Top oder Flop: Was gute Vertriebs-Mails ausmacht – und was nicht
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Eine gute Vertriebs-Mail muss in den ersten Sekunden überzeugen. Wenn sie nicht sofort Mehrwert und Relevanz liefert, landet sie ungelesen im Papierkorb – egal, wie gut das Produkt ist. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fehler in Sales-Mails besonders häufig sind und wie Sie Interessenten vom ersten Satz an fesseln.
So wichtig ist die Relevanz in Vertriebs-Mails
Die meisten Menschen bekommen täglich eine Flut von E-Mails – viele davon landen ungelesen im Papierkorb, weil sie für die Empfänger schlichtweg irrelevant sind. Wer als Vertrieb verhindern will, in dieser Masse unterzugehen, muss es schaffen, positiv aufzufallen. Die E-Mails sollten den Kunden das Gefühl geben, dass das Angebot individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dafür braucht es keinen starren Ablauf oder eine feste Struktur. Viel wichtiger ist es, eine persönliche Verbindung herzustellen.
Das beginnt schon bei der Anrede in der E-Mail. Ist diese unpersönlich und allgemein gehalten, weiß der Empfänger sofort, dass diese Mail in genau diesem Wortlaut auch an unzählige weitere Adressaten verschickt wurde. Wird der Empfänger hingegen mit seinem Namen angesprochen, entsteht ein erster persönlicher Bezug – und die Relevanz der Mail nimmt zu. Je mehr solcher Bezüge hergestellt werden können, zum Beispiel durch den Verweis auf ein bereits stattgefundenes Telefonat, desto relevanter wird die E-Mail für den Empfänger. Das erhöht wiederum die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht ihren Zweck erfüllt.
Die Rolle des CRM-Systems bei der Schaffung von Relevanz
Damit ein Vertrieb persönliche Bezüge herstellen und so die Relevanz seiner Botschaften erhöhen kann, braucht er effiziente Methoden zur Verwaltung von Kundendaten. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Customer Relationship Management System, kurz CRM-System. Richtig eingesetzt können Unternehmen dieses nutzen, um Kundendaten in Feldern abzuspeichern, die sich später wieder auslesen lassen. Auf diese Weise können Vertriebe Kundeninformationen, die sie in früheren Gesprächen in Erfahrung gebracht haben, nutzen, um persönliche und auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittene E-Mails zu verfassen. Solche Nachrichten verschwinden aufgrund ihrer deutlich höheren Relevanz für den Empfänger seltener ungelesen im Papierkorb, wodurch die Effizienz von Vertriebs-Mails gesteigert wird.
Die Abschätzung von Bedarfsmomenten mithilfe von CRM-Systemen
Mit einem Customer Relationship Management (CRM) System lassen sich nicht nur persönliche Bezüge in E-Mails herstellen, sondern auch Bedarfsmomente besser einschätzen. Hat ein früheres Gespräch zum Beispiel ergeben, dass der Kunde einen Hund besitzt, sollte der Vertrieb in seinen E-Mails gezielt Angebote für Hundebesitzer bewerben – Produkte für Katzen wären hier fehl am Platz. Kennt das Unternehmen sogar den Namen des Hundes, lässt sich ganz einfach eine persönliche und relevante Ansprache gestalten.
Doch nicht nur durch das Speichern von persönlichen Informationen im CRM-System können Vertriebs-Mails effizienter gestaltet werden, auch der Zeitpunkt des nächsten Nachfassens lässt sich damit besser steuern. Wenn ein potenzieller Kunde im Gespräch sagt, das Produkt sei momentan nicht interessant für ihn, kann der Vertrieb drei Monate später eine erneute Anfrage stellen. Sagt er jedoch, dass er gerade keine Zeit zum Telefonieren hat, ist ein Nachfassen gleich am nächsten Tag sinnvoller.
CRM-Systeme können die Vertriebsarbeit also deutlich effizienter gestalten. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass entsprechend hilfreiche Felder angelegt werden, in die gesammelte Daten eingepflegt werden.
Über Marvin Flenche und umsatz.io:
Marvin Flenche ist der Gründer und Geschäftsführer der A&M Unternehmerberatung, einer Marketingagentur für Handwerksbetriebe, und der A&M Sales Solutions GmbH, die mit umsatz.io die Vertriebsbranche revolutioniert. Die Softwarelösung bietet ein CRM-System für kleine und mittelständische Betriebe und Agenturen, das die Vertriebsprozesse optimiert und so schnellere und bessere Umsätze ermöglicht. Mehr Informationen unter: https://www.umsatz.io/
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Datum: 09.05.2025 - 11:15 Uhr
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