr 2024 noch bei 45€ pro Tonne lag, beträgt er 2025 bereits 55€. Ab dem Jahr 2027 wird voraussichtlich kein fester Preis mehr gelten: Stattdessen soll der CO2-Preis börslich gehandelt werden – ähnlich wie Aktien. Das macht die zukünftigen Kosten schwer kalkulierbar. Gleichzeitig sinken die Strompreise aktuell und lassen sich durch den Einsatz erneuerbarer Energien in Unternehmen noch weiter senken.

Zusätzliche Einsparpotenziale ergeben sich durch steuerliche Erleichterungen und staatliche Förderprogramme. Diese reichen von direkten Kaufzuschüssen über Steuervergünstigungen bis hin zu attraktiven Versicherungskonditionen sowie – abhängig vom Standort – reduzierten Parkgebühren. Auch die oft kritisierte Wertstabilität hat sich verbessert, was sich positiv auf Finanzierungskonditionen auswirkt.

Über Alexander Schuh:

Alexander Schuh ist Geschäftsführer der Alexander Schuh GmbH und seit über einem Jahrzehnt als unabhängiger Mobilitätsexperte tätig. Sein Unternehmen berät Firmen bei der Entwicklung nachhaltiger, rechtssicherer und zukunftsfähiger Mobilitätsstrategien. Mit einem ganzheitlichen Ansatz unterstützt er Firmen dabei, Fuhrparks zu optimieren, Kosten zu senken und rechtliche Risiken zu minimieren. Weitere Informationen unter: https://alexander-schuh.com/

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