Eingangsrechnungen auch ohne Signatur „vorsteuerrelevant“

(firmenpresse) - 05.02.2011 – Durch das neue Steuervereinfachungsgesetzt wurde eine EU-weite Richtlinie umgesetzt, die die zwingende elektronische Signatur auflöst. Ab dem 01.07.2011 müssen elektronische Rechnungen nicht mehr ausschließlich eine elektronische Signatur tragen, um für den Vorsteuerabzug Berechtigung zu finden. Deshalb revolutioniert dieses Gesetz unsere täglichen Prozesse.
Was hat sich verändert. Die seit 2004 geltende Vorschrift, dass elektronisch übermittelte Rechnungen nur dann zugelassen werden, wenn deren Herkunft und Echtheit durch eine elektronische Signatur bestätigt wurde, wurde ergänzt. Mit der Gesetzesänderung (http://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/Content/DE/Artikel/Anlagen/nkr-info-0111,property=publicationFile.pdf) werden auch andere Verfahren zugelassen, um die Richtigkeit der Rechnung zu garantieren. Die Unternehmen dürfen nun selbst festlegen, wie diese Anforderung erfüllt werden. Ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren wird empfohlen, um die Rechnungen zu prüfen. Technische Verfahren sind dafür nicht mehr vorgegeben.
Interessant ist, dass der Gesetzgeber nun das festschreibt, was Unternehmen schon immer praktiziert haben: Eingangsrechnungen wurden schon immer sachlich/fachlich geprüft um sicher zu stellen, dass die passenden Leistungen abgerechnet werden. Da niemand „gedankenlos“ Rechnungen verbucht, können die Unternehmen nun Ihre interne Arbeit für die Rechnungserfassung beruhigt weiter benutzen.
Die Vorgaben der GDPdU bleiben natürlich unverändert.
Archivierte Dokumente müssen für die gesamte Aufbewahrungszeit jederzeit und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Zudem sind Sie vor Zerstörung und Manipulation zu schützen.
Nicht nur die Software, sondern der gesamte Archivierungsprozess muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen (GoBs u.a.) Hierbei ist sowohl die eingesetzte Software welche revisions- und versionssicher Archivieren muss, als auch die Prozesse der Archivierung.


Eine Vorabkontrolle des Systems durch Prüforgane oder Wirtschaftsprüfer ist nicht zwingend erforderlich, wäre eher als vertrauensbildende Maßnahme anzusehen und ggf. sogar empfehlenswert.
Kunden der DMS-Software scanview haben schon längst ein System, welches diesen Anforderungen entspricht und haben somit einen weiteren Vorteil vor Ihren Mitbewerbern.
Fragen zum Thema oder zur eigenen Umsetzung beantwortet Herr Jürgen Golda von der P2 Consult in Unna, deren Schwerpunkt der Umgang mit Dokumenten und Daten ist. www.p2consult.de
Jürgen Golda


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Datum: 02.03.2011 - 16:17 Uhr
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