Umsatzsteuer-Chaos bei Reisekostenabrechnungen rechtlich managen
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Tipp 1: Die separaten Leistungen des Hotels, die nicht unmittelbar der Übernachtung dienen, darf man auf der Hotelrechnung zu einem Sammelposten zusammenfassen lassen, z.B. als Business-Package oder als Servicepauschale. Diese Extraleistungen kann man sich auch als Pauschale in Höhe von 20% der Hotelrechnung ausweisen lassen. Separate Leistungen des Hotels sind etwa: Frühstück, Internetnutzung, Telefon, Reinigung, Bügel-, Schuhputzservice, Shuttle-Service zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft, Gepäcktransport außerhalb des Hotels, Überlassung von Fitnessgeräten, Parkplatz.
Tipp 2: Ist auf der Hotelrechnung z.B. ein Business-Package ausgewiesen, muss der Arbeitgeber lediglich den geldwerten Vorteil für das Frühstück mit 4,80 EUR versteuern. Alle übrigen Bestandteile des Paketes darf er, wenn die Kosten nicht völlig überhöht sind, weiterhin lohnsteuerfrei erstatten. Führt das Hotel das Frühstück hingegen gesondert in der Rechnung auf, gilt diese Pauschalregelung nicht und der Mitarbeiter muss sein Frühstück komplett selbst bezahlen.
Tipp 3: Mann sollte schon bei der Hotelbuchung darauf achten, dass die Übernachtungskosten pauschal abgerechnet werden. Viele Hotelanbieter - auch im Internet - stellen sich sukzessive auf die neue Abrechnungspraxis ein.
Tipp 4: Als Alternative zur 4,80 EUR-Regelung bucht der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück. In diesem Fall kann für das Frühstück ein sogenannter Sachbezugswert von 1,57 EUR veranschlagt werden. Das heißt: Dem Mitarbeiter werden für das Frühstück (es darf nicht mehr als 40,00 EUR kosten) bei der Spesenerstattung pauschal 1,57 EUR abgezogen bzw. als geldwerter Vorteil lohnversteuert. Die darüber hinaus gehenden Kosten erstattet ihm der Arbeitgeber steuerfrei. Diese Möglichkeit ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber steuerlich am günstigsten. Mitarbeiter können das Hotel auch selbst buchen, wenn deren Geschäftsreisen dienst- oder arbeitsrechtlich geregelt sind, z.B. in ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
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Datum: 17.12.2010 - 13:31 Uhr
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