Studienpartner Deutsche Post: Digitales Schriftgutmanagement lohnt sich

Der Kurs ist vorgegeben: Weg von einer aufgaben-, hin zu einer prozessorientierten Verwaltung. Eine enge Verzahnung von E-Government, Geschäftsprozessoptimierung und Verwaltungsreform ist unerlässlich.

Das Eine geht nicht ohne das Andere: E-Government und Verwaltungsmodernisierung – das ist eine Art Symbiose. Eine separate Betrachtungsweise kann deshalb nicht zu nachhaltigen Effekten für das Gesamtsystem der öffentlichen Hand führen. Aber lohnt sich der nicht unerhebliche Aufwand überhaupt? Die Studie „Wirtschaftlichkeit des Digitalen Schriftgutmanagements (DSM)“ sagt ja. Sie wurde gemeinsam von der Deutschen Post, dem Kreis Soest, dem kommunalen IT-Systemhaus KDVZ Citkomm, der Unternehmensberatung b.i.t.consult und der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) durchgeführt.
Die Ergebnisse sind eindeutig: Digitales Schriftgutmanagement rechnet sich. Aber: Es reicht keinesfalls aus, die technische Seite isoliert zu betrachten. Wirklich durchschlagende Effekte im Hinblick auf Kosten und Effizienz lassen sich nur erzielen, wenn die Verwaltungen die durchgängige Betrachtung der internen Abläufe in den Mittelpunkt der Überlegungen stellen und zu einer grundlegenden Neugestaltung bereit sind. Und: Die Amortisation der Investitionskosten dauert, je nach Szenario, zwei bis drei Jahre. Es gibt also eine Menge Punkte bei der Einführung eines DSM zu beachten. Ein genauer Blick lohnt in jedem Fall, denn die Sparpotenziale sind hoch, liegen im Bestfall bei 77 Prozent der bisherigen Prozesskosten.

Elektronische Fachverfahren
Derartige Erfolge sind natürlich nicht aus dem Stand zu erreichen. Um diese zu realisieren, muss langfristig der gesamte interne Prozessgang der Verwaltung elektronisch abgebildet werden. Möglich ist das nur mit einer intelligenten Verknüpfung von Technologie, Organisation, Rahmenbedingungen und Umsetzung.
Die Bedeutung dieser Voraussetzungen wird bei der Betrachtung der im Rahmen der Studie untersuchten Szenarien klar. So steigen die Prozesskosten bei der ausschließlichen Einführung einer digitalen Eingangspostbearbeitung ohne irgendwelche weitergehenden Maßnahmen sogar an, um etwa 5 Prozent. Ergänzt die Verwaltung diese Maßnahme um einen digitalen Postausgang, sinkt der Aufwand auf 77 Prozent der ursprünglichen Kosten. Je nach Ausgestaltung des einzelnen Fachverfahrens existieren aber nach wie vor Medienbrüche an den Schnittstellen zwischen den beteiligten Sachbearbeitern und Abteilungen. Erst ein komplett elektronisches Fachverfahren beseitigt diese Problematik und führt zu den gewünschten hohen Einsparungen. Denn dann ist ein durchgängiger Workflow mit entsprechend verringerten Bearbeitungszeiten und verbesserter Ressourcennutzung gewährleistet.

E-Government-taugliche Prozesse
Wie sieht es in der Realität aus? Eine durchschnittliche Kreisverwaltung bietet zwischen 600 bis 700 unterschiedliche Leistungen an, die ihrerseits bis zu 1.800 einzelne Prozesse auslösen. Diese mit allen unterschiedlichen IT-Anwendungen vollständig an die gezeigten Anforderungen anzupassen, erscheint utopisch. Allerdings machen 20 Prozent dieser Prozesse rund 80 Prozent der Geschäftsvorfälle aus und binden ebensoviel Personal. Und von diesen Kernprozessen sind nach Ansicht der für die Studie befragten Mitarbeiter rund 70 Prozent E-Government-tauglich. Entsprechend hoch sind die Sparpotenziale bei der konsequenten Umsetzung der in der Studie zum digitalen Schriftgutmanagement zu Grunde gelegten Konzepte.

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Datum: 01.04.2009 - 17:03 Uhr
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