Zeitmanagement
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Mit Planung zum Erfolg
Zeitmanagement(firmenpresse) - Viele Führungskräfte und verantwortliche Mitarbeiter leiden unter einem übervollen Kalender, die Aufgabenvielfalt ist groß und das tägliche Pensum oft nicht zu schaffen. Getrieben von den anfallenden und oftmals dringenden Arbeiten verlieren sie leicht das Ziel aus den Augen. Um wieder Herr über die eigene Zeit zu werden, die eigene Arbeitsorganisation zu verbessern und mehr freie Zeit für notwendige Regenerationsphasen zu finden, sollten Sie ein professionelles Zeitmanagement entwickeln.
Zu den wichtigsten Prinzipien für eine sinnvolle Aufgaben und Zeitplanung gehören konkrete Zielsetzungen, eine schriftliche Tagesplanung, Entscheidungen über Prioritäten und deren konsequente Umsetzung sowie eine regelmäßige Kontrolle der erreichten Ergebnisse.
Die erste Voraussetzung für ein sinnvolles Zeitmanagement sind spezifische und bewusst gewählte Zielformulierungen. Notieren Sie Ihre Aufgaben und Wünsche schriftlich in Ihrem Kalender oder persönlichen Zeitmanagement-Buch. Beachten Sie dabei die Regeln für "smarte" Ziele (spezifisch, messbar, aktiv beeinflussbar, realistisch, terminiert) und formulieren Sie Ihre Ziele stets positiv. Damit erzeugen Sie eine stärkere motivierende Wirkung. Fragen Sie sich bei jeder Tätigkeit, ob diese Sie Ihren Zielen näher bringt.
Planen Sie am Ende des Tages den nächsten Tag schriftlich und notieren Sie Ihre Aufgaben in einer To-do-Liste. Dies hilft Ihnen, die Übersicht zu behalten und nichts zu vergessen. So entlasten Sie sich und vermeiden einen der häufigsten Stressfaktoren. Wenn Sie einen Beruf ausüben, in dem Sie nur begrenzte Zeit zur Verfügung haben, aber stark an den erreichten Ergebnissen gemessen werden - beispielsweise im Vertrieb -, versuchen Sie primär, in der vorhandenen Zeit die ertragreichsten Tätigkeiten zu bewältigen (Maximalprinzip). Steht Ihnen nur begrenzte Energie zur Verfügung, formulieren Sie Ihre Ziele so, dass Sie mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen sind (Minimalprinzip). Verplanen Sie jeden Tag lediglich zu 60 Prozent, denn die restlichen 40 Prozent gehen meist für ungeplante und spontane Tätigkeiten verloren.
Anschließend entscheiden Sie über die notwendige Prioritätensetzung. Dazu können Sie das Prinzip ABC (A = sehr wichtige Kernaufgaben, B = wichtige Arbeiten und C = weniger wichtige Tätigkeiten) oder das Eisenhower-Modell verwenden, das jede Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet und diese in ein Raster nach ABCD einordnet. Dabei steht A für wichtig und dringend (selbst und sofort erledigen), B für wichtig und weniger dringend (terminieren und später selbst erledigen), C für dringend aber weniger wichtig (delegieren) und D für nicht dringend und nicht wichtig (zurückstellen oder dem Papierkorb übereignen).
Bei der Umsetzung der geplanten Tätigkeiten achten Sie auf einen geordneten Tagesablauf ohne Hektik. Gehen Sie zu einer vorher festgelegten Uhrzeit an Ihren Arbeitsort und checken Sie zunächst Ihre To-do-Liste. Wichtige A-Aufgaben sollten Sie in einer sogenannten "stillen Stunde" erledigen, in denen Sie wenig gestört werden können. Grenzen Sie sich gegenüber zusätzlichen Aufgaben ab und lernen Sie, auch mal "Nein" zu sagen. Am Ende des Tages kümmern Sie sich noch um schnell zu Erledigendes und weniger wichtige C-Aufgaben. Diese sollten Sie jedoch zu überschaubaren Arbeitspaketen bündeln, um sich nicht zu oft in einer Woche mit diesen Dingen beschäftigen zu müssen.
Den Abschluss eines jeden Tages bildet die Kontrolle Ihrer Zielsetzungen, um stets das Gefühl zu haben, die Zügel in der Hand zu halten. Die Beschäftigung mit professionellen Zeitmanagement-Techniken ist die sicherste Garantie und auch die Voraussetzung für regelmäßigen und geplanten Erfolg!
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Michael Fridrich schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer. Seit 2007 wirkt der Diplom-Betriebswirt als Business-Coach in Aachen, hält Vorlesungen an der dortigen Fachhochschule und ist gefragter Speaker. Der zertifizierte Trainer und Berater nach BaTB und BDVT wurde 2009 mit dem BaTB-Trainerpreis ausgezeichnet und ist Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift "Spitzenkompetenz". Als Spezialist für die Geschäftsbereiche Führung und Vertrieb bietet er Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Veranstaltungsformen an: Business-Coaching, Firmentrainings als Intensivtraining oder im XL-Format sowie offene Abendtrainings. Zu seinen Kunden gehören Geschäftsführer, Manager, Vertriebsleiter, Key Account Manager und vertriebsorientierte Mitarbeiter.
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Datum: 29.06.2010 - 09:47 Uhr
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