Digitale Archivierung von Akten

(firmenpresse) - Vor einigen Jahren wurden die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen geändert. Viele Handelsbriefe müssen nunmehr zwei Jahre lang aufbewahrt werden, für Buchhaltungsunterlagen gilt eine auf zehn Jahre verlängerte Frist. Die Archivierung von Akten ist also komplizierter als früher, zumal in vielen Fällen der schnelle Zugriff auf die Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung notwendig ist. Neben der reinen Erfüllung gesetzlicher Aufgaben bietet aber das digitale Akten lagern noch viel mehr.


Die langfristige Kundenhistorie als Datenschatz

Daten beim Profi digitalisieren zu lassen hat erhebliche Vorteile. Die Experten für Datenverarbeitung schlagen zusätzlich die passende Datenstruktur vor: Damit können Anfragen, Kundenbriefe und auch Rechnungen miteinander verknüpft werden. Mit der Zeit erhalten Sie eine wertvolle Kundenhistorie. Neben den reinen Zahlentrends aus der Finanzbuchhaltung sehen Sie, wie ein Kunde verhandelt und insbesondere wie die Anfragen in den Vorjahren waren. Daraus lassen sich nicht nur Empfehlungen bei neuen Anfragen ableiten, auch Kundenwanderungen können schnell erkannt werden. Die Archivierung von Akten in einem Ordner pro Kunde würde den schnellen Zugriff auf die Daten nicht ermöglichen. So würden Kundentermine in relativer Informationslosigkeit stattfinden. Briefe und Akten digitalisieren bedeutet also mehr Information für noch mehr Erfolg.


Mehr Platz und mehr Sicherheit

Auf einer einzigen DVD können etwa 120.000 Blatt Unterlagen gespeichert werden. Rechnen Sie einmal selbst wie viel Aktenordner dies bei etwa 300-400 Blatt pro Ordner wären! Die Aufbewahrung würde insbesondere bei Großunternehmen einen erheblichen Flächenbedarf hervorrufen. Denken Sie zudem an die verschiedenen Notfallpläne beispielsweise für einen Brand im Unternehmen oder dem Ausfall von Speicherkomponenten. Die Aufbewahrung der Daten an einem weiteren, von der Zentrale getrennten Ort - wie einer großen Filiale - hat sich bewährt. Damit werden die Bestandsdaten des Unternehmens gesichert und die IT-Abteilung muss die dynamischen Magnetspeicher nur für neu entstehende Datensätze anlegen, katalogisieren und archivieren.




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Datum: 30.07.2013 - 09:27 Uhr
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