Damit Aktenmüll nicht zum Datenleck wird - Informationen richtig löschen

Professionelle Lösungen beim Datenschutz sind für moderne Unternehmen unerlässlich. Die Cybersicherheit steht in dem Zusammenhang an erster Stelle. Dabei sind viele sensible Informationen nach wie vor auf Papier gedruckt. Wer bei der Aktenbeseitigung nicht auf Schutz von Informationen achtet, riskiert ein Datenleck oder externe Beschwerden. Mit diesen Sicherheitsmaßnahmen schützen sich erfolgreiche Unternehmen und auf Informationssicherheit bedachte Haushalte.


Offener Papierkorb genügt nicht - schreddern ist Pflicht


Viele Verbraucher werfen regelmäßig Unterlagen auf den Müll, in denen Bankdaten und andere Informationen enthalten sind. Und selbst in Unternehmen passiert es regelmäßig, dass Akten und Post unüberlegt im Papierkorb landen. Sobald deren Inhalt in der offenen Tonne vor dem Haus landet, haben Unbefugte an der Tonne leichtes Spiel beim Datenklau. Situationen wie diese sollte man bei sensiblen Informationen oder der Räumung persönlicher Archive unbedingt vermeiden. Wo es um Personalakten geht, ist das kleinteilige Vernichten nach den geltenden Aufbewahrungsfristen in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. Es gibt eigene DIN-Normen dazu. Sie regeln, was wie vernichtet werden muss.

Bei diesen Informationen ist höchste Vorsicht angesagt:
- Personalakten mit Informationen zu einzelnen Mitarbeitern
- Unterlagen mit Bankdaten, Passwörtern, PIN-Codes
- Patientenakten und persönliche Gesundheitsinformationen
- Schriftstücke mit Adressdaten und Kundennummern


Viele Unternehmen setzen auf externe Dienstleister


Ein Papierschredder aus dem Discounter garantiert noch keine korrekte Vernichtung von Akten. Eine zuverlässige Alternative sind spezialisierte Dienstleister für Aktenvernichtung. Behörden greifen heute ebenso auf dieses externe Angebot zurück, wie auch viele Unternehmen. Auch private Haushalte können diese nutzen. Sie holen die Materialien nach Absprache ab und kümmern sich ohne Ansicht um die Vernichtung der Informationen nach der geltenden Norm.

Relevant an der Stelle ist vor allem die DIN 66399, beziehungsweise die ISO/IEC 21964. Nach ihr werden die Materialien einer Sicherheitsstufe zugeordnet. Diese legt fest, wie penibel diese vernichtet werden müssen. Außerdem wird das Datenträgermaterial berücksichtigt. Auch Speichermedien wie CDs, USB-Sticks und Chipkarten können an Dienstleister übergeben werden. Für diese sind eigene Verfahren zur korrekten Informationsvernichtung vorgesehen. Insgesamt sieht die Norm sieben verschiedene Sicherheitsstufen vor. Bei der höchsten werden die Materialien derart kleinteilig vernichtet, dass selbst Geheimdienste und das Militär mit dem Ergebnis zufrieden sind. Für Materialien wie Personalakten genügt bereits die vierte Stufe.


So profitieren private Haushalte von professioneller Aktenvernichtung


Im Fall von Haushaltsauflösungen und wo Steuerunterlagen vernichtet werden sollen, leistet eine externe Aktenvernichtung gute Dienste. Kunden geben an, was für Datenträger exakt entsorgt werden sollen. Anschließend wählen sie einen spezialisierten Container in der passenden Größe. Diese Behälter haben meist einen Schlitz oder eine kleine Öffnung zum Einwerfen von Materialien. Ähnlich wie bei einem verschlossenen Sparschwein lässt sich der eingeworfene Inhalt nicht mehr ohne Weiteres entnehmen.

Nach einer vereinbarten Standzeit werden die Behälter abgeholt. Ihr Inhalt wird gemäß der vereinbarten Sicherheitsstufe entsorgt. Private Haushalte können sich sicher sein, dass die enthaltenen Informationen nicht mehr rekonstruierbar sind und keine persönlichen Daten in die falschen Hände geraten. Das Risiko von Betriebsspionage oder von Betrugsversuchen nach einem Datenleck lässt sich damit deutlich senken.

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Datum: 16.01.2026 - 12:20 Uhr
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