(firmenpresse) - Der Kunde hat eine Reklamation. Damit er ohne lange Unterbrechung seine Arbeit fortsetzen kann, liefern sie unverzüglich ein Ersatzgerät und der Kunde ist zufrieden. Leider hat er nicht auf den beiliegenden Hinweis geachtet, das schadhafte Erstgerät unverzüglich an sie als Händler zurück zu schicken. Er war zu sehr mit dem Austausch der reklamierten Ware beschäftigt – und auch sie haben schon am nächsten Tag das aktuelle Tagesgeschehen abzuwickeln und die Transaktion vom Vortag nicht mehr parat.
Je nach Unternehmensbranche könnte dieses Beispiel individuell auf unterschiedliche Alltagsabläufe übertragen werden. Jeder kennt ähnliche Situationen – und es sind keine Einzelfälle. Schlechtes Reklamationsmanagement ist ein vernachlässigter Bereich unternehmerischer Arbeit. Vor allem mittelständische und kleine Betriebe können keine eigene Arbeitskraft zur Verwaltung und Organisation von Reklamationen abstellen. Gleichzeitig ist für die Zufriedenheit des Kunden eine schnelle Erledigung einer Beanstandung erstes Gebot. Also werden Reklamationen häufig von wechselnden Mitarbeitern erledigt, je nach dem welcher Arbeitsbereich gerade Kapazität frei hat.
Die speziell für den Mittelstand und Kleinunternehmer entwickelte Allround-Software PHPW 3.0 ersetzt in solchen Fällen einen zuverlässigen, eigens für das Reklamationsmanagement verantwortlichen Mitarbeiter. Alle Vorgänge des Unternehmens laufen in den verschiedenen Modulen des Programms zusammen und sind automatisch zu jeder Zeit präsent und abrufbar. Wird eine Reklamation angenommen und bearbeitet, so kann der annehmende Mitarbeiter eine Erinnerungsfunktion aktivieren, die ihn oder seine Kollegen automatisch nach einer bestimmten – idividuell festgelegten – Zeitspanne daran erinnert, den Vorgang nochmals zu prüfen. Ist er noch offen, oder kann er abgeschlossen werden?
So werden noch nicht abgeschlossene Transaktionen nicht zu lästigen Posten, die man im Hinterkopf mit sich herum tragen muss, sondern zu klar definierten Unternehmensvorgängen. Das System PHPW 3.0 unterstützt den Unternehmer bei der strukturierten Durchführung einzelner Reklamationsvorgänge bis zu deren Abschluss. So entsteht Transparenz und ein unkontrolliertes Versickern von Finanzen und Gütern wird eingedämmt. Denn nicht nur in schlechten Zeiten sollte das Geld dort sein, wo es hin gehört.
Weitergehende Informationen zu PHPW 3.0 der Optibit GmbH & Co. KG finden Sie auf der Homepage www.optibit.de oder telefonisch unter 09396-9701-50
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