Techniker Krankenkasse führt digitale Personalakte mit SAP® Records Management ein
Zur Optimierung der Informationsbereitstellung und Auskunftsfähigkeit des Personalaktenarchivs hat die Techniker Krankenkasse (TK) das DMS-Systemhaus WMD (Workflow Management & Document Consulting) aus Ahrensburg mit der Einführung der „Digitalen Personalakte“ beauftragt. Das Projekt ist bereits umgesetzt und läuft erfolgreich im Produktivbetrieb. Die Lösung zur elektronischen Personalakte (ePA) basiert auf SAP Records Management und sorgt bei der TK jetzt für einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf die Akten. Ein komplexes Berechtigungskonzept garantiert dabei, dass Zugriffe nur durch die jeweils autorisierten Mitarbeiter des Personalbereichs erfolgen können.
Insgesamt bedeutete dies das manuelle Handling eines Volumens von rund 750.000 Dokumenten bzw. 1,3 Mio. Dokumentenseiten, mit täglich 200 bis 300 weiteren, neuen Belegen. Mit der Einführung der elektronischen Lösung hat dies nun ein Ende. „Durch die Digitale Personalakte haben wir sowohl die Altaktenarchivierung wie auch das laufende Tagesgeschäft deutlich gestrafft, in der Durchführung vereinfacht und vor allem für die betroffenen Mitarbeiter transparenter und komfortabler gestaltet“, erklärt Tobias Kölln von der Abteilung „Personalservice und Tarif“ der TK.
Bevor die Lösung in Betrieb ging, wurden zunächst die Bestandsakten durch einen darauf spezialisierten Dienstleister digitalisiert und anschließend in das elektronische System überführt. Durch die externe Vergabe der Digitalisierung, konnten die Endanwender bei der TK erheblich entlastet werden und die Projektlaufzeit um etwa ein Jahr verkürzt werden.
Neu hinzukommende Personaldokumente werden heute über einen zentralen Scan-Arbeitsplatz in der Personalabteilung direkt der „Digitalen Personalakte“ zugeführt. Im täglichen Geschäft gleicht die Arbeit mit SAP Records Management der mit einer herkömmlichen Papierakte. Doch der Nutzen ist ungleich größer: Unterlagen müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden, Aktentransporte gehören der Vergangenheit an, Zugriffsberechtigungen lassen sich definiert und detailliert steuern und neue Dokumente können leicht in die digitale Akte eingebunden werden. Für die TK stellt insbesondere der schnelle, ortsunabhängige Zugriff auf das digitale zentrale Aktenarchiv ganz klar einen der Hauptnutzen der WMD Lösung dar.
Über TK
Die Techniker Krankenkasse (TK) ist eine bundesweite Krankenkasse mit mehr als vier Millionen Mitgliedern. Als gesetzliche Krankenversicherung ist die TK eine Körperschaft des öffentlichen Rechts mit Selbstverwaltung. Sie wird von einem hauptamtlichen Vorstand geführt. Der 30-köpfige ehrenamtliche Verwaltungsrat repräsentiert die Mitglieder der TK. Alle sechs Jahre bestimmen diese in einer Sozialwahl ihre Vertreter für den Verwaltungsrat.
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
WMD wurde 1994 gegründet. Als erfolgreiches DMS-Systemhaus und Anbieter marktführender Systeme betreut die WMD über 650 DMS-Installationen, davon 200 im Bereich SAP ERP. Die Konzentration auf die Bereiche »Elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow« sowie eine14-jährige Projekterfahrung, ermöglichen die Realisation hochqualifizierter Lösungen zur Prozessoptimierung in Unternehmen. Die ganzheitlichen Lösungen umfassen Workflow-gestützte Rechnungs- und Bestellverarbeitung, digitale Personalakten, Vertrags-management, digitale Posteingangsverarbeitung, E-Mail-Archivierung u.v.m. Realisiert werden Projekte für Kunden aller Branchen unter Einbindung der jeweils im Einsatz befindlichen ERP-Systeme. Die WMD bietet alles aus einer Hand: Analyse, Beratung, Realisation, Lieferung aller HW/SW-Komponenten, Service sowie Schulung. WMD unterstützt bei Themen wie GDPdU und Verfahrensdokumentation und erarbeitet Lösungen, die effizient und kostensparend durch die „digi-tale Betriebsprüfung“ führen. Die WMD hat ihre Sitze in Ahrensburg, Dortmund, Kopenhagen und Maastricht und erwirtschaftete 2007 einen Gesamtumsatz von über 14 Mio. €. Das Unternehmen beschäftigt 70 Mitarbeiter.
Barbara Wirtz
WMD Vertrieb GmbH
Marketing & PR
Tel. +49 (0)4102/88 38 36
wirtz(at)wmd.de
www.wmd.de
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Datum: 18.07.2008 - 15:27 Uhr
Sprache: Deutsch
News-ID 54056
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Kontakt-Informationen:
Ansprechpartner: Barbara Wirtz
Stadt:
Ahrensburg
Telefon: 04102 883836
Kategorie:
New Media & Software
Meldungsart: Erfolgsprojekt
Versandart: Veröffentlichung
Freigabedatum: 18.07.2008
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