Die Rolle der GLN- und GTIN-Nummer bei der EAC Zertifizierung und EAC Deklarierung
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Um Prozesse im internationalen Handel zu vereinfachen, wurden die GLN- und GTIN-Nummer als weltweiter Standard eingeführt. Auch bei der für den Export in die Mitgliedsstaaten der EAWU notwendigen EAC-Konformitätsbewertung spielen diese eine Rolle.
Die GLN- und GTIN-Nummer im internationalen Handel(firmenpresse) - GLN-Nummer
Was ist die GLN-Nummer?
Die GLN-Nummer (Global Location Number) ist eine Globale Identifikationsnummer, die in elektronischen Datenaustausch- sowie E-Commerce-Systemen verwendet wird. Sie hilft bei der Identifizierung von Objekten innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens und gibt Auskunft über die Art des Objekts (z.B. Produktionsstätte, Verkaufsbüro, Firmensitz), Region, Postanschrift, Kontaktdaten, Bankangaben, Lieferbedingungen und -beschränkungen usw.
Die GLN-Nummer besteht aus 13 Ziffern, wobei die letzte die Prüfziffer ist.
Wozu dient die GLN-Nummer?
Die GLN-Nummer wird vor allem verwendet, um Informationen über folgende Objekte/Subjekte übermitteln: physischer Standort, digitale Lokation, juristische Entitäten und Funktionen des Objekts.
Beim Elektronischen Datenaustausch (EDI) gelten strenge Normen. Daher ist dieser ohne GLN nicht möglich. Da jedes Land seine eigenen Kodierungssysteme eingeführt hat, sollte bei der Erstellung internationaler Handelsdokumente ein einheitliches Format verwendet werden. Die GLN-Nummer dient dabei als universelles Identifikationsmittel.
Bei Papierdokumenten müssen für jede Transaktion in Verträgen und Rechnungen die Namen, Adressen und Einzelheiten der Parteien der Handelstransaktionen angegeben werden. Dies kann fehleranfällig sein und erfordert eine ständige Aktualisierung aller Arbeitsunterlagen. Im elektronischen Dokumentenfluss, insbesondere bei direkter Interaktion zwischen ERP-Systemen und Informationssystemen verschiedener Geschäftspartner, reicht es aus nur die GLN-Nummer anzugeben. Damit werden automatisch alle benötigten Informationen übermittelt.
Wenn ein Unternehmen einzelne Objekte in der Lieferkette identifizieren möchte, wird für jedes von ihnen eine eigene GLN eingerichtet (z. B. für Verteilzentren in verschiedenen Regionen). Dies ermöglicht die Unterscheidung eines Verteilzentrums vom anderen.
Darüber hinaus können mit der GLN-Nummer nicht nur der Standort von Objekten, sondern auch die genaue Lage (z.B. Etagen, Räume, bestimmte Stellen in Regalen, Liegeplätze im Hafen usw.) bestimmt werden. Eine GLN-Nummer darf für verschiedene Regale im Lager benutzt werden (in Form von GLN+x, GLN+y, GLN+z), was besonders für das Bestandsmanagement- und Tracking-Lösungen nützlich sein kann.
Mit dem Wachstum der Organisation und der Eröffnung neuer Filialen kann es sein, dass eine GLN-Nummer nicht mehr ausreicht. In diesem Fall müssen zusätzliche Nummern vergeben werden, bspw. für unterschiedliche Funktionalitäten der verschiedenen Abteilungen: z.B. Fuhrpark, Zusammensetzung, Buchhaltung. Jede Abteilung eines Unternehmens kann eine eigene GLN-Nummern verwenden. So kann der Partner nachvollziehen, an welche Abteilung die Unterlagen gesendet werden müssen.
Die GLN-Nummer im EAC
Konformitätsbewertungsverfahren
In den letzten Jahren wurden Änderungen bezüglich der Angabe von GLN- und GTIN-Nummern bei dem Konformitätsbewertungsverfahren vorgenommen.
Nach den neuen Regelungen sind im Antrag zur Eintragung der EAC Deklaration bzw. der Angaben des EAC Zertifikats in das einheitliche Register folgende Daten notwendig: der Name und der Ort des Herstellers der Produkte, die Anschrift(en) des Ausübungsortes der Tätigkeit zur Herstellung der Produkte, einschließlich der Angabe der globalen GLN-Nummer.
Liegen keine Angaben zur GLN-Nummer vor, muss eine andere individuelle Kennung, die es ermöglicht, die Adresse(n) des Ausübungsortes der Tätigkeit zur Herstellung der Produkte aus der Liste dieser Identifikatoren automatisch zu identifizieren, angegeben werden.
Sollte es keine Informationen über die globale Lokationsnummer GLN oder eine andere individuelle Kennung vorhanden sein, sind die geographischen Koordinaten (Breitengrad, Längengrad) des Produktionsortes, die aus den Signalen des GLONASS (Globales Satellitennavigationssystem) bestimmt werden, anzugeben.
Wie erhält man die GLN-Nummer?
Um eine GLN-Nummer zu erhalten, muss ein Unternehmen Mitglied im nationalen GS1-Verband werden. GS1 ist ein Netzwerk von internationalen Non-Profit-Organisation, die für die Standardisierung der Buchführung und Barcodes von Logistikeinheiten verantwortlich ist. In jedem Land gibt es offizielle Betreiber des angegebenen Verbands, die an der Prüfung von Anträgen und Dokumenten sowie der Vergabe von GLN-Nummern beteiligt sind. Um eine GLN-Nummer zu erhalten, ist ein Antrag nötig, sowie die Bereitstellung bestimmter und ein Mitgliedsbeitrag. Abhängig von der erforderlichen Anzahl von GLN-Nummern, des Jahresumsatzes der Organisation und den erforderlichen zusätzlichen Nummern (z.B. GTIN), variiert die Höhe des Mitgliedsbeitrags.
Die GTIN-Nummer
Die GTIN-Nummer (Global Trade Item Number) ist die Nummer eines bestimmten Produkts in der internationalen Produktdatenbank. Die GTIN-Nummer ermöglicht eine weltweit eindeutige Identifizierung des Produktes. Die Verwaltung der GTIN-Nummer obliegt in jedem Land der Organisation GS1.
Die Nummer ist nach bestimmten Regeln aufgebaut und wird gemäß den Standardregeln als Barcode zugestellt. Je nach Verwendungszweck des Produkts kann diesem eine GTIN-Nummer mit 8, 12, 13 oder 14 Stellen zugewiesen werden. Die Länge der GTIN-Nummer hängt jeweils von der Art des Produkts und dem Land, in dem es verkauft wird, ab.
Verwendung der GTIN-Nummer
Die GTIN-Nummer wird zum einen im Handel verwendet. Für den Verkauf eines Produkts oder dessen Annahme ist ein Mittel zur automatischen Identifizierung des Produkts erforderlich. Dafür wird ein Barcode verwendet, damit alle Prozesse schnell und ohne Personalfehler ablaufen. Die globale GTIN-Nummer verfolgt genau den Zweck, eine einzige Datenbank mit Barcodes für die ganze Welt zu erstellen.
Darüber hinaus spielt die GTIN-Nummer bei der obligatorischen Produktkennzeichnung eine große Rolle. Seit 2019 führt die Russische Föderation die obligatorische Kennzeichnung bestimmter Warengruppen im System “Chestny Znak” (“ehrliches Zeichen”) ein. Einer der Schritte bei der Kennzeichnung von Waren ist die Zuweisung einer GTIN-Nummer. Ohne GTIN-Code ist es nicht möglich Waren zu kennzeichnen und dementsprechend in das Gebiet der EAWU einzuführen.
Wenn die Produkte einer obligatorischen Produktkennzeichnung unterliegen, müssen einige Punkte beachtet werden.
Die Produkte, die einer obligatorischen Produktkennzeichnung unterliegen, dürfen nicht ohne GTIN-Nummer verkauft werden. Wenn die Nummer vom Unternehmen selbst generiert wird, kann diese für die interne Buchhaltung des Unternehmens verwendet werden, jedoch nicht für das Inverkehrbringen der Produkte.
Die Nummern werden hingegen ausschließlich durch GS1 vergeben. Die Organisation stellt sicher, dass jedem Artikel, der mit einer GTIN in den Verkauf geht, ein eindeutiger Code zugewiesen wird.
Der GTIN-Code sieht in allen Branchen gleich aus und basiert immer auf demselben Prinzip. Um Informationen zu einem Produkt zu erhalten reicht ein handelsüblicher Scanner aus.
Vorteile der GTIN-Nummer
Die GTIN-Nummer wird in 135 Ländern weltweit in den unterschiedlichsten Branchen verwendet. Sie vereinfacht den Warenverkehr und den Austausch der dazugehörigen elektronischen Dokumente zwischen den einzelnen Akteuren der Lieferkette. Darüber hinaus ist jeder Artikel auf allen Verpackungsstufen eindeutig gekennzeichnet. Jede GTIN-Nummer ist einzigartig und wird nur an eine Artikelnummer vergeben.
Sie unterstützt zudem die automatisierte Datenerfassung. Die Nummer wird nicht nur in Form eines Barcodes auf der jeweiligen Ware angebracht, sondern auch als Teil eines Data-Matrix-Codes oder RFID-Tags eingegeben. Die Nummern können in einer Produktion oder einem Lager schnell gescannt werden und dem Eigentümer Informationen darüber preisgeben, wo sich die Ware befindet.
Die GTIN-Nummer im EAC Konformitätsbewertungsverfahren
Auch bezüglich der GTIN-Nummer gab es in den letzten Jahren Änderungen. Nach den derzeitigen Regelungen muss im Antrag zur Eintragung der EAC Deklaration bzw. des EAC Zertifikats in das einheitliche Register auch die GTIN-Nummer angegeben werden, wenn diese vorhanden ist.
Das heißt, wenn das Produkt im System “Chestny Znak” (“ehrliches Zeichen”) nicht kennzeichnungspflichtig ist, ist die Angabe der GTIN-Nummer bei der EAC Deklaration oder EAC Zertifizierung des Produkts optional und erfolgt nach Wahl des Antragstellers.
Genau wie bei der GLN-Nummer, muss ein Unternehmen Mitglied im nationalen GS1-Verband sein, um eine GTIN-Nummer zu erhalten. Es gelten auch hier die gleichen Bedingungen.
Als Experte im Bereich der Konformitätsbewertung unterstützt Schmidt & Schmidt Unternehmen gerne dabei, herauszufinden unter welche Regulierungen die jeweiligen Produkte fallen und welche Schritte für den Export nach Russland und die EAWU durchzuführen sind.
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Datum: 29.11.2021 - 12:24 Uhr
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