6 Tipps: So digitalisieren Sie richtig

Digitalisierung verlangt Managern viel ab. Sie sollen digitale Trends aufdecken, digitale Strategien entwickeln und erfolgreich umsetzen. Kurz: Treiber der digitalen Transformation werden. Häufig ist es umgekehrt. Digitaler Wandel treibt die Manager. Das führt zu digitalem Aktionismus.

Auf der Strecke bleibt der Bedarf. Ein Beispiel: Ein HR-Manager soll ein Big Data Analytics Tool einführen. Aber die eigentliche Anforderung ist, den Erfolg eines Recruiting Prozesses messbar zu machen. Zuerst sollte der Recruiting-Prozess ganzheitlich optimiert werden. Dann wird die einzusetzende Technik definiert – eventuell ein Big Data Analytics Tool.

Folgende Tipps helfen Ihnen, Prozesse kritisch und richtig zu digitalisieren.

1.Analysieren Sie die aktuelle Situation.
Ermitteln Sie den aktuellen Prozessablauf – über Abteilungsgrenzen hinweg. Stellen Sie Start- und Endpunkt des Gesamtprozesses fest und definieren Sie Haupt- und Subprozesse. Zum Schluss eruieren Sie die verwendeten Tools.
Wahrscheinlich haben Sie erste Schwachstellen und Optimierungspotenziale aufgedeckt. Jetzt können Sie sich vergewissern, ob die gestellte Anforderung diese berücksichtigt.

2.Prüfen Sie die Unternehmensstrategie.
Prüfen Sie, ob die Anforderung die Unternehmensstrategie berücksichtigt. Ein Beispiel ist der Onboarding-Prozess. Die IT-Abteilung erwartet, dass Software installiert und Berechtigungen angelegt werden. Die Unternehmensstrategie fordert, dass der Prozess effizienter wird. Diese Bedürfnisse müssen Sie in Einklang bringen. Damit trägt der Prozess zum Erreichen von Unternehmenszielen bei.

3.Optimieren Sie den Prozess.
Analysieren Sie die Optimierungspotenziale des aktuellen Prozesses. Das sind Prozessschritte, die die Unternehmensstrategie nicht unterstützten. Wenn Sie eine fundierte Auswertung benötigen, führen Sie eine Prozesskennzahlenanalyse durch. Dokumentieren Sie die Optimierung anschließend detailliert. Nun liegt ein konkretes und ganzheitliches Konzept für die Prozessoptimierung vor.

4.Finden Sie heraus, ob Technik den Prozess unterstützen muss.
Anhand des Optimierungskonzeptes erkennen Sie wo technische Unterstützung sinnvoll ist. Formulieren, welchen Bedarf die Technik erfüllen soll. Soll die Fehleranfälligkeit im Dokumentenmanagement reduziert werden? Sollen Informationen firmenweit zugänglich werden? Damit haben Sie einen technischen Anforderungskatalog entwickelt, der am Prozess und Bedarf orientiert ist.

5.Analysieren Sie vorhandene Technik.
Häufig existieren in Unternehmen Tools, die die Anforderungen erfüllen. Durch Kommunikationsdefizite oder mangelnde Prozesskenntnis werden diese nicht berücksichtigt. Mit Ihrer umfassenden Analyse der IST-Situation sind Sie diesen Konflikten zuvorgekommen. Überprüfen Sie genauer den Nutzen und die Potenziale der eingesetzten Tools.

Erfüllen bestimmte Tools den Bedarf nicht? Dann untersuchen Sie mit der gleichen Akribie die Auswahl neuer Tools.

6.Stellen Sie sicher, dass die Technik anpassungsfähig ist.
Heutzutage ändert sich der Bedarf eines Unternehmens kontinuierlich. Optimierung gehört zum ‚Daily Business‘. Stellen Sie sicher, dass Tools schnell und mit geringem Aufwand angepasst werden können. Somit erhöhen Sie die Flexibilität der Prozesse sowie die Handlungs- und Wandlungsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Durch dieses Vorgehen haben Sie die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung festgelegt. Sie haben dafür gesorgt, dass die Anforderung den gesamten Prozess unterstützt und an der Unternehmensstrategie orientiert ist.

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Datum: 17.02.2016 - 09:31 Uhr
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