Wie Sie Kostenfallen im Einkauf umschiffen

Wenn die Freude über die neue Kehrmaschine nur wenige Monate anhält, dann ist der Ärger groß ? bei den Fachkräften vor Ort, im Management und schlimmstenfalls auch beim Kunden.

(firmenpresse) - Viele Probleme im Einkauf entstehen durch Missverständnisse und fehlende Kommunikation. Geschieht dies intern, schiebt mitunter einer dem anderen die Schuld zu. Bei Problemen mit externen Unternehmen können Probleme aber durchaus eine rechtlich relevante Dimension annehmen.

30 Prozent Zeitersparnis und 60 Prozent Einsparungen bei den Reinigungsmitteln sprechen für sich, dachte sich der Chef eines Reinigungsunternehmens. Folglich war die Bestellung eines neuen Schrubberautomats nur noch reine Formsache. Hinzu kommt schließlich auch der Image-Gewinn, der mit solch einem professionellen und modernen Arbeitsgerät einhergeht.

Die Einweisung durch einen Vertreter des Herstellers war im Preis übrigens inbegriffen. Auf diese Weise lernten die Fachkräfte vor Ort dann auch alle wichtigen Funktionen aus erster Hand.
Das Besondere an diesem Schrubberautomat: Hört man auf zu lenken, stoppt das Gerät automatisch. Zumindest in der Vorstellung des Vertreters. Denn so richtig funktioniert hat diese neuartige Stoppfunktion nicht, was zu einem wahren Höhenflug des Automaten führte. Dieser hat nämlich einfach Reißaus genommen und ist mit lautem Krachen über die Stiege gepoltert. Glücklicherweise kam es zu keinen größeren Schäden oder Verletzungen, vom vollkommen zerbeulten Schrubberautomaten einmal abgesehen.

Was sich in diesem Beispiel amüsant liest, war für das betroffene Unternehmen natürlich eine kleine Katastrophe. Vom Imageverlust einmal abgesehen, entstand am Arbeitsgerät ein beträchtlicher Schaden. Nun war in diesem Fall eindeutig der Hersteller beziehungsweise dessen Vertreter Schuld, was durch die vielen Zeugen auch zu belegen war, aber nicht immer sind die Fälle so eindeutig gelagert.

Nachfragen, dokumentieren, archivieren

Um bösen Überraschungen wie zum Beispiel abhebenden Schrubberautomaten effektiv vorzubeugen, sollten Sie die folgenden drei Punkte unbedingt berücksichtigen. Sie bilden die Leitlinie, an der Sie sich bei jedem Einkauf von Arbeitsgeräten orientieren können.



1.Fragen Sie bei Unklarheiten aktiv nach

Nun ist es vielleicht schon kurz vor 17 Uhr und Sie wollen den Lieferanten nicht nochmals belästigen. Das mit dem Wartungsvertrag wird schon in Ihrem Sinne gelöst sein, sonst hätte er sich ja nochmals gemeldet. Eine solche Denkweise ist nur allzu menschlich, aber beim Einkauf leider fehl am Platze. Niemals sollten Sie sich darauf verlassen, dass ein Sachverhalt ohne klare Absprache zu Ihren Gunsten geregelt wird.
Fragen Sie also besser drei Mal nach, bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, der mit Unklarheiten nur so gespickt ist. Lassen Sie sich schriftlich über etwaige Folgekosten informieren und nehmen Sie diese mit in den Vertrag auf. So sind Sie auf der sicheren Seite.

2.Dokumentieren Sie alle Absprachen

Insbesondere im B2B-Bereich zählt vielen Unternehmern ein Handschlag mehr als ein schriftlicher Vertrag. In vielen Fällen mag das gut gehen, jedoch reicht bereits eine Problemsituation, damit dieses Vertrauenskonstrukt in sich zusammenbricht. Dann sind im Zweifel Sie der Leidtragende, denn hat der Lieferant erst einmal sein Geld, wendet er sich schnell anderen Kunden zu.
Aus diesem Grund sollten Sie jede auch nur halbwegs relevante Absprache und Aussage schriftlich notieren. Das muss nicht in hundertseitige Verträge ausarten. Auch eine E-Mail ist bereits eine Absicherung. Auf diese sollten Sie keinesfalls verzichten ? Handschlag hin oder her.

3.Archivieren Sie alle Dokumente

Die Gewährleistungsfrist für eine bewegliche Ware beläuft sich in Österreich, Deutschland und in vielen weiteren EU-Ländern auf zwei Jahre. Das ist eine lange Zeit, in der viel Papier über Ihren Schreibtisch wandert. Deshalb ist es wichtig, sofort nach einer Bestellung alle relevanten Schriftstücke zu archivieren.
Legen Sie also spezielle Kaufakten an, in denen Sie wichtige Informationen, Dokumente und Fristen zusammentragen. So haben Sie zu jeder Zeit den vollen Überblick und können Ihre Rechte im Zweifel aktiv einfordern.
Befolgen Sie diese drei grundlegenden Tipps und Sie werden künftig deutlich weniger Bauchschmerzen haben.
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Datum: 17.09.2013 - 12:10 Uhr
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