Rasante Anlageninventur mit Intermec-Handhelds

Landschaftsverband Westfalen-Lippe profitiert durch neues Automatisierungs-System von OPAL mit Integration in vorhandenes SAP-System

(firmenpresse) - (NL/5940661757) Reichenau, im September 2012 - Verschwundene Stühle im Klassenzimmer oder ein fehlender Beamer im Ausstellungsbereich eines Museums können schnell unerwünschte Kosten hervorrufen. Oft sind fehlende Gegenstände in der Bestandsaufnahme bei öffentlich-rechtlichen Einrichtungen aber nicht Ursache eines Diebstahls, sondern Ursache von nicht nachgewiesenen Abgängen durch die einzelnen Mitarbeiter. Damit die Bilanz ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögenslage des Unternehmens/ der Kommune widerspiegelt, wie es der Gesetzgeber fordert wird gesetzlich alle drei Jahre eine körperliche Inventur vorgeschrieben, die den vollständigen Anlagenbestand des Unternehmens/ der Kommune umfasst. Aufgrund des enormen Zeitaufwands einer Inventur und um manuellen Fehlern vorzubeugen, entschied sich der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) Ende 2011 auf Barcodescanner von Intermec zu setzen die vom AutoID-Experten OPAL geliefert wurden. OPAL programmierte zusätzlich die Schnittstelle zum vorhandenen SAP-System sowie die Anlageninventur-Software auf dem Handheld.

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) ist ein kommunaler Verband, der überörtliche Aufgaben der Kommunen auf dem Gebiet Soziales, Jugend, Schulen und Kultur übernimmt. Mitglieder des LWL sind die 9 kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe. Insgesamt beschäftigt der Verband rund 13.000 Beschäftigte für die 8,3 Millionen Menschen in der Region. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 21 Krankenhäuser, 17 Museen und ist einer der größten deutschen Hilfezahler für Menschen mit Behinderung.

Händische Inventur zu zeitintensiv
Nach Aussage der Zentralen Anlagenbuchhaltung des LWL nahm die händische Inventur pro Einrichtung rund ein bis zwei Monate in Anspruch. Für die anschließende Nachbearbeitung in der Anlagenbuchhaltung mussten weitere Wochen eingeplant werden. Ein deutlich zu zeitintensiver Prozess für eine Überprüfung des buchhalterischen Vermögensbestandes an Hand einer körperlichen Inventur. Zudem war die Auswertung der Inventurdaten in Form von Excel-Dateien zu unübersichtlich, umständlich und fehlerträchtig.



Neue Etiketten und Barcode-Scanner
Mit der Einführung von neuen Etiketten für die Gegenstände wurde auch erstmalig der Einsatz von Barcode-Scannern erwägt. Im Jahre 2011 war es endlich soweit: Der LWL entschied sich nach intensiver Recherche für den Barcode-Scanner CK3 EX25 von Intermec. Das Gerät verfügt zudem über das Scan-Modul EX25, welches einen integrierten 2D-Imager für den Nah- und Fernbereich besitzt. Dies bedeutet, dass die Barcodes omnidirektional von 15 Zentimetern bis 15 Meter Entfernung gelesen werden können.

Der Prozess des Inventurverfahrens verläuft ab diesem Zeitpunkt wie folgt: Der gesamte Anlagenbestand wird von der zentralen Anlagenbuchhaltung auf das Intermec-Handheld geladen. Bevor die ersten Gegenstände erfasst werden, muss sich der jeweilige Bediener des Geräts am Gerät anmelden. Dann geht das Aufnahmeteam (mind. 2 Personen) zum ersten Raum, tippt die Standortnummer (Gebäudenummer) und Raumnummer ins Handheld und beginnt, die Barcodes der jeweiligen Gegenstände im Raum einzuscannen. Sind alle Räume durchlaufen und schließlich alle Gegenstände erfasst, werden die Scanner zum LWL zurückgeschickt beziehungsweise persönlich zurückgebracht.

Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Das Personal wird stark entlastet und kann den Fokus nun wieder auf seine Hauptaufgabe legen. Die Inventur nimmt nun nicht mehr einen Großteil der Arbeitszeit ein, freut sich die Inventurleiterin.

Flächendeckende Einführung bis 2013
Zukünftig möchte das LWL eine flächendeckende Einführung des OPAL-Systems durchführen. In diesem Jahr führen wir die nächste Inventurwelle durch und nach der dritten Welle im Jahr 2013 ist dann erstmalig der vollständige Gesamtbestand des LWL durch die OPAL-/Intermec-Lösung erfasst, so die Zentrale Anlagenbuchhaltung.
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Datum: 04.09.2012 - 13:55 Uhr
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