DMSFACTORY GmbH führt umfangreichen DMS Usability Test durch
ID: 110424
Wissenschaftliche Studie soll intuitives Bedienen und ergonomisches Arbeiten mit TINCA weiter verbessern.
Bei TINCA Enterprise handelt es sich um ein Windows Programm mit zahlreichen integrierten DMS-Client-Funktionen. Die Studie wurde zwischen März und Juni 2009 am Fachbereich Media der Hochschule Darmstadt erstellt. Im dortigen Usability Labor konnten wichtige Tests durchgeführt werden. Testpersonen aus unterschiedlichen Branchen und Arbeitsbereichen mussten an dem System verschiedene Aufgaben lösen. Keine von ihnen hatte zuvor mit einem DMS gearbeitet, wusste also nichts mit Begriffen wie Indizierung oder Revision anzufangen. Ein Testbetreuer gab dabei Anweisungen, was mit einem Dokument zu geschehen habe, z.B. Scannen, Verschlagworten, Weiterleiten und Archivieren.
Alle Arbeitsschritte und die dabei auftretenden Fragen mussten die Testpersonen nach der "Thinking aloud"-Methode kommentieren, gleichzeitig wurden die Augenbewegungen aufgezeichnet. Grundlage des Tests waren die Forderungen der ISO-Norm 9241 zu ergonomischen Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten, hier insbesondere die Abschnitte 11 und 110 zu Effektivität, Effizienz und Dialoggestaltung.
Philipp Hormel, verantwortlich für den wissenschaftlichen Test: "Am Beispiel von TINCA haben wir untersucht, wie sich die Oberflächen von DMS vereinfachen und funktionell besser strukturieren lassen. Welche Stellen am besten geeignet sind, um bestimmte Befehl-Buttons einzubauen. Und vor allem, dass das Programm dem Nutzer stets ausreichend Feedback geben muss, damit er weiß, was gerade passiert und an welcher Stelle er sich befindet."
Aus den Ergebnissen des Usability-Tests entwickelt die DMSFACTORY derzeit einen Prototypen. Die wesentlichen Änderungen: Erfassungs- und Archiv-Recherchebereiche sind optisch klar von einander getrennt. Denn manche Anwender recherchieren ausschließlich und werden von Werkzeugen für die Bearbeitung nur irritiert - und umgekehrt. Außerdem werden künftig verstärkt farbige Hervorhebungen eingesetzt, um die Orientierung im Programm zu vereinfachen. Der einfache Austausch einzelner Begriffe soll der besseren Verständlichkeit dienen. Bei geschickter Benutzerführung - so ein Ergebnis der Studie - weiß der Benutzer intuitiv, dass er ein Dokument mit Schlagworten versehen soll, auch ohne die Bedeutung des Begriffs "Indizierung" zu kennen.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: "Wir entwickeln unsere Software traditionell in enger Kooperation mit unseren Usern. Von dem nun eingeschlagenen Weg versprechen wir uns einen noch stärkeren Zuspruch für unsere Lösungen durch kleinere Unternehmen, die auf eine unkomplizierte Implementierung und einfachste Bedienung Wert legen und keine extra Budgets für umfangreiche Anwenderschulungen aufwenden möchten."
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
Die DMSFACTORY GmbH konzentriert sich seit 1995 auf die vielfältigen Aufgaben rund um DMS, digitale Archivierung und Business Process Automation (BPA). Zum Einsatz kommen sowohl Komponenten der eigenen Software TINCA Solutions wie auch Produkte namhafter DMS- und BPA-Anbieter. Das Unternehmen bietet Lösungen u.a. für die effiziente Kreditvergabe mit automatischer Dokument-Archivierung und verfügt über spezielles Know-how bei der Verarbeitung von durch eMail, Fax- und Briefpost eingehenden Rechnungen, allgemeinem Schriftverkehr und Investmentbanking Trade Confirmations. Hier standardisiert die DMSFACTORY die zugrunde liegenden Prozesse durch den Einsatz von Dokumenten-/Workflow- und Posteingangstechnologien. Eingesetzt werden neben eigenen TINCA-Lösungen dabei die Produkte Kofax Capture und Kofax Transformation Modules aus dem Hause Kofax.
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Datum: 14.08.2009 - 12:25 Uhr
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