Digitale Zeiterfassung Pflicht- Was gilt jetzt und was kommt noch 2026-

EineÜbersicht über die bereits geltenden Vorschriften und was mit der Arbeitszeitreform 2026 noch kommen soll.

(PresseBox) - Die Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein leidiges Thema: Sie ist zwar aus Arbeitgebersicht eine essentielle wirtschaftliche Kenngröße und für Mitarbeitende Voraussetzung, um Überstunden geltend machen zu können. Doch in der Praxis werden Arbeitszeiten oft halbherzig, ungenau und verspätet erfasst. Das bedeutet für alle einen Aufwand ohne Ertrag. Auch deshalb haben viele Unternehmen die Vertrauensarbeitszeit eingeführt und überprüfen die Stundenangaben ihrer Mitarbeitenden nur noch sporadisch und stichprobenartig auf Plausibilität. Mit genau diesem Laissez-faire soll die geplante Arbeitszeitreform Schluss machen.

Zwar ist die genaue und nachvollziehbare Zeiterfassung schon seit einigen Jahren Pflicht. Doch mit der Reform wird auch die digitale Zeiterfassung für viele Unternehmen erstmals Pflicht. Doch wirklich große Veränderungen kommen damit nur auf die Unternehmen zu, die die Arbeitszeiten ihrer Angestellten immer noch nicht systematisch erfassen. Und Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden, die immer noch nicht auf die elektronische Arbeitszeiterfassung umgestellt haben.

Für alle, die bereits die Workforce Management Software Celero One nutzen, ändert sich wenig bis nichts. Trotzdem ist es sinnvoll, noch einmal zu überprüfen, ob im eigenen Unternehmen bereits alles ist, wie es sein soll. Oder ob noch Anpassungsbedarf besteht.

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Was gilt bei der Arbeitszeiterfassungspflicht bereits heute?

Die Erfassung der Arbeitszeiten durch den Arbeitgeber ist Pflicht. Das hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) bereits 2019 festgestellt. Das Bundesarbeitsgericht hat ergänzend dazu im Jahr 2022 geurteilt, dass dafür keine gesetzliche Neuregelung notwendig ist. Denn mit dem Arbeitsschutzgesetz besteht bereits die rechtliche Grundlage dafür: Unternehmen müssen also die tägliche Arbeitszeit ihrer Angestellten einschließlich der Überstunden systematisch inklusive Beginn, Ende und Dauer erfassen.



Eine digitale Zeiterfassung hingegen ist bisher keine Pflicht. Noch dürfen Unternehmen auf Stundenzettel und Stift zurückgreifen. Doch viele Unternehmen nutzen bereits Lösungen für die digitale Zeiterfassung. Denn das macht auch das Erstellen von Dienstplänen für alle Beteiligten einfacher, effizienter und zuverlässiger als eine Zettelwirtschaft, besonders, wenn im Home-Office oder Außendienst gearbeitet wird.

Was soll sich ab 2026 mit dem Gesetz zur Arbeitszeiterfassung ändern?

Noch im Jahr 2026 soll mit der geplanten Arbeitszeitreform ein Arbeitszeitgesetz in Kraft treten. Der entsprechende Gesetzesentwurf wurde bereits 2024 veröffentlicht: Das Gesetz soll in erster Linie mehr Flexibilität bei den täglichen Höchstarbeitszeiten durch eine Wochenarbeitszeit möglich machen – und die digitale Zeiterfassung zur Pflicht. Die elektronische Zeiterfassung dient nicht nur mehr dazu, Arbeitsstunden zu erfassen, sondern die realen Arbeitszeiten und deren Verteilung im Wochenverlauf exakt zu dokumentieren.

Was bedeutet elektronische Zeiterfassung konkret?

Wie schon bisher, müssen alle Arbeitszeiten vollständig und am gleichen Arbeitstag erfasst werden und im Nachhinein kontrollierbar sein, unabhängig davon, ob die Arbeit in einem Betrieb selbst, im Außendienst oder im Homeoffice erbracht wurde. Der wesentliche Unterschied durch das neue Zeiterfassungsgesetz wird sein, dass Unternehmen dies in elektronischer Form tun müssen, zum Beispiel über lokale oder Cloud-basierte Software-Lösungen, per App, via stationäre Terminals oder browserbasierte Lösungen.

Laut dem Gesetzesentwurf müssen die aufgezeichneten Arbeitszeiten auch digital für mindestens zwei Jahre gespeichert werden.

Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?

Erfasst werden müssen alle Arbeits- und Bereitschaftszeiten mit Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden. Diese Daten müssen auch in Unternehmen mit Schichtbetrieb erfasst werden. Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt für die Arbeit von Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten, Minijobberinnen und Minijobbern, Mitarbeitenden im Homeoffice und bei mobiler Arbeit. Die Ausnahmen für leitende Angestellte im arbeitsrechtlichen Sinn sowie Geschäftsführende bleiben allerdings bestehen.

Die Erfassung muss auch minutengenau erfolgen. Das bedeutet auch, dass pauschale Zeitblöcke, wie im Schichtbetrieb teilweise üblich, 15-Minuten-Takte oder ein Abrunden der Arbeitszeit zugunsten des Arbeitgebenden unzulässig sind.

Für welche Unternehmen gilt die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung?

Das geplante Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gilt prinzipiell für alle Unternehmen vom DAX-Konzern bis hin zu KMU, jedoch nicht für alle unmittelbar: Das Gesetz sieht Umstellungsfristen für die digitale Arbeitszeiterfassung vor, die je nach Betriebsgröße unterschiedlich lang ausfallen. Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden bekommen mehr Zeit. Bei Kleinbetrieben unter 10 Mitarbeitenden bleibt laut Referentenentwurf die analoge Erfassung weiterhin zulässig.

Sind Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich?

Auch die Vertrauensarbeitszeit und die Arbeit im Homeoffice bleiben weiterhin möglich. Die Erfassung der Zeiten erfolgt dabei durch die Mitarbeitenden. Der Arbeitgeber muss diese auf Plausibilität prüfen.

Ist die Arbeitszeiterfassung mit der DSGVO vereinbar?

Auch für die digitale Zeiterfassung gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Alle dafür eingesetzten Lösungen müssen die gesetzlichen Vorgaben an die Datensicherheit erfüllen. Und es dürfen nur die für die Arbeitszeiterfassung erforderlichen Daten erfasst und ausschließlich für diesen Zweck genutzt werden. Mitarbeitende haben ein Auskunftsrecht über ihre Daten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen die Daten gelöscht und deren Löschung zum Beispiel im Audit Trail dokumentiert werden.

Hat der Betriebsrat ein Mitsprachrecht?

Da Erfassungspflicht gesetzliche Vorgabe ist, hat der Betriebsrat bezüglich der Einführung solcher Systeme kein Mitspracherecht. Allerdings kann es ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der konkreten Ausgestaltung geben, zum Beispiel bei den Dienstplänen. Es ist also sinnvoll, den Betriebsrat einzubinden.

Die digitale Arbeitszeiterfassung einführen in 5 Schritten

Viele Betriebe erfassen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden bereits digital. Die erwartete Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung und -speicherung bedeutet für sie keine wesentliche Umstellung. Es sollte aber in jedem Fall geprüft werden, ob die eingesetzte Lösung den Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes entspricht.

Für alle Unternehmen, die mit der Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung eine Lösung dafür implementieren müssen, können dieser Handlungsempfehlung folgen:

Bestandsaufnahme: Wie wird die Zeit bisher erfasst? Bis wann muss die digitale Arbeitszeiterfassung realisiert sein? Gibt es Systeme, auf die man aufbauen kann?

Anforderungen definieren: Wie und an welchen Orten soll die Zeit erfasst werden? Gibt es eine oder mehrere Betriebsstellen? Arbeiten Mitarbeitende remote oder im Außendienst? Ist eine App-basierte Lösung notwendig?

Lösung wählen und Einführung planen: Da es hier um die konkrete Ausgestaltung und Anwendung der Lösung geht, sollte spätestens hier der Betriebsrat eingebunden werden.

Implementierung: Für die Einbindung der gewählten Lösung sollte ein zeitlicher Puffer eingeplant werden, damit Verzögerungen den Start nicht gefährden

Kommunikation und Schulungen: Läuft alles wie geplant, muss die Belegschaft mit der Nutzung und den Vorteilen der digitalen Arbeitszeiterfassung vertraut gemacht werden.

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Einfach und transparent: die Arbeitszeiterfassung in Celero One

Celero One ist ein intelligentes Operating System für Frontline-Arbeit und ausgelegt auf die hohen Anforderungen der Arbeit im Außendienst. Das bedeutet, an wechselnden Einsatzsorten, mit international aufgestellten Teams bei gleichzeitig hoher Dynamik und Geschwindigkeit konstant hohe Qualität zu liefern. Dazu passen Stundenzettel und Stift nicht. In Celero One ist die digitale und exakte Erfassung der Arbeitszeit praktisch in Echtzeit schon lange Realität.  

Deren Erfassung erfolgt immer manuell durch die Mitarbeitenden, die den Einsatz durchführen. Die Arbeitszeiterfassung ist als bewusst und aktiv ausgeführter Handlungsschritt innerhalb der App Celero One Mobile angelegt. Für die Validierung der von den Mitarbeitenden erfassten Arbeitszeiten enthält Celero One zusätzliche Kontrollmechanismen: Der Arbeitsbeginn kann zusätzlich via Location-Check-In, also der Bestätigung des Mitarbeitenden, wann er den Einsatzort erreicht hat, abgeglichen werden. Eine weitere Möglichkeit, die manuell erfassten Arbeitszeiten auf Plausibilität zu überprüfen, sind die Geräte-Uhrzeiten zum Zeitpunkt des ersten Arbeitsschritts und dem Beenden der Besuchsdokumentation als letzter Arbeitsschritt. Pausenzeiten können manuell innerhalb des Zeitraums Arbeitsbeginn bis Arbeitsende erfasst werden.  

Damit das Erfassen dieser Zeiten auf keinen Fall vergessen wird, ist dieser Schritt ein fester Bestandteil des definierten Ablaufprozesses. Über den Prozessmanager in Celero One kann dieser ganz einfach und individuell pro Aufgabengebiet definiert werden kann. Jede erfasste Zeit wird immer mit dem spezifischen Einsatz als entsprechende Besuchsdokumentation verknüpft. Das erleichtert die Zuordnung und Auswertung. Durch diese Verknüpfung der Zeitangaben mit definierten Vorgaben und die zentrale Speicherung der Arbeitszeiten inklusive Audit Trail bietet Celero One ein hohes Maß an Manipulationsschutz, Datensicherheit und Transparenz. 

Damit liegen in Celero One, wie im Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gefordert, der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit vor. Alle Daten werden DSGVO-konform und inklusive Änderungshistorie in Celero One archiviert. Via Datenschnittstelle können diese Daten auch einfach an andere Systeme übergeben werden, um damit zum Beispiel das jeweils verwendete Payroll-System mit den notwendigen Arbeitszeiten zu versorgen. 

Fazit:

Die digitale Zeiterfassung ist heute noch nicht verpflichtend. Dennoch setzen bereits heute viele Unternehmen aus Gründen der Effizienz und Zuverlässigkeit auf den digitalen Stundenzettel. Die geplante Pflicht zur digitalen Zeiterfassung bringt daher nur für die Unternehmen mit sich, die ihre Arbeitszeiten bis dahin immer noch nicht digital erfassen und speichern. Und für die Nutzenden von Celero One ändert sich Prinzip nichts.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen

Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits jetzt?

 Ja. Der Europäische Gerichtshof entschied bereits im Jahr 2019, dass alle Unternehmen in der Europäischen Union verpflichtet sind, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden exakt, zuverlässig und nachvollziehbar zu erfassen und zu dokumentieren. Das Bundesarbeitsgericht stellte 2022 klar, dass diese Verpflichtung in Deutschland bereits durch das Arbeitsschutzgesetz besteht.

Ist die digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Bisher nicht. Für die meisten Unternehmen wird sie es aber mit dem Inkrafttreten des Arbeitszeitgesetzes im Jahr 2026 werden.

Betrifft die digitale Arbeitszeiterfassungen alle Unternehmen und Mitarbeitenden?

Ja. Ausnahmen wird es voraussichtlich nur für kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitenden sowie leitende Mitarbeitende und Geschäftsführende geben.

Welche Anforderungen gelten für die digitale Zeiterfassung?

Die Arbeitszeiten müssen auf die Minute genau und noch am Arbeitstag mit Beginn, Ende und Dauer erfasst und mindestens zwei Jahre lang gespeichert werden. Dem Gesetzesentwurf zufolge müssen auch Pausen und Überstunden erfasst werden. Es gilt die DSGVO.

Ob die dafür eingesetzte Software auch die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, lässt sich erst sagen, wenn der Inhalt des Arbeitszeitgesetzes endgültig feststeht. Stand heute erfüllt Celero One diese Anforderungen bereits.

Gibt es Übergangsfristen?

Der Gesetzesentwurf sieht für Unternehmen nach der Anzahl der Mitarbeitende gestaffelte Übergangsfristen vor:

10 bis 49 Mitarbeitende: digitale Zeiterfassung ab voraussichtlich 2032

50 bis 249 Mitarbeitende: digitale Zeiterfassung ab voraussichtlich 2028

ab 250 Mitarbeitende: digitale Zeiterfassung ab voraussichtlich 2027

Was geschieht, wenn Unternehmen sich nicht an die Zeiterfassungspflicht halten?

Das Gesetz sieht schon heute Bußgelder bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor. Auch eine die persönliche Haftung von Mitgliedern der Geschäftsführung kann bestehen.

Ist mit der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung Vertrauensarbeit noch möglich?

Ja. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten zeitnah und zuverlässig dokumentieren. Celero One bietet dafür mit der integrierten Zeiterfassung eine sehr nutzerfreundliche Lösung. Diese ermöglicht dem Arbeitgeber auch, die angegebenen Arbeitszeiten auf Plausibilität zu überprüfen.

Erfüllt Celero One die gesetzlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung?

Celero One erfüllt alle aktuellen und, soweit absehbar, auch die Anforderungen des künftigen Zeiterfassungsgesetzes. Sollten Anpassungen notwendig sein, werden diese durch Celero One rechtzeitig umgesetzt und ausgerollt.

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Bereitgestellt von Benutzer: PresseBox
Datum: 09.07.2026 - 09:40 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Diana Herzog
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Telefon: +49 (0) 7243 35331-26

Kategorie:

Softwareindustrie

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