Marvin Jennrich von Jennrich IT über KI in der Kanzlei: Zwischen Effizienzgewinn und rechtlichem Abgrund

(ots) - Schnell verfügbar, leicht zu nutzen und auf den ersten Blick hilfreich: Viele Anwaltskanzleien setzen künstliche Intelligenz schon heute im Alltag ein, etwa für Textentwürfe, Übersetzungen oder die Analyse von Dokumenten. Was zunächst nach Entlastung klingt, kann jedoch schnell zum Risiko werden: Oft fehlt es an klaren Regeln, an Kontrolle und an einer belastbaren Strategie. Spätestens mit den Vorgaben des EU AI Act stellt sich deshalb eine drängende Frage: Wie lässt sich KI in der Kanzlei rechtssicher, datenschutzkonform und kontrolliert einsetzen?

In vielen Kanzleien wirkt der Einsatz von KI bislang pragmatisch und effizient, bei genauerem Hinsehen zeigen sich jedoch deutliche Lücken. Häufig gibt es weder dokumentierte Richtlinien noch eine strukturierte Risikobewertung. Damit bleibt unklar, welche Daten verarbeitet werden, wohin sie fließen und welche rechtlichen oder technischen Folgen daraus entstehen können. Besonders heikel wird es, wenn genutzte KI-Systeme auf Cloud-Technologien beruhen und Daten auf externen Servern verarbeitet werden, nicht selten außerhalb der Europäischen Union. Unter diesen Umständen kann nicht ausgeschlossen werden, dass eingegebene Informationen zu Trainingszwecken verwendet oder von Dritten eingesehen werden können, sofern keine vertraglichen oder technischen Schutzmaßnahmen greifen. Gleichzeitig gelten die Bundesrechtsanwaltsordnung, die Berufsordnung für Rechtsanwälte und die Datenschutz-Grundverordnung uneingeschränkt weiter. Mit dem EU AI Act kommen ab 2026 zudem verbindliche Pflichten hinzu. „Kanzleien, die KI-Systeme einsetzen, ohne ihre Rolle und Risiken zu analysieren, bewegen sich in einer rechtlichen Grauzone und setzen sich potenziellen Haftungs- und Reputationsrisiken aus“, warnt Marvin Jennrich, Gründer von Jennrich IT.

„Ich erlebe regelmäßig, dass Kanzleien entweder unkontrolliert auf jedes verfügbare KI-Tool zurückgreifen oder den Einsatz von KI vollständig vermeiden“, ergänzt der Spezialist für digitale Kanzleilösungen. „Beides ist gefährlich: Das eine birgt rechtliche und technische Risiken, das andere lässt wertvolles Effizienzpotenzial ungenutzt.“ Genau an diesem Punkt setzt Marvin Jennrich mit Jennrich IT an: Er ist auf digitale Kanzleistrategien und die Einführung KI-gestützter Prozesse in Anwaltskanzleien spezialisiert. Mit mehr als zehn Jahren Erfahrung in der Software- und Prozessentwicklung verbindet er technisches Wissen mit praktischer Erfahrung aus dem Kanzleialltag. Auf dieser Basis entwickelt Marvin Jennrich individuelle IT- und Compliance-Konzepte, analysiert Datenflüsse, Systemarchitekturen und Nutzungsszenarien und implementiert Governance-Strukturen für einen kontrollierten KI-Einsatz. Hinzu kommt seine Erfahrung mit typischen Kanzleiprozessen, etwa der Integration des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs, der Arbeit mit Dokumentenmanagementsystemen und automatisierten Abläufen. Worauf es dabei ankommt, verrät Marvin Jennrich hier.



Rollen und Risiken richtig einordnen

Der EU AI Act verlangt von Kanzleien zunächst eine klare Einordnung ihrer Rolle im Umgang mit KI-Systemen. In den meisten Fällen gelten Kanzleien als Nutzer, solange sie keine eigenen KI-Lösungen entwickeln oder unter eigenem Namen vertreiben. Anders sieht es aus, wenn individualisierte Systeme selbst entwickelt oder am Markt bereitgestellt werden. Dann erfolgt eine Einstufung als Anbieter, was deutlich weitergehende Pflichten nach sich zieht, darunter umfassende Dokumentation, laufende Überwachung der Systeme und ein strukturiertes Risikomanagement.

Auch für Nutzer endet die Verantwortung jedoch nicht. Entscheidend ist stets der konkrete Anwendungsfall. Einfache Anwendungen wie Textgenerierung oder Recherche gelten als weniger risikobehaftet. Sobald KI jedoch in sensiblen Bereichen eingesetzt wird, etwa bei Personalentscheidungen, steigen die Anforderungen deutlich. Solche Hochrisiko-Anwendungen erfordern eine lückenlose Dokumentation, transparente Entscheidungswege und eine jederzeit nachvollziehbare menschliche Kontrolle. „Wer heute nicht weiß, welche KI-Systeme in seiner Kanzlei laufen und in welche Risikokategorie sie fallen, wird 2026 vor einem ernsthaften Compliance-Problem stehen“, sagt Marvin Jennrich.

Warum menschliche Kontrolle unverzichtbar bleibt

KI-Systeme arbeiten probabilistisch. Das heißt: Sie erzeugen Ergebnisse auf Grundlage von Wahrscheinlichkeiten. Genau darin liegt ein Kernrisiko, denn solche Systeme können fehlerhafte oder sogar nicht existente Inhalte erzeugen. Für Kanzleien ist das mehr als ein technisches Detail. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit juristischer Ergebnisse bleibt immer beim Anwalt und bei der Kanzlei selbst, auch wenn KI im Einsatz war. Fehlen klare Prüfschritte, können fehlerhafte Inhalte ungewollt in Schriftsätze, Einschätzungen oder interne Abläufe einfließen. Die Folge sind erhebliche Haftungsrisiken. Deshalb braucht der Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Kanzlei stets verbindliche Kontrollmechanismen. „KI kann unterstützen, aber nicht die fachliche Prüfung ersetzen“, betont Marvin Jennrich.

Cloud, europäische Anbieter oder lokaler Betrieb?

Eine zentrale Weichenstellung betrifft auch das technische Betriebsmodell: Cloud-Lösungen sind oft leistungsfähig und schnell einsatzbereit. Gerade deshalb werden sie in vielen Kanzleien bevorzugt. Doch Bequemlichkeit allein darf nicht den Ausschlag geben. So ist vor jeder Nutzung zu prüfen, welche Vertragsbedingungen gelten, wie Daten verarbeitet werden und ob Zugriffe durch Dritte möglich sind. Besonders wichtig sind zwei Fragen: Werden Daten zu Trainingszwecken genutzt? Und findet ein Drittlandtransfer statt, also eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union? Genau hier entstehen oft erhebliche datenschutzrechtliche Risiken. Europäische Anbieter können Vorteile bieten, weil die Datenverarbeitung innerhalb der EU erfolgt und damit strengeren Datenschutzmaßstäben unterliegt.

Die höchste Datensouveränität bietet jedoch der lokale Betrieb. Dabei wird die KI vollständig in der eigenen IT-Infrastruktur der Kanzlei betrieben, ganz ohne externe Cloud-Dienste. Sämtliche Informationen bleiben damit intern. Vor allem bei besonders sensiblen Mandaten ist das ein gewichtiger Vorteil. Dem stehen allerdings höhere Investitionskosten und ein größerer Wartungsaufwand gegenüber, weil die technische Infrastruktur selbst betrieben und betreut werden muss. „Die Frage ist nicht, welches Modell das bequemste ist, sondern welches die Anforderungen von Datenschutz, Berufsrecht und Mandatssicherheit tatsächlich erfüllt“, erklärt Marvin Jennrich von Jennrich IT.

Governance: Klare Regeln statt Grauzonen

Technik allein reicht nicht aus. Ebenso wichtig sind interne Regeln, die den Einsatz von KI in der Kanzlei sauber ordnen. Es muss festgelegt werden, welche KI-Tools genutzt werden dürfen, unter welchen Bedingungen Daten verarbeitet werden und welche Informationen die Kanzlei niemals nach außen geben darf. Ebenso ist zu definieren, welche Daten extern verarbeitet werden dürfen und welche zwingend intern bleiben müssen.

Nicht geprüfte oder private KI-Tools haben in der Mandatsarbeit keinen Platz. Sie erfüllen die nötigen Compliance-Anforderungen in der Regel nicht und erhöhen das Risiko unkontrollierter Datenverarbeitung. Eine tragfähige Governance-Struktur schafft hier klare Rahmenbedingungen und definiert verbindliche Regeln für den Einsatz von KI in der Kanzlei. „Governance ist keine Bürokratie, sondern klare Kontrolle: Wer darf was nutzen, unter welchen Bedingungen und mit welchen Prüfpflichten? All das muss schriftlich fixiert sein“, so Marvin Jennrich von Jennrich IT.

Schulungen und Dokumentation als Pflicht

Ein weiterer Punkt wird häufig unterschätzt: der Kompetenznachweis. Der EU AI Act verlangt bereits seit 2025 den Nachweis von KI-Kompetenz innerhalb von Organisationen. In der Praxis bedeutet das dokumentierte Schulungen für Mitarbeiter. Diese Schulungen müssen vermitteln, wie KI-Systeme funktionieren, wo ihre Grenzen liegen und welche Risiken mit ihrer Nutzung verbunden sind. Nur so lässt sich ein sicherer und verantwortungsvoller Umgang gewährleisten.

Darüber hinaus gewinnen dokumentierte Nutzungskonzepte und transparente Kontrollmechanismen mit Blick auf die Anforderungen ab 2026 weiter an Bedeutung. Fehlt diese Dokumentation, entstehen schnell Organisations- und Haftungsrisiken. Zwar wird auf europäischer Ebene über ein sogenanntes KI-Omnibus-Paket diskutiert, das einzelne Regeln vereinfachen soll. An den grundlegenden Anforderungen an Governance und Kontrolle ändert das jedoch nichts. „Schulungen und Dokumentation sind keine optionalen Extras, sondern regulatorische Pflichten und gleichzeitig der wirksamste Schutz vor internen Fehlern im Umgang mit KI“, erläutert Marvin Jennrich.

Der Weg in eine sichere und leistungsfähige Kanzlei

Wer jetzt handelt, gewinnt mehr als nur Rechtssicherheit. Ein strukturierter, kontrollierter KI-Einsatz kann den Kanzleialltag spürbar entlasten, vor allem im Dokumentenmanagement und bei der Recherche. Klare Prozesse, passende technische Modelle und verbindliche Prüfmechanismen sorgen dafür, dass Effizienz und Sicherheit kein Widerspruch bleiben. Im Gegenteil: Sie gehören zusammen. So entsteht Schritt für Schritt ein belastbares Fundament. Kanzleien, die frühzeitig Standards setzen, Mitarbeiter schulen und kontrollierte technische Lösungen wählen, schaffen die Basis für langfristige rechtliche Sicherheit und organisatorische Stabilität. Diesen Weg muss keine Kanzlei allein gehen: Jennrich IT begleitet dabei von der ersten Risikoanalyse bis zur Umsetzung einer rechtssicheren KI-Strategie.

Sie möchten den KI-Einsatz in Ihrer Kanzlei rechtssicher und strategisch aufstellen? Dann vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Erstgespräch mit Marvin Jennrich und dem Team von Jennrich IT (https://jennrich-it.de/)!

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