Digital, aber mit allen Printvorzügen und geschützt

Rechnungen leicht mit der gesetzlich vorgeschriebenen digitalen Signatur versehen - Wer kennt das nicht: Eigentlich sollte man abends noch so viel im Büro erledigen, doch die Rechnungen müssen zur Post, die bald schließt. Dort reiht man sich in die lange Schlange ebenfalls wartender Kunden ein. Endlich am Schalter angelangt, stellt man einmal mehr fest, wie viel Porto man jeden Monat nur für das Briefe versenden bezahlt. Das muss nicht sein.

(firmenpresse) - Es ist möglich, die Geschäftsdokumente mit elektronischer Signatur zu versehen. Damit lassen sich die Portokosten bis zu 90 Prozent senken. Das bedeutet: man kann sie via E-Mail versenden, hat aber alle rechtlichen Vorteile regulärer Papierdokumente. Seit 2001 sind diese Signaturen für den Vorsteuerabzug bei Unternehmen vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Sind elektronische Rechnungen unsigniert, sind sie für den Rechtsempfänger ungültig. Darüber hinaus riskiert ein rechnungsstellendes Unternehmen ohne entsprechende Signatur von seinen Mitbewerbern kostenpflichtig abgemahnt zu werden. Der Experte André Große von der Internetberater-Firma spiroconsult aus Tangstedt erklärt: "Die elektronische Signatur selbst hat die Eigenschaft, jederzeit den Inhalt sowie den Unterzeichner eines Dokumentes verifizierbar zu machen."

Große empfiehlt als autorisierter Vertriebspartner den signagate producer 3.0. Der ist gesetzeskonform und darüber hinaus in der Lage, PDF-Dokumente im bereits bestehenden Arbeitsablauf zu signieren. Hinzu kommt die Möglichkeit, alle Ausgangsdokumente von Papier auf elektronische PDF-Dateien umzustellen. Der besondere Vorteil hierbei: Weniger Papier, niedrigere Kosten und ein effektiv arbeitendes Archivierungssystem.

Der Ablauf ist einfach: Rechnungen werden wie gewohnt erstellt. Aber statt sie regulär auszudrucken, werden die Dokumente an den virtuellen signagate Drucker geschickt. Das Programm signagate producer 3.0. ermittelt anschließend automatisch den E-Mail-Empfänger aus der Rechnung, erstellt ein PDF-Dokument und signiert das mit einer rechtlich zugelassenen elektronischen Signatur. Im Anschluss wird das PDF an die automatisch generierte E-Mail angehängt und an den Empfänger versendet. Zeitgleich kann, bei Bedarf, eine örtliche Kopie der signierten Rechnung abgespeichert werden. André Große, der seit der gesetzlichen Regelung bei seinen mittelständischen und großen Kunden mit Lösungen wie signagate arbeitet, betont: "Im Gegensatz zu vielen anderen Produkten auf dem Markt, ist der signagate producer 3.0 wesentlich benutzerfreundlicher, kostengünstig und kann ohne viel Aufwand in schon bestehende Abläufe integriert werden."



Als vollständige Inhouse-Lösung eignet sich signagate bestens dazu, gesetzeskonforme Massen- und Einzelsignaturen zu erstellen. Egal, ob für eine Rechnung, Verträge oder andere Dokumente in Geschäftsprozessen. Auch bereits bestehende Rechnungen können so leicht und gesetzeskonform ohne großen Aufwand rückwirkend mit einer elektronischen Signatur versehen und an den Empfänger gesandt werden.

André Große fügt einen weiteren Vorteil an: "Das sogenannte ´online storage system für den signagate producer 3.0´, kurz OSS genannt, ermöglicht es, alle Dokumente sofort auf der eigenen Homepage online zu stellen - ohne weitern Aufwand. So haben die Kunden die Möglichkeit, neben den E-Mails die Dokumente ihren Kunden gleich in einem geschützten Bereich zugänglich zu machen. Hier finden diese auch eine Chronologie aller wichtigen Dokumente ohne zusätzliches Suchen." So werden nicht nur Kosten sondern auch Zeit gespart.
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Datum: 29.06.2010 - 17:47 Uhr
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Ansprechpartner: André Große
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Tangstedt

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New Media & Software

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