Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH deckt auf: Diese versteckten Zollfehler kosten Unternehmen jährlich Millionen
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Waren werden importiert und exportiert, Sendungen passieren die Grenze, Rechnungen werden bezahlt – zumindest auf den ersten Blick scheint alles reibungslos zu funktionieren. Die Zuständigkeiten für entsprechende Zollangelegenheiten sind dabei oftmals historisch gewachsen, Prozesse kaum dokumentiert, Entscheidungen stark auf einzelne Mitarbeiter oder externe Dienstleister verteilt. Solange keine Prüfung ansteht und keine offensichtlichen Probleme auftreten, hat das Thema für Entscheider und Verantwortliche damit kaum Relevanz. Ein gefährlicher Missstand, denn fehlerhafte Zolltarifnummern, unzutreffende Zollwerte oder falsch angewendete Verfahren summieren sich über Monate und Jahre hinweg zu erheblichen Mehrkosten. Gleichzeitig bleiben legale Spielräume wie Präferenzregelungen, besondere Verfahren oder Bewilligungen völlig ungenutzt. „Viele Unternehmen merken erst dann, wie groß der Schaden tatsächlich ist, wenn eine Zollprüfung die über Jahre gewachsenen Fehler sichtbar macht – dann geht es schnell um hohe Nachzahlungen, Bußgelder und enormen Zeitdruck“, erklärt Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH.
„Echte Abhilfe schafft hierbei nur ein kompromisslos strategischer Ansatz mit einer klaren Steuerung, verlässlichen Prozessen und digitalen Werkzeugen, sodass Unternehmen allen Risiken proaktiv begegnen und Potenziale vollständig nutzen können“, fügt sie hinzu. Seit 2013 begleitet Janine Lampprecht Firmen durch genau diese Situationen. Mit einem rund 25-köpfigen Team zählt die Grenzlotsen GmbH dabei zu den größeren spezialisierten Zollberatungen in Deutschland. Ihr Fokus liegt auf Konzernen und mittelständischen Unternehmen unterschiedlichster Branchen – stets mit dem Anspruch, Zoll nicht als reine Compliance-Aufgabe zu betrachten, sondern als strategisches Steuerungsinstrument auf Geschäftsführungsebene. Worin hierbei die größten Verbesserungspotenziale liegen und was mithilfe eines ganzheitlichen Konzepts zur Bewältigung aller Zollangelegenheiten möglich ist, verrät Janine Lampprecht hier.
Von zweifelhaften Zuständigkeiten bis zu fehleranfälligen Prozessen: Wo Unternehmen Geld verschenken und unnötige Risiken eingehen
Die Ursachen für hohe, oft unbemerkte Zollkosten liegen grundsätzlich nicht in einzelnen Ausrutschern, sondern in systemischen Schwächen. So bleiben kleine Fehler in datengetriebenen Zollparametern über lange Zeit unentdeckt und wirken bei jedem einzelnen Vorgang weiter. Besonders ins Gewicht fallen dabei drei zentrale Aspekte: falsch vergebene Zolltarifnummern, fehlerhafte Zollwerte und unzutreffend angewendete Verfahren. Sie treiben nicht nur Kosten, sondern erhöhen zugleich das Risiko erheblich. Die eigentliche Ursache liegt jedoch tiefer: Fehlendes Zollwissen im Unternehmen, unzureichende Prozess- und Steuerungskompetenz innerhalb der Zollfunktion sowie die mangelnde strategische Einbindung der Geschäftsführung schaffen ein Umfeld, in dem Unsicherheiten zur Normalität werden.
In der Praxis fehlen demnach klare Verantwortlichkeiten, verbindliche Standards, saubere Dokumentationen und regelmäßige Prüf- oder Monitoringroutinen. Hinzu kommt die Delegationsfalle: Operative Aufgaben werden an Spediteure oder externe Dienstleister abgegeben, ohne dass Datenqualität, Entscheidungslogik und Kostenwirkungen intern wirklich kontrolliert werden. Verstärkt wird dieses Risiko durch eine zunehmende regulatorische Dynamik, bei der neue Vorgaben auf veraltete Routinen treffen, sowie durch Digitalisierungsbestrebungen, die auf unsauberen Daten und geringer Digitalaffinität aufbauen. „Ohne belastbare Datenbasis kann dabei keine Besserung eintreten“, so Janine Lampprecht.
Das Potenzial durchdachter Zollprozesse: So geht es besser
Zollprozesse entfalten ihr volles Potenzial erst dann, wenn sie nicht isoliert als reine Compliance-Funktion betrachtet werden, sondern als strategischer Hebel entlang von Einkaufs- und Lieferketten. Auf dieser Basis ermöglichen sie es, Beschaffungsentscheidungen, Ursprungsfragen und Abkommenslogiken frühzeitig mitzudenken und so direkte Kosteneffekte zu erzielen. Besonders deutlich wird dies bei der Nutzung von Freihandelsabkommen und Präferenznachweisen: Einkaufsland, Warenursprung und saubere Nachweise beeinflussen maßgeblich die Höhe aller Abgaben. Werden diese Stellschrauben systematisch genutzt, lassen sich Zölle rechtssicher reduzieren. „Zoll bietet enorme Spielräume – vorausgesetzt, Unternehmen kennen ihre Daten und nutzen die vorhandenen Regelwerke konsequent zu ihrem Vorteil“, betont Janine Lampprecht.
Ein interner Audit schafft hierbei die nötige Transparenz über bestehende Risiken ebenso wie über ungenutzte Einsparpotenziale und bildet damit die Basis für eine klar definierte Prozesslandschaft. Daraus lassen sich Rollen, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen und ein belastbares Management-Reporting ableiten. In der Umsetzung rücken dabei zentrale Handlungsfelder in den Fokus: die Qualität von Stammdaten und Tarifierung, die konsequente Nutzung von Verfahren und Bewilligungen, eine aktive interne Steuerung statt blindem Outsourcing sowie die gezielte Qualifizierung aller Mitarbeiter. Ergänzt um regelmäßige Updates, Monitoring und klar geregelte Eskalationswege entsteht so ein Zollsystem, das steuerbar und belastbar ist. „Der Lohn dafür ist ein deutlich entspannteres Umfeld mit planbaren Kosten, weniger Prüfungsstress, geringeren Haftungs- und Bußgeldrisiken sowie schnelleren Abläufen“, so Janine Lampprecht abschließend.
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Datum: 15.01.2026 - 08:31 Uhr
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