PDF-Mapper® unterstützt den systemübergreifenden Austausch von PDF-Belegen und die digitale Transformation im Unternehmen

(PresseBox) - PDF ist ein weltweit verbreitetes Dateiformat und hat sich auch für den Austausch von Belegen zwischen Unternehmen durchgesetzt. Grund neben dem Wegfall der Signaturpflicht: EDI ist teuer und seine Einführung dauert ? die einzelnen Systeme sowie die Geschäftsprozesse zwischen Firmen sind zu unterschiedlich, die Formatstruktur zu komplex. Daher bleibt PDF das am weitesten verbreitete Austauschformat, auch für Geschäftsbelege. Das Problem: werden Belege auf konventionellem Wege ausgetauscht, können die enthaltenen Daten nicht automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

Mit dem PDF-Mapper® der ExxTainer AG lassen sich auch komplexe PDF-Bestellungen oder PDF-Rechnungen erfassen und konvertieren. Mit ihm ist ein automatisierter digitaler Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege von ERP zu ERP möglich ? fehlerfrei, ohne Eingriff oder manuelle Nacharbeit.

PDF-Bestellungen oder PDF-Rechnungen automatisch weiterverarbeiten

Das PDF-Format ist nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet. Das bedeutet, dass Belege manuell eingegeben oder eingescannt werden müssen. Der Aufwand ist immens, die Fehleranfälligkeit hoch und umso höher, je komplexer und umfangreicher Belege werden.

Gerade auch Fachhandel, Maschinenbau, Zulieferindustrie, Komponentenhersteller, Investionsgüterproduktion etc. bekommen von vielen Partnern ganz unterschiedlich aufgebaute PDFs mit detaillierten Artikelbeschreibungen. Lohnveredeler erhalten ihre Aufträge auf Papier mit dem Lieferschein, wissen also erst beim Teileeingang, was sie veredeln müssen ? hier ist eine schnelle Erfassung der Auftragsdaten zwingend für Produktionsplanung und Teilesteuerung. ?Bei komplexer aufgebauten Beleg-Layouts mit vielen Belegfeldern und Artikel-Positionen spielt der PDF-Mapper® seine Stärken aus?, so Dr. Werner Simon von der ExxTainer AG. Nach ihrer Erfassung sind die Daten dann auch gleich in die Folgebelege wie Auftragsbestätigung oder Rechnung übernommen.



Prozessoptimierung im Belegfluss

Der PDF-Mapper® konvertiert auch komplexe mehrspaltige oder mehrzeilige PDF-Belege in eine maschinenlesbare Datenstruktur und ermöglicht so den digitalen Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege. Beleginhalte von Bestelldaten, Lieferscheinen, Lieferabrufen, Rechnungen und anderen Dokumenten lassen sich direkt in die Warenwirtschaft übernehmen.

Dabei werden die einzelnen PDF-Belegfelder einmalig mit der Maus erfasst und in die korrespondierenden Felder einer Datenstruktur gezogen. Es entsteht eine strukturierte, maschinenlesbare EDI/XML-Datei, die Mapping-Datei. Fax- und Briefbelege werden vorab mit Scanning (Bilddatei) und OCR (Texterkennung) in auslesbares PDF überführt. Die Verarbeitung erfolgt vollautomatisiert im Stapelbetrieb ohne manuelle Eingriffe.

Ist das Layout eines PDF-Belegs einmal erfasst und ausgelesen, wird jeder Folgebeleg mit den einmalig "gemappten" Datenfeldern, also mit diesem Layout, beim Belegeingang dann automatisch erfasst und in die internen Systeme eingelesen, ohne weitere manuelle Bearbeitung. Die Daten des PDF-Belegs erscheinen fehlerfrei und ohne manuelle Eingaben in der Warenwirtschaft oder dem ERP-System.

Das kostenlose "E-Book - Digitaler Belegfluss fu?r PDF-Belege" beschreibt ausführlich, wie die Konvertierung von PDF nach XML funktioniert und wie Unternehmen davon profitieren. Hier ist es erhältlich: https://t1p.de/560t

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Datum: 11.08.2020 - 11:57 Uhr
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