Protokolle im Projektmanagement? Mehr als eine lästige Pflicht?

Projekte, Meetings, Protokolle: ibo netProject führt zusammen, was zusammen gehört

(PresseBox) - Projektmeeting! Im Vorfeld wurde eine E-Mail mit der Tagesordnung verschickt. Jetzt stehen alle Tagesordnungspunkte noch einmal fein säuberlich auf dem Flipchart-Papier. Protokoll schreibt Henri Hektisch. Fleißig notiert er alles Wichtige in seinen firmeneigenen DIN-A4-Block. Nach dem Meeting wird er das Ganze noch einmal in ein Textdokument überführen und per E-Mail an alle Projektteilnehmer versenden. Abschließend wird er es dann mit der nötigen Feierlichkeit in den Tiefen des dafür vorgesehenen Netzlaufwerks versenken. So war das schließlich schon immer. Und wirklich danach gesucht, hat ja auch noch nie jemand. Muss das wirklich so sein? Wäre es nicht viel sinnvoller, die Agenda für das Meeting und die Aufgaben und Notizen aus dem Protokoll direkt dort abzulegen, wo sie hingehören? In die Projektmanagement-Software? Das waren die Ausgangsüberlegungen als die Produktverantwortlichen von ibo netProject [http://www.netproject.de/] die Protokollfunktion für ihre webbasierte Projektmanagement-Software konzipierten. Das Ergebnis kann sich sehen lassen:
Im Vorfeld eines Projekt-Meetings wird in ibo netProject [http://www.netproject.de/] die Agenda des Meetings erfasst. Im nächsten Schritt werden dann die Teilnehmer zugeordnet und per E-Mail über das Meeting informiert. Während des Meetings können dann die Informationen in zuvor definierten Kategorien erfasst werden und die Aufgaben angelegt und zugeordnet werden. Da die Projektmanagement-Software der ibo Software GmbH [http://www.ibo.de/software/55.html] webbasiert funktioniert, genügen schon ein Laptop und ein einfacher Internetanschluss, um das Protokoll direkt während des Meetings »online« zu erfassen. Die dabei erstellten Aufgaben werden den Projektteilnehmern direkt zugeordnet und dabei sofort in den Projektplan eingebunden. Die weitere Bearbeitung der Aufgaben erfolgt aus den persönlichen To-do-Listen der einezelnen Projektteilnehmer. Ein mühseliges Übertragen per Hand oder Kopieren zwischen den Systemen ist nicht mehr erforderlich. Das Protokoll verschwindet danach auch nicht in irgendwelchen Schubladen oder Netzlaufwerken, sondern ist für die Projektbeteiligten, die sich im Projekt befinden, nur zwei Mausklicks entfernt.


Wenn in einem Meeting nicht alle Tagesordnungspunkte erledigt werden konnten, können die nicht erledigten Punkte direkt auf die Agenda des Folge-Meetings übernommen werden. So wird sichergestellt, dass keine Themen und Aufgaben verloren gehen. Wenn im Meeting mit weiteren Dokumenten gearbeitet wird, können diese in den verschiedensten Dateiformaten direkt zum Protokoll gespeichert werden. Das automatische Buchen der Meetingzeiten als Projektaufwand für alle Projektteilnehmer und die Möglichkeit, das Protokoll beim Abschluss direkt zu versenden, runden die Protokollfunktion ab und zeigen, wie wichtig dem Hersteller die Praxistauglichkeit der Software ist.
Damit passt die Protokollfunktion zur Produktstrategie der webbasierten Projektmanagement-Software, die es sich zum Ziel gesetzt hat, den Anwendern die im Projektalltag benötigten Funktionen so zur Verfügung zu stellen, dass sie übersichtlich und leicht bedienbar sind. ?ibo netProject will das Projektteam in jeder Phase des Projekts effektiv und effizient unterstützen?, fasst der Produktverantwortliche Kai Steinbrecher diese Zielsetzung noch einmal zusammen.
Weitere Informationen zur webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject [http://www.netproject.de/] finden Sie auf der Produkthomepage: www.netProject.de

Seit über 25 Jahren steht ibo für effiziente Softwarelösungen zum Prozessmanagement, Projektmanagement, Personalmanagement und Revision. Mit über 20.000 eingesetzten Software-Lizenzen sind die Software-Lösungen europaweit und branchenübergreifend im Einsatz. Namhafte Referenzen u. a. aus den Branchen Finanz-, Energiedienstleister, Industrie und öffentliche Verwaltung bestätigen das Vertrauen in die Lösungen des Wettenberger Softwareherstellers. Schnittstellen gewähren verlustfreie Datenübernahmen zwischen den Systemen. Softwarebegleitende Einführungs- und Schulungsmaßnahmen stellen sicher, dass die Kunden das volle Leistungsspektrum der Software ausschöpfen und ihren Unternehmenserfolg messbar steigern.

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Datum: 15.06.2011 - 11:09 Uhr
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Softwareindustrie

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