Von 40 Stunden auf 5 Minuten: Wie die Christof Fischer GmbH mit docuglobe die Dokumentation automatisiert
ID: 2261014
Mit docuglobe entstehen anlagenspezifische Betriebsanleitungen automatisiert aus strukturierten Konfigurationsdaten
Ausgangslage bei Christof Fischer GmbH
Die Christof Fischer GmbH ist Teil der Fischer Kälte-Klima Gruppe und spezialisiert auf Lösungen in den Bereichen Kälte-, Klima- und Systemtechnik. Mit mehreren hundert Mitarbeitenden, über 5.000 Kunden und einem breiten Portfolio an modular aufgebauten Anlagen bewegt sich das Unternehmen in einem Umfeld mit hoher Variantenvielfalt und komplexen technischen Anforderungen.
Gerade diese Vielfalt ist ein zentraler Erfolgsfaktor – stellt jedoch gleichzeitig hohe Anforderungen an die Technische Dokumentation. Denn jede Anlage wird kundenspezifisch konfiguriert und unterscheidet sich in Aufbau, Komponenten und Funktionen.
Die Modularisierung der Produkte, die bereits in Konstruktion und Projektierung eine wichtige Rolle spielt, setzt sich deshalb konsequent in der Dokumentation fort.
Diese enge Verzahnung von Produktstruktur und Dokumentation war letztlich die entscheidende Voraussetzung dafür, die Dokumentation nicht nur zu optimieren, sondern weitgehend zu automatisieren.
Wenn Dokumentation zur Herausforderung wird
Jede Anlage ist anders. Jede Betriebsanleitung auch.
Was zunächst selbstverständlich klingt, wurde über Jahre hinweg zur echten Herausforderung. Denn mit jeder neuen Anlage begann auch die Dokumentation praktisch bei null: Inhalte mussten zusammengestellt, Varianten geprüft und technische Daten manuell übertragen werden.
Die zentrale Frage war dabei immer dieselbe: Welche Informationen gehören in genau diese Anleitung – und welche nicht?
Der Aufwand summierte sich schnell. Rund 40 Stunden benötigte die Technische Redaktion im Durchschnitt für eine einzige Betriebsanleitung.
„Wir standen immer wieder vor der gleichen Situation: Jede Anleitung musste individuell zusammengestellt werden. Das war aufwendig, fehleranfällig und kaum skalierbar“, erinnert sich Anke Hoffmann, Technische Redakteurin bei der Christof Fischer GmbH.
Der Wendepunkt: Eine einfache, aber radikale Frage
Statt weiter am bestehenden Prozess zu optimieren, stellte sich das Team eine grundlegendere Frage: Warum erstellen wir Dokumentation eigentlich manuell, wenn die relevanten Daten längst im Unternehmen vorhanden sind?
Diese Überlegung markierte den Wendepunkt. Denn plötzlich ging es nicht mehr darum, schneller zu schreiben – sondern darum, Dokumentation komplett neu zu denken.
Vom Schreiben zum Generieren
Der neue Ansatz war klar: Dokumentation sollte nicht mehr manuell erstellt, sondern mit docuglobe automatisch generiert werden.
„Automatisierung beginnt nicht im Redaktionssystem, sondern bei der Struktur der Inhalte und der Qualität der Daten“, sagt Christian Paul, Produktmanager für docuglobe bei der gds GmbH.
Dafür musste jedoch zunächst die Grundlage geschaffen werden. Inhalte wurden konsequent modularisiert, ein Masterdokument aufgebaut und alle Informationen strukturiert erfasst. Dieses Masterdokument bildet die „Summe aller Möglichkeiten“ und enthält sämtliche Inhalte, die für unterschiedliche Anlagenvarianten relevant sein können.
Welche Module später tatsächlich verwendet werden, entscheidet nicht mehr der Redakteur im Einzelfall – sondern ein klar definiertes Regelwerk.
Daten als Ausgangspunkt der Dokumentation
Der eigentliche Schlüssel zur Automatisierung liegt jedoch nicht in der Dokumentation selbst, sondern in den vorgelagerten Systemen.
Bei Christof Fischer liefert ein eigens entwickelter Konfigurator alle relevanten Informationen zu einer Anlage – von technischen Daten bis hin zu spezifischen Ausstattungsmerkmalen. Diese Daten werden strukturiert bereitgestellt, unter anderem als JSON- und CSV-Dateien sowie als zugehörige Grafiken und Zeichnungen.
„Der entscheidende Schritt war, diese Daten so aufzubereiten, dass sie direkt im Redaktionssystem verarbeitet werden können“, so Paul. „Erst dann wird echte Automatisierung möglich.“
Ein neuer Workflow entsteht
Auf dieser Grundlage wurde der gesamte Dokumentationsprozess neu gedacht.
Heute fließen die Daten aus dem Konfigurator direkt in das Redaktionssystem docuglobe. Dort werden Inhalte automatisch gefiltert, kombiniert und in die passende Struktur gebracht. Aus einem zentralen Masterdokument entsteht so innerhalb kürzester Zeit eine anlagenspezifische Betriebsanleitung.
„Wir haben den Prozess im Grunde umgedreht“, erklärt Hoffmann. „Früher haben wir Inhalte gesucht und zusammengestellt. Heute definieren wir Regeln – und das System erstellt daraus die passende Dokumentation.“
Das Ergebnis: Effizienz, Qualität und Entlastung
Die Auswirkungen dieses neuen Ansatzes sind deutlich spürbar.
Die Erstellung einer Betriebsanleitung dauert heute nicht mehr mehrere Tage, sondern nur noch wenige Minuten. Konkret konnte der Aufwand von rund 40 Stunden auf unter 5 Minuten reduziert werden.
„Diese Zeitersparnis ist natürlich enorm“, sagt Anke Hoffmann. „Aber genauso wichtig ist die Qualität. Die Dokumente sind konsistent und passen exakt zur jeweiligen Anlage.“
Auch im Service macht sich das bemerkbar: Rückfragen von Kunden gehen zurück, da die bereitgestellten Informationen präziser und vollständiger sind.
Die neue Rolle der Technischen Redaktion
Entgegen der naheliegenden Annahme hat die Automatisierung die Technische Redaktion nicht überflüssig gemacht – sondern ihre Rolle verändert.
„Die Redaktion wird zum Architekten der Inhalte“, beschreibt Paul. „Sie definiert Strukturen, Regeln und Standards. Die eigentliche Erstellung übernimmt das System.“
Auch Hoffmann bestätigt diese Entwicklung: „Wir beschäftigen uns heute viel stärker mit der Qualität und Struktur unserer Inhalte. Das ist ein ganz anderer Anspruch als früher.“
Voraussetzungen für den Erfolg
Die Ergebnisse bei Christof Fischer zeigen, welches Potenzial in der Automatisierung technischer Dokumentation steckt – und dass dieser Weg auch für andere Unternehmen realistisch ist.
Entscheidend ist dabei weniger die Ausgangssituation als vielmehr der Ansatz: Strukturierte Daten, klare Prozesse und eine durchdachte Modularisierung bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung.
„Viele Unternehmen haben die notwendigen Daten bereits – sie werden nur noch nicht konsequent für die Dokumentation genutzt“, erklärt Christian Paul. „Genau hier liegt der größte Hebel.“
Auch bei Christof Fischer wurde der Weg Schritt für Schritt entwickelt. Konstruktion, IT und Technische Redaktion arbeiteten eng zusammen, um die vorhandenen Daten nutzbar zu machen und die passenden Strukturen aufzubauen.
„Man muss nicht sofort alles automatisieren“, ergänzt Anke Hoffmann. „Wichtig ist, anzufangen und die eigenen Prozesse zu hinterfragen. Die ersten Schritte bringen oft schon spürbare Verbesserungen.“
So wird deutlich: Automatisierung ist kein einmaliges Großprojekt, sondern ein Entwicklungsprozess – der sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassen lässt.
Blick nach vorn
Für Christof Fischer ist das Projekt ein wichtiger Meilenstein – aber kein Endpunkt.
Zukünftig sollen weitere Datenquellen integriert und die Automatisierung weiter ausgebaut werden. Auch der Einsatz von KI zur Aufbereitung und Strukturierung von Daten spielt dabei eine Rolle.
Das Ziel bleibt klar: eine durchgängige digitale Informationskette, in der Dokumentation nahtlos aus vorhandenen Daten entsteht.
Fazit
Das Projekt bei Christof Fischer zeigt, dass Automatisierung in der Technischen Dokumentation weit über Effizienzgewinne hinausgeht.
Sie verändert den gesamten Prozess – von der Datenerfassung bis zur fertigen Anleitung.
Der entscheidende Faktor ist dabei nicht die Technologie allein, sondern die konsequente Nutzung strukturierter Daten und klar definierter Prozesse. Erst dadurch wird aus einem Redaktionssystem ein Werkzeug für echte Automatisierung.
Über den Anwender
[CF] SYSTEMS ist ein Geschäftsbereich von Fischer Kälte-Klima und spezialisiert auf individuell konzipierte Systemlösungen für die gewerbliche und industrielle Kälte- und Klimatechnik.
Mit 26 Standorten in Deutschland, der Schweiz und Dänemark, mehr als 7.500 m² Produktionsfläche am Standort Kernen bei Stuttgart sowie eigener Lieferlogistik und regionalen Ansprechpartnern begleiten das Unternehmen Projekte von der Planung bis zum Aftersales.
Mit der modular aufgebauten Baureihe [CF] CO2RE bietet [CF] Systems eine leistungsstarke CO?-Verbundanlage, die insbesondere für anspruchsvolle Anwendungen im Lebensmittel-Einzelhandel, in der Industrie sowie in der Logistik konzipiert ist.
gds – Einfach. Alles. Besser. – steht für praxisorientierte Softwarelösungen und Dienstleistungen im Bereich der Technischen Dokumentation. Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung stehen dabei im Fokus. Die Redaktionssysteme docuglobe und XR sind bei über 500 Unternehmen im Einsatz und sorgen neben erheblichen Einsparungen für konsistente, qualitätsgesicherte Dokumente. Die normgerechte Erstellung reicht von der Betriebsanleitung bis hin zur Risikobeurteilung. Die gds Sprachenwelt steht für zertifizierte Übersetzungen und Sprachdienstleistungen.
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Datum: 08.07.2026 - 12:21 Uhr
Sprache: Deutsch
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Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Christian Paul
Stadt:
Sassenberg
Kategorie:
Maschinenbau
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