Bevor Sieüber Layouts sprechen: Warum Ihr Intranet zuerst ein Zielbild braucht

(PresseBox) - Ohne klares Zielbild verlieren sich Intranet-Projekte schnell in Diskussionen über Layouts und Farben, statt die eigentliche Frage zu klären: Wozu dient das Intranet überhaupt? Ein wirksames Zielbild wird im Präsens formuliert, aus Teamsicht, mit zwei bis drei messbaren Kennzahlen als Erfolgsmaßstab. So wird es zum Fundament, an dem sich alle weiteren Entscheidungen im Projekt orientieren, statt einmal beschlossen und dann vergessen zu werden.

Drei Stunden Workshop, und am Ende wird noch immer über die Farbe der Startseite diskutiert. Kommt Ihnen das bekannt vor? Genau das passiert, wenn ein Intranet-Projekt mit Layouts statt mit einer Frage beginnt: Wozu gibt es dieses Intranet überhaupt? Soll es vor allem informieren, vernetzen, Wissen transparent machen oder Prozesse digitalisieren? Die Antwort entscheidet über Aufbau, Navigation und Investitionsschwerpunkt, und genau hier beginnen die meisten Projekte am falschen Ende.

Ohne Zielbild kein Maßstab

Halten Sie das Zielbild auf einer Seite fest. Es soll für Geschäftsleitung, Betriebsrat, Datenschutz und Mitarbeitende gleichermaßen verständlich sein. Definieren Sie zwei bis drei Kennzahlen, an denen Sie nach zwölf Monaten den Erfolg ablesen können: aktive Nutzer:innen, Aufrufzahlen und Reaktionsraten zentraler News, Suchanfragen mit Treffer, gelöste Anfragen pro Self-Service-Seite. Ohne diese Kennzahlen bleibt jede spätere Diskussion über "gutes" oder "schlechtes" Intranet eine Geschmacksfrage statt eines belegbaren Ergebnisses – und genau dann landet man wieder bei der Farbe der Startseite.

Formulieren Sie das Zielbild dabei im Präsens und aus der Sicht der Mitarbeiter:innen, nicht als abstrakte Unternehmensvision. Ein Beispiel: "Ich finde in unter 30 Sekunden, wen ich für Thema X ansprechen muss." Das macht Ziele greifbar und überprüfbar, statt sie in Buzzwords zu verstecken.

Klingt simpel, ist es aber selten. Wer setzt den Workshop dafür auf, wer muss am Tisch sitzen, und wie verhindert man, dass das Zielbild trotzdem zur Worthülse wird? Genau an diesem Punkt trennt sich die Theorie von der Praxis.



Das Zielbild ist erst der Anfang

Ein Zielbild ist kein einmaliges Dokument für die Schublade. Es ist der Maßstab, an dem sich später jede Entscheidung messen lässt: Welche Inhalte bekommen Priorität? Welche Funktionen sind unverzichtbar, welche nice-to-have? Wer ein Intranet ohne dieses Fundament plant, diskutiert am Ende über Farben und Kacheln, während die eigentliche Frage offenbleibt, ob das System überhaupt etwas bewirkt.

Und das Zielbild ist nur der erste von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengefasst haben. Dazu gehören etwa, wie Sie Mitarbeitende von Anfang an einbinden, wie eine Content-Governance aussieht, die nicht nach drei Monaten kollabiert, oder wie Sie Barrierefreiheit von Anfang an mitdenken, statt nachträglich zu reparieren. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem Faktor einen konkreten Praxis-Tipp sowie eine Checkliste, mit der Sie Ihren aktuellen Stand ehrlich bewerten können.

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Datum: 14.07.2026 - 14:52 Uhr
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