ISO-Standards spielen wachsende Rolle bei der Einführung von elektronischem Records Management in Unternehmen
Worcester (UK). Der internationale Anwender-Fachverband AIIM Europe hat seine Zertifizierungsprogramme für elektronisches Records Management (ERM) mit den Abschlüssen „Spezialist“ und „Master“ überarbeitet und aktualisiert. In den ab sofort verfügbaren Kursen wird die Einrichtung von ERM-Umgebungen nach ISO/TR 15489-2:2001, dem globalen Standard für Records Management, gelehrt.
(firmenpresse) - „Die Einführung einer elektronischen Records Management-Lösung bedeutet weit mehr, als nur die Technologie zu implementieren und auf das Beste zu hoffen“, stellt Hanns Köhler-Krüner, Director Global Education Services EMEA der AIIM Europe, klar. „Die Technologie sollte lediglich als Hilfsmittel betrachtet werden, nicht als die Lösung. Eine solche erfordert zusätzlich die Entwicklung von Prozessen, Instrumentarien und Kontrollmechanismen für Records Management, darüber hinaus ein Change Management und die Etablierung geeigneter Kommunikationswege. Nur so gelingt der Übergang zu einer ERM-gestützten Arbeitsweise. In dem Standard ISO/TR 15489-2:2001 werden alle diese Punkte aufgegriffen und in einer Methode umgesetzt.“
Laut Absatz 8.3 des Standards sollte ein ERM-System:
• Dokumenten-Record-Transaktionen ausführen können, • physikalische Records und Medien schützen können, • die verteilte Verwaltung von Records unterstützen, • Möglichkeiten zur Konvertierung und Migration von Records bieten, • Anwendern erlauben, auf Records zuzugreifen, sie zu durchsuchen und zu nutzen, • die Aufbewahrung und Disposition von Records über den gesamten Lebenszyklus vereinfachen.
Zusätzlich legt der Absatz die Verwendung einer Design- und Implementierungs-Methodologie nahe, durch die sich Systeme einheitlich implementieren lassen. Eine solche Vorgehensweise bietet ISO/TR 15489-2:2001, aufgeteilt in die folgenden acht Schritte:
• Durchführung einer vorbereitenden Untersuchung • Analyse der Geschäftsaktivitäten • Identifizierung der Anforderungen für Records • Bewertung bestehender Systeme • Identifizierung von Strategien zur Entsprechung der Anforderungen • Gestaltung und Implementierung eines ERM • Abschließende Prüfung der Systemeinführung
Das neue und verbesserte AIIM ERM-Zertifizierungsprogramm greift sorgfältig und detailliert jeden einzelnen dieser acht Schritte auf. Dafür wurden ursprüngliche Lehrinhalte um bis zu 50% entsprechend den Empfehlungen der AIIM Education Advisory Groups verändert oder verbessert. Diese Advisory Groups setzen sich zusammen aus Branchenexperten, führenden Anbietern, Beratern und Analysten.
Darüber hinaus erhalten Kursteilnehmer ein ERM-Arbeitsbuch und Zugriff auf die unterstützenden ERM Online-Module und -Examen. Begleitend wird außerdem eine Referenzliste ausgegeben, die ein Glossar und eine Liste weiterer nützlicher Quellen (wie URLs für Websites mit Software-Zertifizierungsmodellen) enthält. Der Ausblick auf weiterführende Themen wie Discovery und Offenlegung (Disclosure), unternehmensweites ERM sowie aufkommende Trends im ERM-Bereich rundet das Kursprogramm ab.
Das neue ERM-Zertifizierungsprogramm bietet Abschlüsse als Practitioner oder Specialist an, die in klassischen, dozentgeführten Kursen oder online erworben werden können. Der Master-Kurs ist nur als dozentgeführter Kurs verfügbar, der unter www.aiim.org.training gebucht werden kann. Die Möglichkeit von Privatkursen kann direkt bei AIIM erfragt werden.
Unternehmensinformation / Kurzprofil:
AIIM Europe ist die europäische Tochter von AIIM International (Association for Information and Image Management), dem internationalen Fachverband für Hersteller, Anbieter und Anwender von Enterprise Content Management Technologien. Seit über 60 Jahren agiert die Non-Profit-Organisation als Mittler zwischen Anwendern und Technologien. Als solcher organisiert er Informationsveranstaltungen, unterstützt die Ausrichtung von internationalen Fachmessen, gibt Marktstudien heraus und unterhält ein Informations-Portal im Internet. So werden Technologien rund um die Verwaltung von Dokumenten, Inhalten, Records und Geschäftsprozessen transparent gemacht. Mit ihnen können Organisationen Kosten reduzieren und ihren Kundenservice verbessern. Sie schaffen die wichtigen Verbindungen zwischen Mitarbeitern, Prozessen und Projekten, die die Basis für eine wertschöpfende Nutzung von Unternehmensinformationen sind. AIIM bietet zu diesem Komplex auch eine Reihe von zertifizierten Schulungen zum ECM und ERM Master an. Der Verband wurde 1943 gegründet und verfügt heute über rund 70.000 Mitglieder. AIIM Europe arbeitet mit vielen lokalen Verbänden zusammen, unter anderem in Deutschland mit dem VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.
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