SAP-integrierte Dokumentation für Planung und Controlling mit Allevo Studio

Aus statischen Anleitungen werden ausführbare Prozessschritte: So unterstützt Allevo Studio Finance-Abteilungen bei Planung, Automatisierung und Know-how-Transfer.

(PresseBox) - Wenn SAP-Dokumentation mehr Zeit kostet als sie spart

Es ist ein vertrautes Szenario im Controlling: Sie möchten eine SAP-Einstellung anpassen oder eine Änderung in SAP vornehmen – zum Beispiel beim Jahreswechsel die Timesets aktualisieren. Doch dann kommt die Unsicherheit: Welche SAP-Transaktion war das noch? Wie genau war der Ablauf? Also beginnt die Suche. Handbuch öffnen. Abschnitt finden. Schritte nachlesen. Zurück ins SAP-System wechseln. Eingaben manuell übertragen. Zwischendurch prüfen, ob alles passt.

Was folgt, ist kein Einzelfall, sondern Alltag in vielen Finance-Abteilungen: Ein Prozess, der Zeit kostet und unnötige Fehlerquellen schafft.

Das Problem: SAP-Dokumentation außerhalb des Systems

Klassische SAP-Dokumentationen haben ein strukturelles Problem: Sie sind vom System entkoppelt und liegen in Word-Dateien, PDFs oder Wikis. Das führt zu typischen Herausforderungen:

Ständiger Wechsel zwischen Dokumentation und SAP-System

Hoher manueller Aufwand bei der Umsetzung

Fehlende Übersicht über relevante SAP-Transaktionen

Veraltete oder unvollständige Anleitungen

Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben oder wenn Sie regelmäßig SAP-Transaktionen anzeigen, prüfen oder ausführen müssen, wird dieser Bruch im Arbeitsfluss zum Effizienzproblem.

Von der SAP-Anleitung zur ausführbaren Aktion

Was, wenn Ihre Dokumentation direkt im SAP-System verfügbar wäre? Nicht als Nachschlagewerk, sondern als aktiver Bestandteil des Prozesses? Allevo Studio verfolgt genau diesen Ansatz.

Sie erstellen eine strukturierte SAP-Anleitung mit klaren Schritten. Diese kann enthalten:

Beschreibungen von SAP-Einstellungen

Verlinkungen zu relevanten SAP-Transaktionen

Screenshots und ergänzende Hinweise

Die Besonderheit: Ihre SAP-Anleitung bleibt nicht passiv.

Mit der Funktion "Step ausführen" springen Sie direkt aus der Anleitung in die entsprechende SAP-Transaktion und führen den beschriebenen Schritt unmittelbar aus.



Ein Beispiel: Jahreswechsel

Sie erhöhen das Planjahr wie dokumentiert, speichern die Änderungen und kehren anschließend mit einem Klick wieder zurück zur Anleitung. Ein durchgängiger Workflow, ohne Systemwechsel und Medienbruch.

Know-how-Transfer im Controlling mit integrierter SAP-Dokumentation

Besonders im Controlling, wo Abläufe komplex sind und viele Details erfordern, lässt sich Wissen auf diese Weise strukturiert weitergeben.

Einheitliche, aktuelle SAP-Dokumentation für alle Beteiligten

Schneller Einstieg für neue Mitarbeitende

Weniger Rückfragen im Tagesgeschäft

Sichere Prozessdurchführung auch bei selten genutzten Abläufen

Die Dokumentation wird mit Allevo Studio vom statischen Archiv zum produktiven Werkzeug.

Allevo Studio für SAP-Dokumentation

Die größte Schwäche klassischer SAP-Dokumentation ist nicht der Inhalt sondern ihre fehlende Integration in den Arbeitsprozess. Mit dem Allevo Studio verschwindet genau diese Lücke: Dokumentation und Anwendung wachsen zusammen und es entsteht ein durchgängiger Prozess.

Flexibel einsetzbar – weit über die klassische Prozessdokumentation hinaus

Mit Allevo Studio lassen sich unterschiedliche Anforderungen abdecken:

Prozessdokumentationen für wiederkehrende Abläufe

Testdokumentationen für Systemänderungen

Technische Dokumentationen für komplexe Konfigurationen

Häufig gestellte Fragen:

Wie kann eine SAP-Anleitung direkt im System den Arbeitsaufwand reduzieren?

Wenn Dokumentationen in SAP selbst hinterlegt werden, können Anwender direkt aus der Anleitung in die entsprechenden SAP-Transaktionen springen. Dadurch entfallen manuelle Zwischenschritte, Suchzeiten und die Gefahr von Übertragungsfehlern, wodurch der Workflow deutlich effizienter wird.

Wie lässt sich eine bestehende externe SAP-Dokumentation effizient ins Allevo Studio übertragen?

Viele Unternehmen haben umfangreiche Dokumentationen in Word, PDF oder Excel. Mit dem Allevo Studio können diese Inhalte strukturiert importiert werden: Texte, Screenshots und Links zu SAP-Transaktionen lassen sich Schritt für Schritt übernehmen und in Hierarchien abbilden. So wird bestehendes Wissen direkt nutzbar, ohne dass alle Abläufe neu dokumentiert werden müssen.

Wie lässt sich die Konsistenz zwischen mehreren SAP-Anleitungen sicherstellen?

Durch zentrale Verwaltung im Allevo Studio und die Nutzung von Standardvorlagen für wiederkehrende Abläufe können Unternehmen sicherstellen, dass alle SAP-Anleitungen konsistent strukturiert und aktuell bleiben.

Können mehrere Teammitglieder gleichzeitig an einer SAP-Anleitung arbeiten?

Ja. Das Allevo Studio unterstützt die kollaborative Erstellung von SAP-Anleitungen. Änderungen werden versioniert, sodass mehrere Mitarbeitende parallel arbeiten können, ohne dass Inkonsistenzen oder Konflikte entstehen. Besonders für Teams im Controlling, die komplexe Prozesse dokumentieren, sorgt das für einheitliche Standards und weniger Rückfragen.

Lässt sich die Allevo Studio-Dokumentation für unterschiedliche Teams individualisieren?

Ja. Dokumentationsobjekte können je nach Team, Abteilung oder Verantwortlichem angepasst werden. So erhält jeder Anwender nur die relevanten SAP-Anleitungen, während zentrale Standards erhalten bleiben.

 

Sie haben Fragen oder wünschen mehr Informationen zu unserer SAP-Lösung Allevo? Dann kontaktieren Sie uns unter sales@kern.ag 

Die Kern AG verbindet Microsoft Excel und SAP ERP, denn sie bietet Lösungen für das Controlling, Finanzen, Vertrieb und Logistik in SAP und das Reporting in Excel. Das Produkt Allevo unterstützt u. a. Controller und Planer bei ihrer täglichen Arbeit, indem es die Effektivität im Controlling und der Finanzbuchhaltung dauerhaft steigert und gleichzeitig die Kosten senkt. Dabei wird Excel als Benutzeroberfläche und das eigene SAP-System zur Datenhaltung verwendet, was zu genaueren Analysen, einer geringeren Fehleranfälligkeit und effektiveren Planung führt. Das Excel-Add-in Sparks wird für das professionelle, einheitliche und übersichtliche Reporting in Excel verwendet. Mithilfe von Sparks lassen sich schnell und einfach Diagramme, Dashboards und Grafiken in Excel erstellen und auch in andere Dateiformate exportieren.

Die Anwendungen der Kern AG werden von Unternehmen aller Größen und Branchen genutzt. Ob Global Player oder lokale Institutionen - zu den Kunden zählen u. a. Aareal Bank, ADAC, adidas, ASV Bremen, AWISTA, Bayer, Bosch, Breuninger, Deichmann, EnBW, Harman/Becker, Hessisches Landesamt für Straßen und Verkehr, Lufthansa Service Gesellschaft, Migros, PricewaterhouseCoopers, Sick, Siemens, TUI InfoTec, TÜV Süd, WMF u. v. m.

Weitere Informationen finden Sie unter www.kern.ag.

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Datum: 30.06.2026 - 16:37 Uhr
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Ansprechpartner: Christian Bieber
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Freiburg

Telefon: 07617918780

Kategorie:

Softwareindustrie

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